Quelles obligations pour la loi de finances 2020 concernant la dématérialisation des factures ?

La réforme envisagée par le gouvernement français de la loi de finances 2020, s’inscrit dans le cadre de l’évolution mondiale. Celle-ci est en faveur du développement de la facturation électronique et de la transmission de données
La dématérialisation de la facture et de ses données est une réalité dans plusieurs pays dans le monde, notamment en Europe (Italie, Espagne, Portugal, Estonie, etc.) et en Amérique du Sud (Chili, Mexique, Brésil, etc.).

L’objectif est double : simplifier l’environnement fiscal et lutter contre la fraude. Dans l’Union européenne, recourir à la facturation électronique est une obligation communautaire dans les échanges avec la sphère publique. La pratique dans les échanges entre entreprises se développe, mais n’est pas encadrée.
Afin d’accompagner cette modernisation de la vie économique, le gouvernement français a décidé d’élargir le champ d’obligation de la facturation électronique. Celui-ci s’étend à toutes les transactions domestiques entre entreprises entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025. L’article 153 de la loi de finances pour 2020 fixe quatre objectifs à l’instauration de l’obligation de facturation électronique :

  • Renforcer la compétitivité des entreprises grâce à la diminution de la charge administrative de constitution, d’envoi et de traitement des factures au format papier ainsi qu’à la sécurisation des relations commerciales
  • Lutter contre la fraude fiscale et diminuer l’écart de TVA au moyen de recoupements automatisés
  • Permettre la connaissance au fil de l’eau de l’activité des entreprises afin de favoriser un pilotage plus fin des actions du Gouvernement en matière de politique économique
  • Faciliter, à terme, les déclarations de TVA par le pré-remplissage.
ICD International a plaisir de vous convier au webinaire du 10/12/2020 à 11h.
L’AIFE (Agence Informatique de l’État), GS1, Grand Carré répondront à toutes vos questions en partenariat avec le MEDEF

Pourquoi dématérialiser la fiche article ou fiche produit ?

À l’heure de la numérisation et de la digitalisation, il est plus que nécessaire de dématérialiser l’ensemble des documents commerciaux pour une optimisation et une meilleure intégration des commandes et des factures. La dématérialisation de la fiche article ou fiche produit, en fait partie. La transformation digitale connait plusieurs avantages de gains de temps, rendement plus élevé, baisse des litiges, paiements honorés. En conséquence, Cette optimisation ne peut se faire sans données structurées et normées, selon votre secteur d’activité.

L’état du marché actuel

Nous avons effectué une enquête auprès de plus de 200 fabricants afin de comprendre quel était leur process pour constituer un référentiel articles et le moyen de le diffuser à leurs clients. Les utilisateurs interrogés nous expliquent que l’ensemble des données articles (logistique, marketing, réglementaire, prix …) sont disponibles dans différentes applications, logiciels ou tableaux Excel, ce qui rend difficile la centralisation de ces données.

Cependant l’ensemble des acteurs (distributeurs et fabricants) prennent de plus en plus conscience que les données deviennent un enjeu essentiel et l’intérêt de normer ces données.

Il faut également pouvoir répondre aux exigences des différents clients en la matière dans des délais souvent très courts.

En complément de vos ressources internes, des prestataires peuvent vous aider à rassembler toutes les données pour en faire un fichier structuré et standardisé.

Quelle solution adopter ?

ICD accompagne depuis plus de 30 ans, des industriels (fabricants et distributeurs) pour les aider à structurer leurs données dans un but de dématérialiser l’ensemble de leurs flux commerciaux, logistiques et financiers.

Au vue du contexte, ICD a développé, « MyData4all » un service en mode SaaS pour dématérialiser vos fiches articles. Cette plateforme vous permet d’intégrer l’ensemble des fichiers de données existants (logistiques, marketing, prix …) quels que soit le format structuré (fichier plat, csv, txt …) et d’exporter vos fichiers produits au format attendu par vos clients.

