Rappel et objectifs sur la réforme

La nouvelle plateforme répondra aux exigences de la réforme de l’article 153 de la loi de finances 2020.

Celle ci- ‘articule sur 4 objectifs clés :

4 objectifs clés de l'article 153 de la LFP 2020

Qui est concerné par la réforme de l’article 153 ?

L’ensemble des assujettis à la TVA en France qui représente un volume supérieur à 22 milliards de factures par an pour 4 millions d’entreprises. Les factures sont réparties de la façon suivante

 

B2G :  100 millions de factures par an

B2B :  2 milliards de factures par an

B2C :  > 20 milliards de transactions par an

Illustration de l'écosystème des entreprises

Illustration de l’écosystème des entreprises concernée par l’article 153 de la LFP 2020

Dispositif mis en place par la DGFIP

Le dispositif choisi par la DGFIP suivra un schéma en Y. Celui-ci prendra en compte les différents circuits de facturation incluant des plateformes privées certifiées.

Schéma de principe de transmission des données

Solutions adoptée pour la plateforme

La plateforme d’échange Chorus Pro actuelle sera la base applicative de la réforme. Chorus Pro est le portail répondant aux obligations de l’Etat visant à dématérialiser les factures du secteur privé vers les entités publiques. Depuis la mise en place en 2007 , Chorus Pro à traité plus de 120 millions de factures et ce chiffre ne cesse de croitre.

Cette plateforme va être étendue pour le traitement des factures entre sociétés privées(B2B et B2C) également.

Les documents concernés par la réforme sont les factures, factures rectificatives et avoirs.

Les échanges avec la plateforme publique s’appuieront sur des normes reconnues pour faciliter les échanges ainsi que l’exploitation des données par l’administration fiscale. La plateforme publique reprendra les formats les plus utilisés par Chorus Pro B2G dans le respect de la norme européenne  EN16931 et des données obligatoires.

Pour les sociétés les moins informatisées, les PDF natif seront acceptés durant un temps qui sera déterminé par la DGFIP.

Principe de la plateforme répondant aux exigences de l’article 153

Un annuaire national répertoriera l’ensemble des sociétés concernées par la réforme  suivant des critères qui seront établis par la DGFIP dans les semaines à venir. Les identifiants préconisés sont  le SIRET et le SIREN. Ce référentiel sera alimenté principalement par la base SIRENE de l’ INSEE.

Les  entreprises ne disposant de solutions de dématérialisation pourront passer par des plateformes certifiées ou provisoirement déposer des PDF natifs sur la plateforme.

Les canaux de communication seront des APIs, portail et  EDI qui seront utilisés par les plateformes certifiées, opérateurs de dématérialisation et les utilisateurs Chorus Pro.

Les factures seront envoyées à la plateforme publique par le biais des différents canaux de communication et renvoyées par ces mêmes canaux . Un cycle de vie comportant des statuts de réception et de paiement seront mis en place pour une traçabilité des factures.

La base et le principe de l’application Chorus Pro fait ses preuves depuis plus de 10 ans dans le secteur B2G. Il était naturel que Chorus Pro soit étendu au secteur B2B.

Les modalités d’accès à cette plateforme ainsi que les prérequis seront décrits par la DGFIP dans les prochains ateliers qui se tiendront au moi de mai 2021.

Rôle des plateformes privées certifiées

La plateforme Chorus Pro « étendue » fera office de plateforme publique nationale. Elle sera concentrateur de l’ensemble des factures en émission et réception. Les plateformes privées certifiées auront pour tâches de fournir la plateforme nationale les éléments de factures et de données exigés par l’article 153 de la LFP. Les plateformes privées certifiées seront à même de recevoir de votre part les factures telles que vous les envoyez aujourd’hui et de vous les restituer dans vos formats d’intégration propre. Les PPC (plateforme privées certifiées) sont expertes en dématérialisation et se feront les garants des exigences légales et fiscales.

ICD international reste à votre écoute pour toutes questions ainsi que toute étude préalable. Nous pouvons anticiper avec vous cette conduite au changement par des audits de vos systèmes applicatifs et vos process fonctionnels et métiers.

Nos experts restent à votre disposition.

