L’essor de la facture électronique en France, en Europe mais aussi à l’échelle internationale est une réalité. La réglementation est en constante évolution et la maturité des législations selon les pays est hétérogène même si des directives européennes visent à normaliser et standardiser les exigences.

La dématérialisation du processus de facturation est désormais incontournable pour les entreprises :

  • Quels sont les enjeux et bénéfices ?
  • Quelles sont les obligations ?
  • Quels sont les points clés pour le lancement d’un projet de dématérialisation des factures.

Facturation électronique : de multiples avantages.

Le passage à la facture électronique offre de nombreux bénéfices et notamment une réduction des coûts, un gain de temps et de productivité mais aussi un processus de facturation plus simple et plus fiable.

1 – Opter pour la facture électronique pour réduire les coûts.

Un processus de facturation électronique permet d’optimiser les coûts d’édition des factures (papier, impressions) et d’expédition.

De nombreuses études ont été réalisées dans ce domaine et des réductions de coût de plus de 50% sont fréquentes dans le traitement des factures fournisseurs.

2 – Gagner en productivité

Outre les économies financières, le déploiement d’un dispositif de facturation électronique permet de simplifier et d’automatiser le processus de traitement et de gagner du temps tout au long du parcours de validation. En effet, terminé le temps considérable consacré à la manipulation des factures et leur archivage.

3 – Raccourcir les délais de paiement

Les retards de paiement sont très courants en France (environ 15 jours selon les secteurs d’activité). Pour les entreprises de toute taille et notamment pour les filières de sous-traitants, la réduction de ces retards est un enjeu économique majeur.

La dématérialisation du processus de gestion des factures permet d’améliorer considérablement les délais de traitement des factures.

En complément, la mise en œuvre de la facture électronique permet d’avoir une vision globale du processus grâce à des systèmes de gestion des workflows qui permettent d’identifier les écarts, les ralentissements ou retards.

Si elle simplifie, optimise et accélère le processus de facturation, la facture électronique doit aussi répondre à des obligations réglementaires pour être utilisée en toute légalité.

Les méthodes de facturation les plus courantes :

1. Envoi d’une facture au format PDF

Format simple et universel, l’utilisation du PDF exige toutefois d’établir une piste d’audit fiable entre la facture et la livraison du bien ou du service associé.

2. Envoi d’un PDF signé :

La signature (qualifiée our RG **) d’un PDF permet d’assurer l’intégrité et l’authenticité de son origine qui sont les principes de base de la législation en la matière.

3. Echange en mode EDI

Cette troisième forme de facturation électronique repose sur l’utilisation d’un format structuré envoyé par le biais d’un protocole de communication sécurisé le plus souvent par l’intermédiaire d’un prestataire de service EDI qui répond aux exigences prévues par le code général des impôts. La solution du prestataire EDI permet alors la dématérialisation et l’automatisation de l’intégralité du processus (envoi, réception, traitement).

Le lancement d’un projet de facturation électronique nécessite donc le déploiement d’une solution adaptée à vos besoins et à vos processus.

Projet de dématérialisation des factures : que faut-il prendre en compte ?

Dans le cas des TPE ou des entreprises ayant un faible volume de factures, il n’est pas nécessaire de mettre en œuvre un véritable projet. L’utilisation d’une plateforme web ou d’un software suffira pour passer à la facture électronique.

Pour des organisations de plus grande taille, le projet est plus critique et nécessitera d’être bien préparé et structuré. Il sera alors indispensable d’impliquer une équipe transverse pour construire le projet et définir les processus à dématérialiser, comprendre la structure et les contraintes de ses clients et fournisseurs.

Dans le cas, d’une société internationale, le projet doit intégrer cette particularité dès le démarrage et identifier les spécificités de tous les pays concernés.

Vous songez à remplacer vos factures en format papier par des factures électroniques ?

Vous avez déjà démarré un projet de dématérialisation de vos factures ? Prévoyez de le déployer dès le départ avec l’ensemble de vos partenaires à l’international.