Les formats actuellement mis à disposition sont : Excel, CSV, EDONI, FAB-DIS, structuré, propriétaire.

L’application possède également plusieurs canaux de diffusion selon, la capacité de vos partenaires, FTP, SFTP, téléchargement, l’AS2, etc.

« MyData4all »: Une plateforme pour structurer vos fiches produits et les diffuser à vos partenaires selon le format attendu.

  • Multiformats en entrée
  • Multiformats de sortie
  • Mapping unique et personnalisé par client
  • Multi diffusion
  • Mise à jour de vos fiches articles
  • Contrôles sur l’ensemble des champs exportés
  • Fiches articles normalisées et structurées
  • Établissement d’un catalogue produits exportables en plusieurs formats

N’hésitez pas à demander une démo de l’application.

Une réalité qui pénalise l’ensemble des sociétés en France.

Les retards de paiement constituent une problématique centrale lorsque l’on sait que la France se compose à 98% de TPE et PME. «Ces retards proviennent de dysfonctionnements et parfois de comportements délibérés inadmissibles. Toutes les entreprises, et en particulier les plus grandes, doivent s’attacher au respect des délais de paiement», a admonesté le ministre délégué aux petites et moyennes entreprises Alain Griset .

Politique de contrôle renforcée

L’année dernière, le montant des sanctions infligées aux retards de paiement a atteint le chiffre record de 22,4 millions d’euros, en hausse de 30% sur un an. 1517 établissements avaient été contrôlés par les équipes de la DGCCRF avec un taux d’anomalie constaté de 31%, donnant lieu à 209 décisions de sanction.

Répartition des délais de paiement par tranche et par taille d'entreprises en 2018

Répartition des délais de paiement par tranche et par taille d’entreprises en 2018. Source : LE FIGARO

Quels sont les avantages ?

La dématérialisation des factures offre plusieurs avantages pour le fournisseur et pour le client :

  • Simplifier le traitement des factures
  • Automatiser le circuit de validation des factures
  • Faciliter la saisie des factures entrantes
  • Réduire les coûts de traitement
  • Supprimer les litiges dus aux erreurs humaines
  • Payer les factures à échéance
  • Établir une relation de confiance avec les fournisseurs

Quelles solutions mettre en place ?

D’après une étude de EY (Ernest & Young), 86% des entreprises optent pour des solutions SaaS.

De plus, celles-ci sont flexibles et vous permettent de prendre le virage de la numérisation selon votre degré de maturité. Les solutions décrites ci-dessous peuvent être complémentaires en fonction du panel de fournisseurs et de leurs hétérogénéités.

C’est une solution simple et rapide à mettre en place pour que les fournisseurs déposent leurs factures. Cette plateforme permet également de donner la visibilité du cycle de vie de la facture. Elle contrôle la date de facture et la date de dépose de cette dernière. Le client s’assure ainsi de la bonne réception de la facture et de son intégration dans le circuit de validation pour paiement.

Ce portail se complète généralement à une solution d’OCR qui permet de lire le contenu de la facture et d’en extraire les champs essentiels à l’intégration dans un système informatique.

De même, les solutions EDI ont l’avantage de recevoir et de traiter plus rapidement les factures car elles sont intégrées automatiquement au système informatique des clients.

Les solutions garantissent le suivi des factures par des outils de suivi, de monitoring, d’alertes et de notifications.

Quelle que soit la solution, elle doit être évolutive et tenir compte de votre mode de fonctionnement et de vos volumes d’échanges.

Cependant, les investissements dans la mise en place de l’EDI doivent refléter le ROI calculé en amont. Avec un accompagnement de qualité, les budgets alloués pour les solutions adoptées se transforment rapidement en gain monétisables.

Dématérialiser les factures fournisseurs est une amorce vers la dématérialisation complète de vos process et de l’ensemble de vos flux comptables, financiers, logistiques, commerciaux.

Elle vous permettra une meilleure relation fournisseur et surtout une trésorerie plus équilibrée.

