4 questions clés pour réussir son projet Chorus Pro

Pour comprendre les tenants et les aboutissants du projet Chorus Pro, rien de mieux de se référer à l’ AIFE (Agence pour l’Information Financière de l’État) qui nous parle de leur dispositif.

Depuis le 1er Janvier 2012, l’État est dans l’obligation de recevoir toutes les factures de ses fournisseurs par voie électronique. C’est pourquoi il a mis en place le portail Chorus Factures.

Depuis le 1er Janvier 2017, toute structure publique (État, collectivité locale, établissement publique national) est, à son tour, dans l’obligation d’émettre et de réceptionner toutes factures par voie électronique. L’AIFE a développé une solution mutualisée : Chorus Pro, point d’entrée unique et gratuit, permettant de répondre à ces besoins.

Dès juillet 2016, Chorus Pro a permis de sécuriser la mise en œuvre de l’obligation pour tous les acteurs, à l’échéance 2017. Il prend en compte la diversité organisationnelle des entités publiques.

Les émetteurs de factures dématérialisées à destination de l’État, des collectivités locales et de leurs établissements publics respectifs, suivront le calendrier progressif obligatoire suivant :

  • 2017: Grandes entreprises et personnes publiques
  • 2018:Entreprises de taille intermédiaire
  • 2019:Petites et Moyennes Entreprises
  • 2020:Micro-entreprises

Si vous êtes dans un de ces cas de figure, CHORUS Pro va devenir une de vos préoccupations premières .

À ce sujet pour bien aborder votre projet il y a quelques questions primordiales que vous devez vous poser .

Dans les paragraphes ci-dessous nous allons répondre aux interrogations que vous devez avoir afin d’aborder au mieux et de façon simple le passage à CHORUS Pro .

Quelle que soit votre taille ou votre activité, les questions ci-dessous vous concernent :

1 – Comprendre le fonctionnement de CHORUS Pro

En fait CHORUS Pro n’est pas QUI ! Mais QUOI .

CHORUS Pro est le système que l’État a mis en place pour échanger avec vous l’ensemble des documents commerciaux. Aujourd’hui cela ne concerne que la facture. Cette simplification du traitement des factures permettra de réduire les coûts liés à la facture. On parle de dématérialisation des factures.

La dématérialisation des factures est un vecteur de gains mutuels, tant pour l’État que pour ses fournisseurs. Elle permet la réduction des coûts pour l’entreprise (impression et envoi postal) et la suppression des manipulations de documents papiers. Elle induit aussi la diminution des temps de traitement, donc des délais de paiement, et la garantie de remise des factures à l’État. Le portail « Chorus factures » permet par ailleurs aux fournisseurs de l’État de suivre l’avancement du traitement de leurs factures, à tout moment et gratuitement.

Avant de vous lancer dans votre projet, il est nécessaire de comprendre d’une part le fonctionnement de la plateforme CHORUS Pro et d’autre part de choisir son mode d’accès. Pensez à vous interroger sur :

  • les différents modes d’accès et leurs fonctionnalités ;
  • les prérequis techniques à maîtriser ;
  • le vocabulaire spécifique utilisé dans le cadre de la solution.

Cette phase est primordiale, puisqu’elle conditionnera votre compréhension de la plateforme et vous aidera à déterminer quel mode de dépôt choisir.

2. Quel format de dépôt des factures dois-je utiliser ?

Ce choix est déjà défini sans que vous le sachiez car il dépend de critères qui constitue votre société :

  • Volume de factures
  • Nombre de vos clients et fournisseurs
  • Taille de votre société

Ces trois principaux critères vont vous préciser quel mode théorique de dépôt vous devez choisir . Ensuite vient s’ajouter les capacités et les ressources humaines que vous pouvez allouer à cette nouvelle tâche. Ces autres paramètres vous amèneront à choisir entre les modes suivants :