 

ICD international en partenariat avec GrandCarré et Itesoft vous propose un cycle de trois webinaires pour comprendre :

  • Le paysage de la facture électronique en France et à l’international
  • Les enjeux et bénéfices de la dématérialisation de vos factures clients et fournisseurs
  • Les processus et solutions à mettre en place pour dématérialiser l’ensemble de vos factures en format papier par des factures électroniques conformément aux législations en vigueur

Panorama de la facture électronique à l’international

Date : 19 septembre 2019

Durant ce webinaire, ICD international vous explique :

  • Le paysage de la facture électronique en Europe et à l’international
  • Les processus à mettre en place pour dématérialiser vos factures clients et fournisseurs en conformité avec les législations en vigueur
  • Les solutions d’ICD international et de ses partenaires en la matière.

Webinaire Panorama de la facture électronique à l'international

Numérisation des factures fournisseurs en format papier et copie fiable

Date : 8 octobre 2019

La numérisation des factures en format papier envoyées par vos fournisseurs est souvent la première étape d’un projet de dématérialisation.

Savez-vous qu’il est autorisé en France de conserver uniquement une copie électronique de la facture et de se débarrasser de la facture papier ?

Itesoft en partenariat avec ICD international vous explique le contexte législatif, les principes à respecter et les solutions à mettre en place.

Webinaire numérisation des factures fournisseur en format papier et copie fiable

Vous avez dit « Piste d’audit fiable » ?

Date : 22 octobre 2019

On entend régulièrement parler de « piste d’audit fiable » dans le cadre des processus de facturation. De quoi s’agit-il ? Quelles sont les obligations ?

Votre organisation est déjà concernée par la piste d’audit fiable avant même de commencer un projet de dématérialisation de facture papier.
GrandCarré en partenariat avec ICD International vous explique ce qu’est la piste d’audit fiable et comment la mettre en place.

Webinaire copie fiable

 

L’envoi de factures électroniques vers les administrations devient progressivement obligatoire d’ici à 2020. Le mouvement est lancé et il est opportun d’effectuer cette mutation tant pour l’administration que pour vos clients ou fournisseurs en France ou en Europe.

Date de formation

27 juin 2019

• 05 novembre 2019

Les objectifs

• Acquérir les connaissances relatives à la facture électronique : le cadre juridique et les modalités techniques d’échange de factures électroniques.

• Acquérir les bonnes pratiques de mise en œuvre de la facture électronique.

Les personnes concernées

• Directeur Général
• Directeur Administratif & Financier
• Comptable
• Directeur des SI

 

 

Nous participerons à la partie « Forum de l’innovation » de l’événement « Innovons pour gagner » organisé par EDI-Optique le 22 mai à 14h00.

L’événement aura lieu sur la péniche Louisiane Belle, Port de la Rapée 75012 Paris.

Le programme de la journée :

12 millions de commandes électroniques, la dématérialisation des factures, les échanges avec les complémentaires santé, le télédébordage, les bornes de mesure, la vente en ligne, etc. Tous ces services numériques ont considérablement amélioré au quotidien l’activité en magasin.

Dans un contexte de changements réglementaires (100% santé, devis normalisé, tiers payant généralisé, protection des données) et de pression sur les marges,

  • quelles solutions innovantes ?
  • quels nouveaux usages ?
  • comment optimiser l’efficacité des opticiens ?
  • comment rester compétitifs ?

De nombreuses questions abordées lors de l’événement organisé à l’occasion des 20 ans d’EDI-Optique.

L’ AIFE (Agence pour l’Information Financière de l’État) nous PARLE !

Depuis le 1 er Janvier 2012, l’État est dans l’obligation de recevoir toutes les factures de ses fournisseurs par voie électronique. Pour répondre à ce besoin, le portail Chorus Factures a été mis en place.

Depuis le 1 er Janvier 2017, toute structure publique (État, collectivité locale, établissement publique national) est, à son tour, dans l’obligation d’émettre et de réceptionner toutes factures par voie électronique. L’AIFE a développé une solution mutualisée : Chorus Pro, point d’entrée unique et gratuit, permettant de répondre à ces besoins.

Dès juillet 2016, Chorus Pro a permis de sécuriser la mise en œuvre de l’obligation pour tous les acteurs, à l’échéance 2017. Il prend en compte la diversité organisationnelle des entités publiques.

Les émetteurs de factures dématérialisées à destination de l’État, des collectivités locales et de leurs établissements publics respectifs, suivront le calendrier progressif obligatoire suivant :

  • 2017: Grandes entreprises et personnes publiques
  • 2018:Entreprises de taille intermédiaire
  • 2019:Petites et Moyennes Entreprises
  • 2020:Micro-entreprises

Si vous êtes dans un de ces cas de figure, CHORUS Pro va devenir une de vos préoccupations premières .

