L’essor de la facture électronique en France, en Europe mais aussi à l’échelle internationale est une réalité. La réglementation est en constante évolution et la maturité des législations selon les pays est hétérogène même si des directives européennes visent à normaliser et standardiser les exigences.

La dématérialisation du processus de facturation est désormais incontournable pour les entreprises :

  • Quels sont les enjeux et bénéfices ?
  • Quelles sont les obligations ?
  • Quels sont les points clés pour le lancement d’un projet de dématérialisation des factures.

Facturation électronique : de multiples avantages.

Le passage à la facture électronique offre de nombreux bénéfices et notamment une réduction des coûts, un gain de temps et de productivité mais aussi un processus de facturation plus simple et plus fiable.

1 – Opter pour la facture électronique pour réduire les coûts.

Un processus de facturation électronique permet d’optimiser les coûts d’édition des factures (papier, impressions) et d’expédition.

De nombreuses études ont été réalisées dans ce domaine et des réductions de coût de plus de 50% sont fréquentes dans le traitement des factures fournisseurs.

2 – Gagner en productivité

Outre les économies financières, le déploiement d’un dispositif de facturation électronique permet de simplifier et d’automatiser le processus de traitement et de gagner du temps tout au long du parcours de validation. En effet, terminé le temps considérable consacré à la manipulation des factures et leur archivage.

3 – Raccourcir les délais de paiement

Les retards de paiement sont très courants en France (environ 15 jours selon les secteurs d’activité). Pour les entreprises de toute taille et notamment pour les filières de sous-traitants, la réduction de ces retards est un enjeu économique majeur.

La dématérialisation du processus de gestion des factures permet d’améliorer considérablement les délais de traitement des factures.

En complément, la mise en œuvre de la facture électronique permet d’avoir une vision globale du processus grâce à des systèmes de gestion des workflows qui permettent d’identifier les écarts, les ralentissements ou retards.

Si elle simplifie, optimise et accélère le processus de facturation, la facture électronique doit aussi répondre à des obligations réglementaires pour être utilisée en toute légalité.

Les méthodes de facturation les plus courantes :

1. Envoi d’une facture au format PDF

Format simple et universel, l’utilisation du PDF exige toutefois d’établir une piste d’audit fiable entre la facture et la livraison du bien ou du service associé.

2. Envoi d’un PDF signé :

La signature (qualifiée our RG **) d’un PDF permet d’assurer l’intégrité et l’authenticité de son origine qui sont les principes de base de la législation en la matière.

3. Echange en mode EDI

Cette troisième forme de facturation électronique repose sur l’utilisation d’un format structuré envoyé par le biais d’un protocole de communication sécurisé le plus souvent par l’intermédiaire d’un prestataire de service EDI qui répond aux exigences prévues par le code général des impôts. La solution du prestataire EDI permet alors la dématérialisation et l’automatisation de l’intégralité du processus (envoi, réception, traitement).

Le lancement d’un projet de facturation électronique nécessite donc le déploiement d’une solution adaptée à vos besoins et à vos processus.

Projet de dématérialisation des factures : que faut-il prendre en compte ?

Dans le cas des TPE ou des entreprises ayant un faible volume de factures, il n’est pas nécessaire de mettre en œuvre un véritable projet. L’utilisation d’une plateforme web ou d’un software suffira pour passer à la facture électronique.

Pour des organisations de plus grande taille, le projet est plus critique et nécessitera d’être bien préparé et structuré. Il sera alors indispensable d’impliquer une équipe transverse pour construire le projet et définir les processus à dématérialiser, comprendre la structure et les contraintes de ses clients et fournisseurs.

Dans le cas, d’une société internationale, le projet doit intégrer cette particularité dès le démarrage et identifier les spécificités de tous les pays concernés.

Vous songez à remplacer vos factures en format papier par des factures électroniques ?

Vous avez déjà démarré un projet de dématérialisation de vos factures ? Prévoyez de le déployer dès le départ avec l’ensemble de vos partenaires à l’international.

 

ICD international en partenariat avec GrandCarré et Itesoft vous propose un cycle de trois webinaires pour comprendre :

  • Le paysage de la facture électronique en France et à l’international
  • Les enjeux et bénéfices de la dématérialisation de vos factures clients et fournisseurs
  • Les processus et solutions à mettre en place pour dématérialiser l’ensemble de vos factures en format papier par des factures électroniques conformément aux législations en vigueur

Panorama de la facture électronique à l’international

Date : 19 septembre 2019

Durant ce webinaire, ICD international vous explique :

  • Le paysage de la facture électronique en Europe et à l’international
  • Les processus à mettre en place pour dématérialiser vos factures clients et fournisseurs en conformité avec les législations en vigueur
  • Les solutions d’ICD international et de ses partenaires en la matière.