Depuis l’annonce de l’article 153 de la Loi de Finances 2020, ICD International a l’honneur de participer aux différents ateliers animés par la DGFIP (Direction générale des Finances publiques). Ces ateliers détermineront les modalités techniques et opérationnelles de l’application du décret.

Nous avons le plaisir de vous rendre compte des avancées en la matière suite au troisième atelier de travail effectué au mois de Mars 2021. Pour avoir le compte-rendu de la dernière réunion veuillez suivre ce lien : https://www.icdint.fr/la-generalisation-de-la-facture-electronique-en-france-ou-en-sommes-nous/

4 thèmes ont été abordés :

  1. Rappel sur la transmission des données
  2. Quelles seront les données à transmettre
  3. Quels seront les formats permis et obligatoires
  4. L’archivage des factures électroniques

1) Rappel sur la transmission des données dans le cadre l’article 153 de la Loi de Finances ?

Tel indiqué sur le schéma dit en Y fig.2 ci-dessous, plusieurs modes de transmission possibles

  • Les partenaires (fournisseurs et acheteurs) peuvent être accompagnés par des plateformes certifiées qui recevront et émettront vos factures et vos données de facturation à la plateforme publique.
  • Les partenaires peuvent s’ils le désirent envoyer directement les factures (e-invoicing) et données de facturation (e-reproting) à la plateforme publique. Dans ce cas, les partenaires devront obligatoirement envoyer des formats normés selon les conditions ci-dessous fig.1.
  • D’autres circuits peuvent coexister entre plateformes certifiées et partenaires directement reliés à la plateforme publique.

Fig 1

Les 3 axes définissant les formats autorisés par la DGFUP

Les 3 axes définissant les formats autorisés par la DGFIP

Fig 2

Schéma de principe de transmission des données

Schéma de principe de transmission des données

2) Quelles seront les données à transmettre dans le cadre l’article 153 de la Loi de Finances ?

Les éléments surlignés sont ceux rajoutés par la DGFIP au vue de l’obligation de facturation.

Très important : Ces données sont amenées à être revues et modifiées par la DGFIP au cours des prochains ateliers

Tableau des données à transmettre à l'administration fiscale

Tableau des données à transmettre à l’administration fiscale

3) Quels sont les formats des factures dans le cadre l’article 153 de la Loi de Finances ?

Selon le circuit que vous allez utiliser, plusieurs formats sont possibles et acceptés

Flux de factures des entreprises vers les PF privées certifiées 

Si vous passez par une plateforme privée certifiée, vos formats d’émission et de réception ne changeront pas. C’est la plateforme privée certifiée qui se chargera de transformer vos formats propriétaires en format obligatoires (voir fig.1) et acceptés par l’Etat.

Cas où vous êtes accompagné par une plateforme certifiée:

Vos formats restent inchangés : Fig 3

Flux de factures des entreprises vers les PF privées certifiées

Flux de factures des entreprises vers les PF privées certifiées

Votre plateforme certifiée se charge d’envoyer dans les bons formats à la Plateforme publique Fig4

Flux de factures des entreprises vers la PF publique

Si vous décidez d’échanger directement avec la Plateforme publique, dans ce cas vous devrez envoyer vos e-invoicing et e-reporting dans le socle des formats à minima autorisés par la DGFIP.

Vos réceptions de factures se feront sous les formats que la DGFIP a mis en place.

Envoi et réception des factures aux formats obligatoires autorisés par la DGFIP Fig.5

Envoie et réception des factures aux formats obligatoires autorisés par la DGFIP

Envoi et réception des factures aux formats obligatoires autorisés par la DGFIP

4) Archivage dans le cadre de l’article 153 de la Loi de Finances ?

L’archivage permet aux entreprises de répondre aux obligations prévues aux dispositions de l’article L. 102 B du LPF et aux dispositions du code de commerce (article L. 123-22). À cet effet, les factures doivent être conservées 6 ans pour l’administration fiscale et 10 ans à des fins commerciales.