À ce sujet pour bien aborder votre projet il y a quelques questions primordiales que vous devez vous poser .

Dans les paragraphes ci-dessous nous allons répondre aux interrogations que vous devez avoir afin d’aborder au mieux et de façon simple le passage à CHORUS Pro .

Quelle que soit votre taille ou votre activité, les questions ci-dessous vous concernent :

1 – Comprendre le fonctionnement de CHORUS Pro

En fait CHORUS Pro n’est pas QUI ! Mais QUOI .

CHORUS Pro est le système que l’État a mis en place pour échanger avec vous l’ensemble des documents commerciaux . Aujourd’hui seules la facture est impactée . Cette simplification du traitement des factures permettra de réduire les couts liés à la facture .On parle de dématérialisation des factures.

La dématérialisation des factures est un vecteur de gains mutuels, tant pour l’État que pour ses fournisseurs. Elle permet la réduction des coûts pour l’entreprise (impression et envoi postal) et la suppression des manipulations de documents papiers. Elle induit aussi la diminution des temps de traitement, donc des délais de paiement, et la garantie de remise des factures à l’État. Le portail « Chorus factures » permet par ailleurs aux fournisseurs de l’État de suivre l’avancement du traitement de leurs factures, à tout moment et gratuitement.

Il est nécessaire de comprendre le fonctionnement de la plateforme CHORUS Pro et de choisir son mode d’accès. Pensez à vous interroger sur :

  • les différents modes d’accès et leurs fonctionnalités ;
  • les prérequis techniques à maîtriser ;
  • le vocabulaire spécifique utilisé dans le cadre de la solution.

Cette phase est primordiale, puisqu’elle conditionnera votre compréhension de la plateforme et vous aidera à déterminer quel mode de dépôt choisir.

2. Quel format de dépôt des factures dois-je utiliser ?

Ce choix est déjà défini sans que vous le sachiez car il dépend de critères qui constitue votre société :

  • Volume  factures
  • Nombre de vos clients et fournisseurs
  • Taille de votre société

Ces trois principaux critères vont vous précisez quel mode théorique de dépôt vous devez choisir . Ensuite vient s’ajouter les capacités et les ressources humaines que vous pouvez allouer à cette nouvelle tâche. Ces autres paramètres vous amèneront à choisir entre les modes suivants :

  • SAISIE SUR LE PORTAIL  : Ce mode a pour avantage de ne pas avoir de développement interne à effectuer, donc aucunes modifications de votre organisation ou système d’informations . Par contre chaque facture devra être rentrer manuellement. Ce mode reste efficace pour les fournisseurs de l’État qui ont un petit volume de facture annuel soit  moins de 100 factures par an
  • DEPOSE DE LA FACTURE SUR LE PORTAIL EN FORMAT PDF : Ce mode permet d’avoir un minima de développement tant à la transformation PDF des factures uniquement qui seront déposées assez facilement sur le PORTAIL en accès GRATUIT. Il convient aux sociétés ayant entre 101 et 10000 factures par an.
  • ECHANDE DE DONNEES INFORMATIQUE (EDI)  : Ce mode va s’adresser aux plus gros volume soit au-dessus de 1000 factures à l’année et sera pratiquement obligatoire car les autres modes ne pourront pas supporter les volumes d’une part et d’autre part vous risquez de passer des heures vois des journées entières à faire de la saisie de facture ou l’envoi de PDF sur le portail . Votre système d’information sera connecté en automatique à celui de l’AIFE ce qui rendra transparent les envois de factures , sécurisés et  rapides . 

3. Comment apprivoisez l’EDI ?

Maintenant que vous avez trouvé votre mode d’envoie des factures  et que vous avez  pris conscience que vous devez passer par l’étape de l’ EDI, il vous faut à présent dimensionner au mieux votre projet.

Pour cela il vous faut une TODO liste qui fera office de chemin de fer de votre futur projet EDI

Cette liste de tâche ou expression de besoins doit être effectuée de façon sérieuse et méthodique, ceci afin de vous éviter les erreurs de process et les incompatibilités futures entre votre système et celui de l’AIFE .

