Embarquement ou Onboarding

7 étapes indispensables pour un « embarquement fournisseurs » ou « Onboarding » réussi :

Pourquoi être dans une stratégie de déploiement EDI fournisseur ?

Pour  que les échanges entre clients et fournisseurs permettent une meilleure productivité, l’échange par voie EDI ou électronique est le catalyseur pour un gain en performance.

Les négociations qui se font annuellement entre fournisseur et client s’inscrivent dans un schéma gagnant-gagnant. Le gain financier des échanges EDI, contribuent à ce que le client ne fasse pas supporter les frais de traitement manuel à son fournisseur.

Les litiges opérant sur de la facturation suite à des erreurs humaines sont supprimés et permettent de fluidifier le processus de paiement des clients envers les fournisseurs.

Comment réussir son déploiement fournisseur ?

Vos fournisseurs sont hétérogènes et ont une maturité différente au sujet des échanges électroniques. Savoir s’adapter aux différentes typologies de vos fournisseurs vous permettra de déployer de manière rapide et efficace.

Pour ce faire, vous devez avoir une stratégie d’embarquement qui peut s’articuler de la sorte :

1 – Définition du projet d’entreprise 

Il doit être clair sur les objectifs à atteindre, les types de flux à dématérialiser, la conduite du changement, les ressources affectées au projet d’embarquement fournisseurs ou Onboarding.

2 – Avoir un référentiel à jour dans son Système d’informations

Il est nécessaire que vos bases de données fournisseurs, base articles soient à jour.

3 – Méthodologie de déploiement, audit des fournisseurs

  • Définir la cible des fournisseurs à embarquer (Volumétrie en terme de nombres de fournisseurs mais également en fonction du nombre de références à livrer)
  • Qualification de la capacité des fournisseurs à mettre en place de l’EDI
  • Lotissement des fournisseurs en fonction du résultat de l’audit (par profil, taille, nature de produits …)
  • Offrir une palette de solutions techniques entre l’EDI et le WebEdi pour fédérer l’ensemble des fournisseurs.

4 – Définir un planning prévisionnel de déploiement

5 – Kits de communication 

  • Une communication qui explique les objectifs et avantages du projet, le mode opératoire, le planning, …
  • Un cahier des charges techniques et fonctionnels avec les règles métiers attendues

6 – Embarquement des fournisseurs

Une équipe dédiée et agile qui accompagne les fournisseurs des tests à la mise en production :

  • Diffuser l’ensemble des supports auprès de la cible et/ou organiser des webinars
  • Prise de contact avec les fournisseurs, les relancer, les convaincre, programmer avec chacun d’entre eux les diverses étapes et assurer le pilotage
  • Réaliser les tests et contrôler la qualité des données et le respect des règles spécifiées
  • Certifier les fournisseurs après une série de tests concluants (validation technique et métier)
  • Donner la possibilité de rendre autonome vos fournisseurs à travers une plateforme de tests

7 – Suivi du déploiement :

  • Mettre en place des KPIs de suivi en termes de volumétrie et nombre de fournisseurs déployés.

ICD accompagne depuis plus de 30 les industriels et les distributeurs des différents secteurs tel que la grande distribution, l’automobile, l’optique, le négoce, etc…

ICD a la capacité de vous accompagner sur l’ensemble des étapes du Onboarding.