La Fiche produit, élément primordial pour mieux vendre

La commande, la facture, ainsi que le bon de livraison sont des documents à caractère commerciaux que vous échangez avec vos clients. La bonne structuration de ces documents permet des traitements rapides et optimaux. Les données qui transitent dans ces documents recensent l’ensemble des données de la fiche article ou la fiche produit.

Le terme de fiche produit ou fiche article désigne toutes les caractéristiques du produit telles que les données logistiques, réglementaires, prix et marketing (photo, vidéo) …. Tous ces attributs sont en fonction de la nature du produit et s’inscrivent dans un fichier informatique structuré. Pour certains produits, une fiche peut comporter parfois plusieurs centaines d’éléments distincts, jusqu’à 450 dans le milieu médical.

Les fiches produits ou fiches articles conçus par un fabricant permettent la commercialisation de ces produits par un distributeur. Elles sont particulièrement importantes pour une diffusion rapide sur un catalogue e-commerce ou papier. Elles sont également essentielles dans les éléments de commande et de facturation afin d’avoir des rapprochements comptables sans litige.

Plus une fiche produit dématérialisée est riche d’informations, plus votre partenaire pourra l’intégrer de façon naturelle dans ses commandes et dans les meilleurs délais.
Aujourd’hui plus de 60 % des litiges sur la facture découlent d’un problème de données concernant l’article : comme des références incorrectes ou encore des descriptions propres non partagées avec le fournisseur.

Il faut normaliser sa fiche produit

L’homogénéisation et la structuration de la fiche article doit être un projet phare dans une société en constante évolution.

Pour ce faire il existe, suivant les secteurs, différents organismes de normalisation. Ces organismes tels que GS1EDIPUBEDONIFAB-DIS etc., ont notamment pour mission de normaliser l’échange des fiches articles.

Toutes les informations sont bel et bien dans vos systèmes informatiques, mais souvent dans plusieurs systèmes et dans des formats différents.

La mise en place dans certaines entreprises peut être laborieuse, car après avoir consulté plus de 500 sociétés , il a été relevé que 30% d’entre elles n’ont pas de bases de données uniques et complètes. Les différents attributs des articles se dispatchent sur plusieurs applications, ce qui rend difficile le rassemblement des données pour en faire une fiche article structurée et normée selon les exigences de vos clients.

Il existe néanmoins des solutions informatiques adaptées à chaque cas client et à chaque méthode de travail. Un accompagnement personnalisé vous aide à consolider vos données pour faire une fiche article structurée que vous pourrez utiliser pour vos catalogues papier, votre site e-commerce, diffusion vers vos clients ….

La numérisation et la digitalisation sont à ce jour une nécessité pour un business croissant. D’où l’importance d’avoir des fiches articles normées, structurées et dématérialisées.

Dématérialiser pour mieux vendre.

La dématérialisation des flux comptables et financiers permet d’homogénéiser les process internes. A l’époque de la numérisation, c’est une nécessité pour une société d’aborder la transformation numérique.
La démarche de ce process de transformation démarre en général par les financiers accompagnés de la Direction informatique. Le process doit se faire de façon progressive de manière à avoir un ROI rapide.
La dématérialisation des factures fournisseurs est une entrée en matière intéressante. Elle vous permet de réduire et de supprimer les temps de traitements qui n’ont pas de valeurs ajoutées. Un ROI se dégagera très nettement et rapidement, selon votre volume de factures reçues.

Que disent les études ?

D’après une statistique publiée dans une étude de l’IDC, les services comptables consacrent 30 % de leur temps à la saisie manuelle des factures fournisseurs. Les études montrent que la dématérialisation des factures représente une économie de  50 à 75% par rapport à un traitement papier. Il  réduit également le temps de traitement d’environ 30%.

Le process sera ensuite élargi à la dématérialisation des factures clients où identiquement un gain de plus de 30 % pourra être mesuré sur les impressions, les envois et les vérifications de bonnes réceptions des factures.