  • SAISIE SUR LE PORTAIL : Ce mode a pour avantage de ne pas avoir de développement interne à effectuer. Donc vous n’avez pas de modification à faire sur votre organisation ou sur votre système d’informations. Par contre, chaque facture devra être rentrer manuellement. Ce mode reste efficace pour les fournisseurs de l’État qui ont un petit volume de facture annuel, soit moins de 100 factures par an.
  • DÉPOSÉ LA FACTURE SUR LE PORTAIL EN FORMAT PDF : Ce mode permet d’avoir un minima de développement tant à la transformation PDF des factures uniquement qui seront déposées assez facilement sur le PORTAIL en accès GRATUIT. Il convient notamment aux sociétés ayant entre 101 et 10000 factures par an.
  • ÉCHANGÉ DE DONNÉES INFORMATIQUE (EDI)  : Ce mode va s’adresser aux plus gros volumes, soit au-dessus de 1000 factures à l’année. C’est pourquoi les entreprises dans ce cas de figure devront s’équiper d’une solution EDI. En effet, les autres modes ne pourront pas supporter une telle quantité de factures. Par ailleurs, vous risquez de passer des heures vois des journées entières à faire de la saisie de facture ou l’envoi de PDF sur le portail. Votre système d’information sera donc connecté automatiquement à celui de l’AIFE, ce qui rendra transparent les envois de factures, et le traitement sera sécurisé et rapide. 

3. Comment apprivoisez l’EDI ?

Maintenant que vous avez trouvé votre mode d’envoi des factures  et que vous avez  pris conscience que vous devez passer par l’étape de l’EDI, il vous faut à présent dimensionner au mieux votre projet.

Pour cela, il vous faut une TODO liste qui consitura votre ligne directrice dans votre projet EDI lié à Chorus Pro.

Cette liste de tâche ou expression de besoins doit être effectuée de façon sérieuse et méthodique, ceci afin de vous éviter les erreurs de process et les incompatibilités futures entre votre système et celui de l’AIFE .

La clé des 3I  sera votre conseillère pour l’expression de besoin :

INSCRIPTION SUR CHORUS Pro

  • Enregistrez-vous d’abord sur le portail de Chorus Pro
  • Ensuite, vous optez pour un mode de dépôt. N’oubliez pas de télécharger des exemples de flux, de schéma XSD ou encore des feuilles de style XSL.

INTÉGRATION DE VOS DONNÉES ET DES BONNES INFORMATIONS

  • Rassembler les services métiers au sein de votre entreprise afin de rationaliser les données. Ils peuvent se répartir de la manière suivante : les données obligatoires, les règles métiers dans votre facturation, le nommage, la compression ou encore le doublon des factures dans vos systèmes.
  • Valider les catalogues, les annuaires et les codes produits. C’est l’occasion également de faire vérifier l’ensemble de vos données produits car elles doivent correspondre exactement à ce que CHORUS Pro attend. Le cas échéant, les factures ne seront pas traitées.
  • Pour rappel les données identitaires et obligatoires de votre société ou celles de votre client doivent être entièrement juste pour que l’intégration coté CHORUS Pro soit validé. Pensez à vérifier en amont les informations suivantes :les Siret, les codes EJ et SE*,

INFORMATION DES UTILISATEURS

Si vous mettez l’accent sur la formation et l’information des nouveau processus dans votre système de gestion des factures alors vos efforts payeront. D’une part, la formation permettra à vos collaborateurs de se familiariser et de devenir performant sur les différents opérations accessibles depuis le portail CHORUS Pro. D’autre part, vous devez clairement formulés les renseignements attendus par la plateforme publique auprès de vos clients et fourniseurs pour qu’ils puissent travailler avec selon un mode EDI

*EJ et ES : Numéro d’engagement juridique , numéro qui correspondent aux numéros de commande et au service exécutant. Il est important d’avoir le bon numéro de commande afin d’éviter de se retrouver en « mode rejet ».

4. Mettez en place l’EDI avec un opérateur

L’EDI sous-entend une organisation interne fonctionnelle, une infrastructure dédiée, une architecture préétablie. Tous ces prérequis ont un coût de mise en place et de fonctionnement qui peuvent dissuader bon nombre de sociétés.

Au-delà de la mise en œuvre qui peut sembler complexe, CHORUS Pro est votre meilleur allié pour la facturation avec l’État. En vue de simplifier cette mise en place, vous pouvons avoir recours à un opérateur EDI. Il vous guidera pour une connexion au portail CHORUS Pro.  Suivant vos besoins, il vous présentera des formules adaptées à votre entrée dans l’EDI. Enfin, il pourra vous accompagner tout au long de la conduite du changement de votre process interne. Ce dernier saura évoluer à votre rythme, tant d’un point de vue opérationnel que fonctionnel.

ICD peut répondre à l’ensemble de vos questions. Une équipe d’expert est à votre disposition pour vous aider dans l’expression de votre besoin jusqu’à l’aboutissment du projet CHORUS Pro. Par ailleurs, en notre qualité d’opérateur de dématérialisation, vous pouvez consulter nos solutions EDI sur notre site en cliquant ici.