Pour le B2B :

  • La PF Publique pourraient archiver pour les entreprises passant directement par la PF mais ce n’est pas encore décidé, en émission et réception.
  • Les PF Privées certifiées seront en mesure de proposer une offre d’archivage, notamment pour les entreprises pour lesquelles elles émettent/reçoivent

Pour le B2C et B2B international :

La facturation électronique n’a pas d’incidence sur l’archivage des factures B2C et internationales dont les obligations d’archivage perdureront à des fins commerciales et fiscales. Ainsi, les justificatifs des transactions B2C et B2B internationales doivent continuer d’être archivées, indépendamment de la transmission des données en e-reporting, qui ne se substituent pas aux pièces justificatives (factures …).

 

Les prochaines étapes et ateliers sur les modalités de l’article 153 Loi de Finances auront pour thématique :

  • Élaboration des formats d’échange pour le e-invoicing
  • Élaboration des formats d’échange pour le e-reporting

 

N’hésitez pas à vous abonner sur le groupe dédié à la facture électronique dématérialisée sur LinkedIn : https://www.linkedin.com/groups/9019391/

Également, des vidéos sur les obligations de la Loi de finances 2020 ont été postées sur ce lien : https://www.youtube.com/user/ICDSC1/playlists

Nous restons à votre disposition pour toutes informations.

EDIPUB fait confiance à ICD International afin de Dématérialiser l’Attestation de Mandat dans le secteur des médias et communications.

Edipub a lancé au début de l’été 2020 un appel d’offres pour dématérialiser les attestations de mandats.

Nous sommes fiers et ravis d’avoir été choisi parmi nos confrères pour accompagner l’ensemble des acteurs du secteur des médias dans cette évolution majeure à l’heure de la numérisation et de la transformation digitale.

MyMandat c’est Quoi ?

L’attestation de mandat, entre l’annonceur et son agence médias et/ou de communication, est un document impératif depuis la loi Sapin (1993). Ce document a valeur de procuration donnée par l’annonceur à son agence médias par laquelle le premier l’autorise à être son intermédiaire pour la gestion de son achat d’espace publicitaire.

« MyMandat », est une plateforme mutualisée, plurimédia et sécurisée permettant de générer et de diffuser une attestation de mandat par annonceur, structurée et signée, auprès de tous les acteurs concernés.

Les bénéfices que chacun en retirera sont nombreux notamment :

  • Gain de temps et d’énergie grâce à un workflow automatisé et sécurisé
  • Facturation fiabilisée grâce à un référentiel contrôlé & partagé (le contrôle automatique des SIRET)
  • Sécurisation juridique de MyMandat (signature électronique et archivage)
  • Relances automatiques
  • Intégration facilitée dans les SI (moins de saisie)
  • Fluidité des relations agences/régies

Pour conclure, quelques mots d’Evelyne SOSNOVSKY, Déléguée Générale EDIPUB :

« Après un appel à candidature auprès des offreurs de solution membres d’EDIPUB, l’association communautaire de la publicité a choisi ICD International pour dématérialiser, structurer et sécuriser les attestations de mandat 2022.

Le projet ICD, dénommé « MyMandat », correspondant au cahier des charges, en termes de fonctionnalités et de coût.

EdiPub a déjà confié à ICD la création d’une plateforme sur le web, dénommée EdiOnLine, qui permet aux petits acteurs de la Presse d’échanger des flux en EDI avec les agences médias sans gros investissements techniques, et qui correspond parfaitement aux besoins de ces régies. »

 

Pourquoi dématérialiser la fiche article ou fiche produit ?

À l’heure de la numérisation et de la digitalisation, il est plus que nécessaire de dématérialiser l’ensemble des documents commerciaux pour une optimisation et une meilleure intégration des commandes et des factures. La dématérialisation de la fiche article ou fiche produit, en fait partie. La transformation digitale connait plusieurs avantages tel que des gains de temps, rendement plus élevé, baisse des litiges, paiements honorés. En conséquence, Cette optimisation ne peut se faire sans données structurées et normées, selon votre secteur d’activité.

L’état du marché actuel

Nous avons effectué une enquête auprès de plus de 200 fabricants afin de comprendre quel était leur process pour constituer un référentiel articles et le moyen de le diffuser à leurs clients. Les utilisateurs interrogés nous expliquent que l’ensemble des données articles (logistique, marketing, réglementaire, prix …) sont disponibles dans différentes applications, logiciels ou tableaux Excel, ce qui rend difficile la centralisation de ces données.