Webinaire Panorama de la facture électronique à l'international

Numérisation des factures fournisseurs en format papier et copie fiable

Date : 8 octobre 2019

La numérisation des factures en format papier envoyées par vos fournisseurs est souvent la première étape d’un projet de dématérialisation.

Savez-vous qu’il est autorisé en France de conserver uniquement une copie électronique de la facture et de se débarrasser de la facture papier ?

Itesoft en partenariat avec ICD international vous explique le contexte législatif, les principes à respecter et les solutions à mettre en place.

Webinaire numérisation des factures fournisseur en format papier et copie fiable

Vous avez dit « Piste d’audit fiable » ?

Date : 22 octobre 2019

On entend régulièrement parler de « piste d’audit fiable » dans le cadre des processus de facturation. De quoi s’agit-il ? Quelles sont les obligations ?

Votre organisation est déjà concernée par la piste d’audit fiable avant même de commencer un projet de dématérialisation de facture papier.
GrandCarré en partenariat avec ICD International vous explique ce qu’est la piste d’audit fiable et comment la mettre en place.

Webinaire copie fiable

 

Le Rendez-Vous de la Traçabilité

Nous serons présents au salon de la traçabilité le 25 juin prochain à Paris entre 8h et 18h. Nous aurons l’occasion de nous rencontrer lors de cet événement au stand n°8.

L’événement

De la performance de la chaîne d’approvisionnement à la valorisation des données de Traçabilité à l’ère du digital.

Qu’il s’agisse de respecter le cahier des charges de vos clients, d’optimiser vos expéditions, de réduire vos pénalités, d’améliorer la traçabilité de vos marchandises mais aussi de mettre en œuvre un système de traçabilité performant et efficace pour valoriser la qualité de vos produits, nous vous invitons à venir faire le point sur ces enjeux majeurs au Rendez-vous de la Traçabilité.

Organisé par GS1 France, ce salon vous permettra en une journée de tout comprendre sur les enjeux de la traçabilité et de l’optimisation logistique.

L’envoi de factures électroniques vers les administrations devient progressivement obligatoire d’ici à 2020. Le mouvement est lancé et il est opportun d’effectuer cette mutation tant pour l’administration que pour vos clients ou fournisseurs en France ou en Europe.

Date de formation

27 juin 2019

• 05 novembre 2019

Les objectifs

• Acquérir les connaissances relatives à la facture électronique : le cadre juridique et les modalités techniques d’échange de factures électroniques.

• Acquérir les bonnes pratiques de mise en œuvre de la facture électronique.

Les personnes concernées

• Directeur Général
• Directeur Administratif & Financier
• Comptable
• Directeur des SI

 

 

Nous participerons à la partie « Forum de l’innovation » de l’événement « Innovons pour gagner » organisé par EDI-Optique le 22 mai à 14h00.

L’événement aura lieu sur la péniche Louisiane Belle, Port de la Rapée 75012 Paris.

Le programme de la journée :

12 millions de commandes électroniques, la dématérialisation des factures, les échanges avec les complémentaires santé, le télédébordage, les bornes de mesure, la vente en ligne, etc. Tous ces services numériques ont considérablement amélioré au quotidien l’activité en magasin.

Dans un contexte de changements réglementaires (100% santé, devis normalisé, tiers payant généralisé, protection des données) et de pression sur les marges,

  • quelles solutions innovantes ?
  • quels nouveaux usages ?
  • comment optimiser l’efficacité des opticiens ?
  • comment rester compétitifs ?

De nombreuses questions abordées lors de l’événement organisé à l’occasion des 20 ans d’EDI-Optique.

La transformation de la Supply Chain est un enjeu clé pour de nombreuses entreprises. En effet, la chaîne d’approvisionnement joue un rôle crucial dans la qualité de l’expérience client, la maîtrise des coûts et l’agilité de l’entreprise face aux opportunités du marché.

Les entreprises sont en quête de rapidité, de fiabilité, de traçabilité tout en tenant compte de leurs impératifs de coûts, des délais et d’optimisation des stocks.

Ainsi, les responsables Supply Chain s’emploient à surveiller et éviter les incidents et facteurs de perturbation du processus d’approvisionnement ; des incidents les plus courants (intempéries, retards de livraison, défauts de qualités…) aux événements majeurs (troubles politiques, catastrophes naturelles, instabilité financière des fournisseurs…)

La mission est ardue ! En particulier lorsqu’elle concerne une supply chain internationale qui comporte un vaste réseau de fournisseurs et de distributeurs.

84% des Responsables Supply Chain expliquent que le manque de visibilité de leur chaîne d’approvisionnement est leur préoccupation principale.

L’intelligence artificielle transforme la supply chain : 3 enjeux

Cet article propose d’examiner 3 enjeux de la supply chain que le recours à l’Intelligence Artificielle permet d’optimiser et d’obtenir de meilleures performances.