La clé des 3I  sera votre conseillère pour l’expression de besoin :

INSCRIPTION SUR CHORUS Pro

  • Enregistrez-vous sur le portail de Chorus Pro
  • Optez pour un mode de dépôt . N’oubliez pas de télécharger des exemples de flux, de schéma XSD ou encore des feuilles de style XSL.

INTEGRATION DE VOS DONNEES ET DES BONNES INFORMATIONS

  • Rassemblez les services métiers au sein de votre entreprise afin de rationaliser les données qui seront émises telle que les données obligatoires, les règles métiers dans votre facturation, le nommage, la compression ou encore le doublon des factures dans vos systèmes.
  • Valider les catalogues , les annuaires , les codes produits .C’est l’occasion également de faire vérifier l’ensemble de vos données produits car elles doivent correspondre exactement à ce que CHORUS Pro attend.. Le cas échéant , les factures ne seront pas traitées .
  • Pour rappel les données identitaires et obligatoires de votre société ou celles de votre client doivent être entièrement juste pour que l’intégration coté CHORUS Pro soit validé. Pensez à vérifier en amont les informations suivantes :les Siret, les codes EJ et SE*,

INFORMATION DES UTILISATEURS

Tous ces efforts seront rentables si vous mettez l’accent sur la formation et l’information des nouveau processus dans votre système de gestion des factures .La formation permettra à vos collaborateurs de se familiariser et de devenir performant sur les différents opérations accessible depuis le portail CHORUS Pro et l’information devra être formulée à vos clients et fournisseurs pour qu’il puisse travailler avec selon un mode EDI . 

*EJ et ES : Numéro d’engagement juridique , numéro qui correspondent aux numéros de commande et au service exécutant. Il est important d’avoir le bon numéro de commande afin d’éviter de se retrouver en « mode rejet ».

4. Mettez en place l’ EDI avec un opérateur

L’ EDI sous-entend une organisation interne fonctionnelle , une infrastructure dédiée , une architecture préétablie. Tous ces prérequis ont un coût de mise en place et de fonctionnement qui peuvent dissuader bon nombre de sociétés. Néanmoins , le marché de l’EDI présente beaucoup d’opérateurs EDI qui suivant vos besoins vous présenteront des formules adaptées à votre entrée dans l’ EDI.  Il saura vous guider au mieux pour une connexion au portail CHORUS Pro . 

Au-delà de la mise en œuvre qui peut sembler complexe, CHORUS Pro est votre meilleur allié pour la facturation avec l’ État . La transparence et la simplification de toute cette mise en place peut être amenée par un opérateur qui saura évoluer avec vous selon votre rythme , tant d’un point de vue opérationnel , fonctionnel mais aussi dans une conduite du changement de process interne  .

ICD peut répondre à l’ensemble de vos questions . Une équipe d’expert est à votre disposition pour effectuer avec vous votre expression de besoin jusqu’à la connexion avec CHORUS Pro

Editeur français et acteur majeur dans la mise en place de solutions EDI depuis plus de 25 ans, ICDSC a signé un partenariat technologique avec la société ITESOFT, éditeur international de solutions de dématérialisation et de gestion de flux multicanaux.

DemaTrust, solution développée par ICD qui assure la collecte, le traitement et l’archivage des factures EDI et PDF signé, intègre dorénavant les technologies de LAD Full Text d’iTESOFT.

Ce partenariat permet de proposer une offre complète de capture multicanal de dématérialisation des factures fournisseurs, autorisant ainsi les entreprises à intégrer et traiter de manière automatique 100% de leurs factures fournisseurs, quel que soit leur format d’origine EDIPDF ou papier.

De plus, cette offre va permettre d’adresser les 3 voies de sécurisation demandées par l’Administration Fiscale (BOI du 18 octobre 2013) et ainsi de donner une valeur «fiscale» aux factures:

  • La piste d’audit pour les factures Papiers et PDF (Voie 1)
  • Les factures signés électroniquement (Voie 2)
  • L’EDI complet (Voie 3)

DemaTrust, couvre le spectre fonctionnel jusqu’à l’archivage légal chez le tiers de confiance CDC Arkhinéo.

Notre offre globale comprend un module d’indexation et de stockage (GED) ainsi qu’un système de workflow pour la validation des factures pour une meilleure maîtrise et traçabilité du processus de comptabilité fournisseurs.

Vous souhaitez des informations complémentaires, contactez nous