Le process de dématérialisation des factures clients devient plus aisé, car vous êtes maitre de ce flux.
En prenant essentiellement ces deux postes à forte valeur ajoutée sur un plan économique, le gain financier sera pratiquement et immédiatement ressenti sur une trésorerie équilibrée.

Un accompagnement garanti.

Un accompagnement au changement et des formations sur les nouveaux outils seront indispensables bien que l’utilisation de ces outils soit intuitive. Des outils de monitoring vous aideront au pilotage de vos factures. Des notifications de statuts sont mises en place pour la traçabilité également.

La mise en place de ses solutions représente des budgets qui évoluent selon vos besoins. Il ne faut pas mettre de côté que nous sommes dans une transformation progressive et non agressive. Les solutions de dématérialisation doivent s’adapter à votre capacités de traitements.
Différentes solutions existent, les experts vous accompagneront et vous guideront  en prenant en compte l’ensemble des caractéristiques de votre société.

 

En plein confinement, lCD est heureux d’avoir passé avec succès la qualification 2020 GS1 France.

Notre philosophie a toujours été de combiner une simplicité d’utilisation avec le respect des standards et règlementations, cette Qualification 2020 GS1 France, illustre parfaitement bien notre ambition.

Parce que la facturation électronique vous permet de gagner du temps, d’éviter les erreurs et d’être en conformité avec la réglementation, elle devient aujourd’hui incontournable.

Nous constatons un développement de la facture EDI qui devrait être à terme généralisée, cette certification GS1 garantit à nos utilisateurs une conformité par rapport aux dernières évolutions réglementaires.

ICD International, par cette qualification, vous apporte également la garantie d’être en phase avec vos partenaires commerciaux pour un déploiement efficace.

Découvrez l’ensemble de nos solution de dématérialisation de factures.

En vue de la LOI DE FINANCES 2020, l’AIFE a débuté une expérimentation pour élargir l’utilisation de la plateforme Chorus Pro dans le cadre des échanges de factures électronique inter-entreprises sur le territoire français.

Cette opportunité inédite d’expérimenter les échanges dématérialisés entre entreprises a suivi 4 objectifs initiaux:

  • Analyser l’appétence des acteurs et l’impact attendu d’une généralisation de la dématérialisation des échanges de factures en France.
  • Associer les entreprises à l’identification des conditions de mise en œuvre.
  • Tester le cadre et la solution Chorus Pro.
  • Constituer un réseau d’acteurs diversifiés expérimentés en matière de dématérialisation.

94 entreprises mobilisées dans différents secteurs (Industrie manufacturière, Construction, Commerce, Automobiles, Transport, Information, Communication, Activités spécialisées scientifiques, Services administratifs, Activités immobilières, Sante humaine, Action sociale), 10 fédérations professionnelles et 9 opérateurs opérationnels de dématérialisation de factures dont ICD International.

Malgré la crise sanitaire et les difficultés à chacun des acteurs à maintenir une activité normale durant les derniers mois plus de 1000 factures ont  été échangées par les entreprises participantes depuis le 5 février.

Une satisfaction partagée d’avoir été partie prenante de cette expérimentation, et d’avoir été associé aux démarches en amont de l’obligation de dématérialiser les échanges de factures interentreprises .

C’est une prise de conscience sur la nécessité de mettre en place un processus de dématérialisation fonctionnel dès maintenant et sur l’impact bénéfique d’une future dématérialisation totale des processus de facturation (réduction des frais, notamment d’impression et d’expédition ; processus accélérés et suivi amélioré ; centralisation des informations, des documents et de l’archivage ; amélioration de l’empreinte carbone, etc.)

Un engouement significatif pour la perspective de généralisation des échanges dématérialisés de factures en France.

La généralisation de l’obligation est considérée comme un facteur bénéfique pour l’ensemble des catégories d’acteurs sondés par l’AIFE dans le cadre de l’expérimentation.

Hormis les avantages et bénéfices connus attenant à la facture dématérialisée cette nouvelle loi qui prendra effet en Janvier 2023 permettra, la réduction des délais de paiement, une meilleure traçabilité des données,  la simplification des contrôles et l’amélioration de la productivité des organisations.

