L’essor de la facture électronique en France, en Europe mais aussi à l’échelle internationale est une réalité. La réglementation est en constante évolution et la maturité des législations selon les pays est hétérogène même si des directives européennes visent à normaliser et standardiser les exigences.
La dématérialisation du processus de facturation est désormais incontournable pour les entreprises :
- Quels sont les enjeux et bénéfices ?
- Quelles sont les obligations ?
- Quels sont les points clés pour le lancement d’un projet de dématérialisation des factures.
Facturation électronique : de multiples avantages.
Le passage à la facture électronique offre de nombreux bénéfices et notamment une réduction des coûts, un gain de temps et de productivité mais aussi un processus de facturation plus simple et plus fiable.
1 – Opter pour la facture électronique pour réduire les coûts.
Un processus de facturation électronique permet d’optimiser les coûts d’édition des factures (papier, impressions) et d’expédition.
De nombreuses études ont été réalisées dans ce domaine et des réductions de coût de plus de 50% sont fréquentes dans le traitement des factures fournisseurs.
2 – Gagner en productivité
Outre les économies financières, le déploiement d’un dispositif de facturation électronique permet de simplifier et d’automatiser le processus de traitement et de gagner du temps tout au long du parcours de validation. En effet, terminé le temps considérable consacré à la manipulation des factures et leur archivage.
3 – Raccourcir les délais de paiement
Les retards de paiement sont très courants en France (environ 15 jours selon les secteurs d’activité). Pour les entreprises de toute taille et notamment pour les filières de sous-traitants, la réduction de ces retards est un enjeu économique majeur.
La dématérialisation du processus de gestion des factures permet d’améliorer considérablement les délais de traitement des factures.
En complément, la mise en œuvre de la facture électronique permet d’avoir une vision globale du processus grâce à des systèmes de gestion des workflows qui permettent d’identifier les écarts, les ralentissements ou retards.
Si elle simplifie, optimise et accélère le processus de facturation, la facture électronique doit aussi répondre à des obligations réglementaires pour être utilisée en toute légalité.
Les méthodes de facturation les plus courantes :
1. Envoi d’une facture au format PDF
Format simple et universel, l’utilisation du PDF exige toutefois d’établir une piste d’audit fiable entre la facture et la livraison du bien ou du service associé.
2. Envoi d’un PDF signé :
La signature (qualifiée our RG **) d’un PDF permet d’assurer l’intégrité et l’authenticité de son origine qui sont les principes de base de la législation en la matière.
3. Echange en mode EDI
Cette troisième forme de facturation électronique repose sur l’utilisation d’un format structuré envoyé par le biais d’un protocole de communication sécurisé le plus souvent par l’intermédiaire d’un prestataire de service EDI qui répond aux exigences prévues par le code général des impôts. La solution du prestataire EDI permet alors la dématérialisation et l’automatisation de l’intégralité du processus (envoi, réception, traitement).
Le lancement d’un projet de facturation électronique nécessite donc le déploiement d’une solution adaptée à vos besoins et à vos processus.
Projet de dématérialisation des factures : que faut-il prendre en compte ?
Dans le cas des TPE ou des entreprises ayant un faible volume de factures, il n’est pas nécessaire de mettre en œuvre un véritable projet. L’utilisation d’une plateforme web ou d’un software suffira pour passer à la facture électronique.
Pour des organisations de plus grande taille, le projet est plus critique et nécessitera d’être bien préparé et structuré. Il sera alors indispensable d’impliquer une équipe transverse pour construire le projet et définir les processus à dématérialiser, comprendre la structure et les contraintes de ses clients et fournisseurs.
Dans le cas, d’une société internationale, le projet doit intégrer cette particularité dès le démarrage et identifier les spécificités de tous les pays concernés.
Vous songez à remplacer vos factures en format papier par des factures électroniques ?
Vous avez déjà démarré un projet de dématérialisation de vos factures ? Prévoyez de le déployer dès le départ avec l’ensemble de vos partenaires à l’international.
ICD international en partenariat avec GrandCarré et Itesoft vous propose un cycle de trois webinaires pour comprendre :
- Le paysage de la facture électronique en France et à l’international
- Les enjeux et bénéfices de la dématérialisation de vos factures clients et fournisseurs
- Les processus et solutions à mettre en place pour dématérialiser l’ensemble de vos factures en format papier par des factures électroniques conformément aux législations en vigueur
Panorama de la facture électronique à l’international
Date : 19 septembre 2019
Durant ce webinaire, ICD international vous explique :
- Le paysage de la facture électronique en Europe et à l’international
- Les processus à mettre en place pour dématérialiser vos factures clients et fournisseurs en conformité avec les législations en vigueur
- Les solutions d’ICD international et de ses partenaires en la matière.
Numérisation des factures fournisseurs en format papier et copie fiable
Date : 8 octobre 2019
La numérisation des factures en format papier envoyées par vos fournisseurs est souvent la première étape d’un projet de dématérialisation.
Savez-vous qu’il est autorisé en France de conserver uniquement une copie électronique de la facture et de se débarrasser de la facture papier ?
Itesoft en partenariat avec ICD international vous explique le contexte législatif, les principes à respecter et les solutions à mettre en place.
Vous avez dit « Piste d’audit fiable » ?
Date : 22 octobre 2019
On entend régulièrement parler de « piste d’audit fiable » dans le cadre des processus de facturation. De quoi s’agit-il ? Quelles sont les obligations ?
Votre organisation est déjà concernée par la piste d’audit fiable avant même de commencer un projet de dématérialisation de facture papier.
GrandCarré en partenariat avec ICD International vous explique ce qu’est la piste d’audit fiable et comment la mettre en place.