L’Intelligence Artificielle, un avantage concurrentiel

L’Intelligence Artificielle est une technologie très prometteuse pour l’optimisation de la supply chain. En effet, elle permet de traiter et corréler un grand nombre de données, d’en faciliter la compréhension et d’anticiper les impacts des événements externes.

En améliorant l’ensemble des processus de la chaîne de gestion des approvisionnements, l’Intelligence artificielle offre une meilleur visibilité tout au long de la chaine logistique, facilite la prise de décision et permet d’être plus agile.

Agir plus rapidement et mieux contrôler les incidents

L’intelligence artificielle rend possible la mise en œuvre d’approches prédictives qui permettent d’évaluer rapidement et de minimiser plus efficacement les risques ou les événements perturbateurs qui pourraient intervenir tout au long de la chaine logistique. Ainsi la gestion des situations de crises peut être réduite de quelques jours à quelques minutes.

Avec l’IA, les responsables Supply Chain peuvent réduire, identifier les informations clés et obtenir la visibilité nécessaire tout au long de la chaine logistiques pour réagir rapidement à un incident, quel qu’il soit.

Le recours à l’Intelligence Artificielle permet d’analyser les conséquences opérationnelles et financières d’un évènement potentiel. La puissance de cette technologie permet de corréler toutes les informations pertinentes sur un fournisseur ou un client afin d’obtenir très rapidement une analyse d’impact à 360°. Ainsi, les prises de décision des responsables Supply Chain s’appuient sur une étude d’impact complète et de s’aligner sur les enjeux business et les attentes des clients.

Connaissances et expérience métier

L’intelligence artificielle et le machine learning offrent des solutions métier dédiées à la supply chain. Les solutions de pilotage de la chaine logistique embarquent un référentiel des meilleures pratiques métiers, et perfectionne ses « connaissances » en apprenant, au fil du temps, comment les problèmes logistiques sont résolus.

La solution se perfectionne donc en permanence permettant de réagir plus vite, de façon plus précise et plus efficace aux différents événements lorsqu’ils surviennent.

Les avantages d’une chaîne d’approvisionnement réfléchie

De l’analyse précise des événements à la réduction des coûts opérationnel, l’IA permet de déployer une supply chain intelligente, plus agile et centrée sur le client.

L’intelligence artificielle intégrée à des solutions métier permet une meilleure appréhension des événements internes ou externes qui peuvent affecter la supply chain.

En facilitant le pilotage, la gestion et l’optimisation de la supply chain, l’Intelligence artificielle permet de ré-allouer les ressources plus efficacement et améliorer la performance globale de l’entreprise.

Vous souhaitez en savoir plus, et découvrir comment la solution d’Intelligence Artificielle Watson Supply Chain Insights peut optimiser votre supply chain, participez au Webinaire organisé en partenariat avec IBM.

Pour en savoir plus :

Replay webiniare : intelligence artificielle appliquée à la supply chain

Les métiers de la Supply Chain sont aujourd’hui matures et en attente de technologies de pointes, plus intelligentes, qui leur permettraient d’améliorer l’automatisation, le pilotage et la performance de leurs opérations au quotidien.

Pour répondre à ces ambitions, IBM a récemment créé un département dédié à Watson Supply Chain qui vise à développer et commercialiser des solutions intelligentes de gestion de la chaîne d’approvisionnement basée sur l’Intelligence Artificielle.

En tant que spécialiste des solutions pour l’optimisation de la supply chain, ICD International a souhaité s’engager auprès d’IBM dans un partenariat commercial et technologique.

ICD est certifié par IBM sur la gamme B2B Software : IBM Sterling B2B Integrator (EDI EAI), IBM Sterling Connect:Direct, IBM Sterling File Gateway (gestion de transfert de fichiers), IBM Sterling Control Center et IBM Transformation Extender

Nous pouvons vous accompagner sur ces solutions en mode projet ou vous apporter un service de TMA (Tierce Maintenance Applicative).

Associé aux solutions ICD de gestion des flux synchrones et de gestion partagée des approvisionnements, Watson Supply Chain permet à ICD International de proposer une approche toujours plus pertinente et efficace à des problématiques métier de la supply chain :

  • Maîtrise des stocks et des commandes,
  • Gestion agile de votre supply chain,
  • Optimisation de la collaboration au sein de votre supply chain.

Nous sommes donc en mesure de vous accompagner sur la gamme Sterling B2B et moderniser votre Supply chain à l’aide de l’Intelligence Artificielle Watson.  

Nous sommes heureux de ce nouveau partenariat avec la société ICD, nous sommes certains que leur expertise et leur savoir-faire apportera une grande satisfaction aux sociétés qui souhaitent moderniser leur Supply-chain à l’aide des nouvelles perspectives offertes par l’IA 

France DELOUSTAL  – Channel Account Manager IBM Watson Customer Engagement

Webinaire intelligence artificielle et supply chain