Les résultats de ces 6 mois d’études viendront alimenter le rapport  au Parlement en cours de rédaction par la DGFiP.

A l’aide de cette expérimentation , ICD a pu renforcer ses solutions et  sommes d’ores et déjà prêts à vous accompagner vers une dématérialisation sereine et progressive.

Nos experts sont à votre écoute.

La dématérialisation du processus de facturation et la généralisation de la facture électronique sont des étapes clés de la transformation digitale des directions financières.

De nombreuses évolutions du cadre légal et fiscal s’annoncent et tendent vers une généralisation de la facture électronique faisant de la digitalisation du processus de facturation un enjeu majeur pour les DAF.

Traiter tous les flux de factures

Les réglementations en France et à l’international, les modèles et les formats coexistent rendant les flux de factures à traiter très hétérogènes et complexes.

L’enjeu central pour les directions financières, consiste à être en mesure de traiter de manière automatique et électronique toutes les factures quelques soit le format (EDI, EDI fiscal, PDF, papier…), le pays ou le modèle réglementaire.

Le défi est de taille, notamment lorsqu’il s’agit d’être en conformité avec les diverses législations internationales et d’anticiper leurs évolutions pour les années à venir.

Vers un modèle Clearance en France.

En France, les évolutions réglementaires se sont succédées ces dernière années (copie fiable, piste d’audit fiable) et d’autres s’annoncent.

En effet, la loi de finance 2020 laisse entrevoir une transition vers une modèle Clearance à partir de 2023. Même si les conditions de mise en œuvre sont à l’étude, il est aujourd’hui essentiel pour les entreprises d’anticiper et d’envisager des solutions « Clearance Ready »

Une solution qui répond à toutes les éventualités

Dans ce contexte, ICD International et ITESOFT se sont alliés pour composer une solution Procure-to-Pay compléte et capable de traiter toutes les factures et de répondre à toutes les exigences légales de tous les pays.

En associant l’expertise d’ITESOFT pour l’automatisation des processus métier à la maîtrise de échanges électroniques d’ICD International, la solution Streamline for Invoices de traitement des factures fournisseur offre une application prête à l’emploi et pour parer à toutes les éventualités en France et à l’international.

Bien que la digitalisation des fonctions finances soit incontournable pour la pluspart des entreprises, les évolutions des cadres juridiques et fiscaux ont souvent ralentit les démarches et fait hésiter les directeurs financiers et les DAF sur la nécessité d’accéler la transition. Avec cette nouvelle Solution conjointe « Clearance Ready », ICD International et ITESOFT apportent une réponse rassurante pour permettre aux entreprises de s’engager totalement dans la dématérialisation de leurs processus financiers et l’adoption de la facture électronique.

ICD INTERNATIONAL est heureux de vous annoncer sa participation opérationnelle en tant qu’opérateur de dématérialisation de factures dans l’expérimentation conduite par l’AIFE sur la loi de finances 2020.

La réforme décrite dans l’article 153 de la loi de Finances 2020 qui devrait être adoptée par le gouvernement concerne les transactions entre assujettis à la TVA (relations inter-entreprises) dans les transactions domestiques.

Celle-ci s’appliquera au plus tôt le 1er janvier 2023 et au plus tard le 1er janvier 2025 selon un calendrier et des modalités restant à définir, notamment la taille et le secteur d’activité des entreprises.

Elle nécessite l’obtention de l’autorisation prévue au 1 de l’article 395 de la directive 2006/112/CE du Conseil du 28 novembre 2006 relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée, autorisation déjà obtenue par l’Italie dans le cadre d’un projet similaire.