Cependant l’ensemble des acteurs (distributeurs et fabricants) prennent de plus en plus conscience que les données deviennent un enjeu essentiel et l’intérêt de normer ces données.

Il faut également pouvoir répondre aux exigences des différents clients en la matière dans des délais souvent très courts.

En complément de vos ressources internes, des prestataires peuvent vous aider à rassembler toutes les données pour en faire un fichier structuré et standardisé.

Quelle solution adopter ?

ICD accompagne depuis plus de 30 ans, des industriels (fabricants et distributeurs) pour les aider à structurer leurs données dans un but de dématérialiser l’ensemble de leurs flux commerciaux, logistiques et financiers.

Au vue du contexte, ICD a développé, « MyData4all » un service en mode SaaS pour dématérialiser vos fiches articles. Cette plateforme vous permet d’intégrer l’ensemble des fichiers de données existants (logistiques, marketing, prix …) quels que soit le format structuré (fichier plat, csv, txt …) et d’exporter vos fichiers produits au format attendu par vos clients.

Les formats actuellement mis à disposition sont : Excel, CSV, EDONI, FAB-DIS, structuré, propriétaire.

L’application possède également plusieurs canaux de diffusion selon, la capacité de vos partenaires, FTP, SFTP, téléchargement, l’AS2, etc.

« MyData4all »: Une plateforme pour structurer vos fiches produits et les diffuser à vos partenaires selon le format attendu.

  • Multiformats en entrée
  • Multiformats de sortie
  • Mapping unique et personnalisé par client
  • Multi diffusion
  • Mise à jour de vos fiches articles
  • Contrôles sur l’ensemble des champs exportés
  • Fiches articles normalisées et structurées
  • Établissement d’un catalogue produits exportables en plusieurs formats

N’hésitez pas à demander une démo de l’application.

L’essor de la facture électronique en France, en Europe mais aussi à l’échelle internationale est une réalité. La réglementation est en constante évolution et la maturité des législations selon les pays est hétérogène même si des directives européennes visent à normaliser et standardiser les exigences.

La dématérialisation du processus de facturation est désormais incontournable pour les entreprises :

  • Quels sont les enjeux et bénéfices ?
  • Quelles sont les obligations ?
  • Quels sont les points clés pour le lancement d’un projet de dématérialisation des factures.

Facturation électronique : de multiples avantages.

Le passage à la facture électronique offre de nombreux bénéfices et notamment une réduction des coûts, un gain de temps et de productivité mais aussi un processus de facturation plus simple et plus fiable.

1 – Opter pour la facture électronique pour réduire les coûts.

Un processus de facturation électronique permet d’optimiser les coûts d’édition des factures (papier, impressions) et d’expédition.

De nombreuses études ont été réalisées dans ce domaine et des réductions de coût de plus de 50% sont fréquentes dans le traitement des factures fournisseurs.

2 – Gagner en productivité

Outre les économies financières, le déploiement d’un dispositif de facturation électronique permet de simplifier et d’automatiser le processus de traitement et de gagner du temps tout au long du parcours de validation. En effet, terminé le temps considérable consacré à la manipulation des factures et leur archivage.

3 – Raccourcir les délais de paiement

Les retards de paiement sont très courants en France (environ 15 jours selon les secteurs d’activité). Pour les entreprises de toute taille et notamment pour les filières de sous-traitants, la réduction de ces retards est un enjeu économique majeur.

La dématérialisation du processus de gestion des factures permet d’améliorer considérablement les délais de traitement des factures.

En complément, la mise en œuvre de la facture électronique permet d’avoir une vision globale du processus grâce à des systèmes de gestion des workflows qui permettent d’identifier les écarts, les ralentissements ou retards.

Si elle simplifie, optimise et accélère le processus de facturation, la facture électronique doit aussi répondre à des obligations réglementaires pour être utilisée en toute légalité.

Les méthodes de facturation les plus courantes :

1. Envoi d’une facture au format PDF

Format simple et universel, l’utilisation du PDF exige toutefois d’établir une piste d’audit fiable entre la facture et la livraison du bien ou du service associé.