Les enjeux de la facturation inter-entreprises en France visent à :

  • Amélioration du service à l’usager avec un pré remplissage des déclarations de TVA 1
  • Modernisation des processus de collecte de la TVA
  • Amélioration de la compétitivité des entreprises françaises et de la sécurisation des relations commerciales entre entreprises
  • Diminution de l’écart de TVA et lutte contre la fraude par le recoupement automatisé entre informations issues des factures échangées
  • Diminution de la charge administrative et financière et raccourcissement des délais de paiement
  • Meilleure connaissance de l’activité des entreprises permettant un pilotage plus fin des actions du Gouvernement en matière de politique économique

L’État estime à 20 milliards d’euros de retards de paiement estimés en France (1) avec 8,9 Milliards d’euros d’écart de TVA pour la France(2)  pour une charge estimée entre 8 et 15€ par facture (3)

Une étude en cours est menée par la DGFiP qui remettra un rapport au Parlement en septembre 2020.L’expérimentation de la facturation électronique via Chorus Pro menée par l’AIFE permettra également d’alimenter les propositions figurant dans le rapport remis au Parlement.

À l’international, de nombreux pays ont adopté la facturation électronique obligatoire en B2G et en B2B :Espagne, Danemark, Corée du Sud, Italie, Portugal, Chili, Mexique, Équateur, Brésil, Pérou, Argentine…..

Aujourd’hui en France, l’obligation de facturation électronique aux administrations publiques passe par l’outil Chorus Pro qui prend en compte la diversité des entités publiques et privées.

Chorus Pro c’est 736 000 utilisateurs actifs, 86 millions de factures reçues depuis 2016 et 3 352 partenaires raccordés.

ICD est heureux de vous annoncer la fin des travaux du groupe de travail GALIA sur la gestion des emballages durables.

Le résultat de ces travaux menés avec RENAULT et PSA est une évolution de l’ AVIEXP V5.2 actuel en AVIEXP V5.3

Cette nouvelle version de profil GALIA de l’AVIEXP V5.3 représente une évolution du profil actuel V5.2 de l’AVIEXP des pièces (DESADV D96A).

Ce nouveau profil permet, en plus de la description des pièces, de transmettre tous les éléments d’emballages durables : palettes, coiffes, intercalaires, emballages (pleins et vides de calage) et tous les accessoires.

Les évolutions notables du message :

  • Transmission  de tous les éléments d’emballages durables:
    • Palettes
    • Coiffes
    • Intercalaires
    • Emballages (pleins et vides de calage)
    • Accessoires

Deux cas d’usage possibles pour plus de flexibilité :

– Description des emballages (vides et pleins) et accessoires sans lien à l’UM

– Description des emballages (vides et pleins) et accessoires avec lien à l’UM

Description des emballages (vides et pleins) et accessoires sans lien à l’UM Description des emballages (vides et pleins) et accessoires avec lien à l’UM
Il s’agit de décrire, dans une boucle CPS (3 outer) en fin de message, la somme des éléments contenus dans l’expédition pour chaque type d’emballages et accessoires. Il s’agit de décrire le contenu complet de chaque UM dans une boucle CPS (3 outer). Il y aura autant de boucles CPS (3) qu’il y a d’UM dans l’expédition, qu’il s’agisse d’UM simplifiées ou pas.

Concrètement au niveau du message technique :

  • Le contenu et la structure du message V5.2 restent inchangés,
  • Un nouveau bloc CPS (3 outer) en fin de message, après les CPS (1 inner),
  • Les éléments d’emballages perdus (cartons…) ne sont pas gérés et ne doivent par conséquent pas être transmis dans la nouvelle boucle CPS (3). Seuls les éléments d’emballages durables sont pris en compte.

Le Guide d’utilisation du nouveau message est d’ores et déjà disponible sur le site GALIA à l’adresse ci-dessous :

http://www.galia.com/dyn/s_recommandations.asp?id_rub=46

Afin de ne pas être confrontés à une mise en place hasardeuse , il est préférable, en tant que  fournisseur des constructeurs de RENAULT et PSA, de commencer à tester le nouveau message dans les meilleurs délais.

 

L’équipe ICD est à votre disposition pour vous aider mettre en place ce nouveau processus jusqu’à sa fiabilisation chez vous.