2. Envoi d’un PDF signé :

La signature (qualifiée our RG **) d’un PDF permet d’assurer l’intégrité et l’authenticité de son origine qui sont les principes de base de la législation en la matière.

3. Echange en mode EDI

Cette troisième forme de facturation électronique repose sur l’utilisation d’un format structuré envoyé par le biais d’un protocole de communication sécurisé le plus souvent par l’intermédiaire d’un prestataire de service EDI qui répond aux exigences prévues par le code général des impôts. La solution du prestataire EDI permet alors la dématérialisation et l’automatisation de l’intégralité du processus (envoi, réception, traitement).

Le lancement d’un projet de facturation électronique nécessite donc le déploiement d’une solution adaptée à vos besoins et à vos processus.

Projet de dématérialisation des factures : que faut-il prendre en compte ?

Dans le cas des TPE ou des entreprises ayant un faible volume de factures, il n’est pas nécessaire de mettre en œuvre un véritable projet. L’utilisation d’une plateforme web ou d’un software suffira pour passer à la facture électronique.

Pour des organisations de plus grande taille, le projet est plus critique et nécessitera d’être bien préparé et structuré. Il sera alors indispensable d’impliquer une équipe transverse pour construire le projet et définir les processus à dématérialiser, comprendre la structure et les contraintes de ses clients et fournisseurs.

Dans le cas, d’une société internationale, le projet doit intégrer cette particularité dès le démarrage et identifier les spécificités de tous les pays concernés.

Vous songez à remplacer vos factures en format papier par des factures électroniques ?

Vous avez déjà démarré un projet de dématérialisation de vos factures ? Prévoyez de le déployer dès le départ avec l’ensemble de vos partenaires à l’international.

 

Des webinaires pour en savoir plus

ICD international en partenariat avec GrandCarré et Itesoft vous propose un cycle de trois webinaires pour comprendre :

  • Le paysage de la facture électronique en France et à l’international
  • Les enjeux et bénéfices de la dématérialisation de vos factures clients et fournisseurs
  • Les processus et solutions à mettre en place pour dématérialiser l’ensemble de vos factures en format papier par des factures électroniques conformément aux législations en vigueur

Panorama de la facture électronique à l’international

Webinaire Panorama de la facture électronique à l'international

Durant ce webinaire, ICD international vous explique :

  • Le paysage de la facture électronique en Europe et à l’international
  • Les processus à mettre en place pour dématérialiser vos factures clients et fournisseurs en conformité avec les législations en vigueur
  • Les solutions d’ICD international et de ses partenaires en la matière.

 

Numérisation des factures fournisseurs en format papier et copie fiable

Webinaire Numérisation des factures fournisseur au format papier et Copie Fiable

La numérisation des factures en format papier envoyées par vos fournisseurs est souvent la première étape d’un projet de dématérialisation.

Savez-vous qu’il est autorisé en France de conserver uniquement une copie électronique de la facture et de se débarrasser de la facture papier ?

Itesoft en partenariat avec ICD international vous explique le contexte législatif, les principes à respecter et les solutions à mettre en place.

Vous avez dit « Piste d’audit fiable » ?

Webinaire Piste d'Audit Fiable

On entend régulièrement parler de « piste d’audit fiable » dans le cadre des processus de facturation. De quoi s’agit-il ? Quelles sont les obligations ?

Votre organisation est déjà concernée par la piste d’audit fiable avant même de commencer un projet de dématérialisation de facture papier.
GrandCarré en partenariat avec ICD International vous explique ce qu’est la piste d’audit fiable et comment la mettre en place.

 

 

L’envoi de factures électroniques vers les administrations devient progressivement obligatoire d’ici à 2020. Le mouvement est lancé et il est opportun d’effectuer cette mutation tant pour l’administration que pour vos clients ou fournisseurs en France ou en Europe.

Date de formation

27 juin 2019

• 05 novembre 2019

Les objectifs

• Acquérir les connaissances relatives à la facture électronique : le cadre juridique et les modalités techniques d’échange de factures électroniques.

• Acquérir les bonnes pratiques de mise en œuvre de la facture électronique.

Les personnes concernées

• Directeur Général
• Directeur Administratif & Financier
• Comptable
• Directeur des SI

 

 

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