Quelles obligations pour la loi de finances 2020 concernant la dématérialisation des factures ?

La réforme envisagée par le gouvernement français de la loi de finances 2020, s’inscrit dans le cadre de l’évolution mondiale. Celle-ci est en faveur du développement de la facturation électronique et de la transmission de données
La dématérialisation de la facture et de ses données est une réalité dans plusieurs pays dans le monde, notamment en Europe (Italie, Espagne, Portugal, Estonie, etc.) et en Amérique du Sud (Chili, Mexique, Brésil, etc.).

L’objectif est double : simplifier l’environnement fiscal et lutter contre la fraude. Dans l’Union européenne, recourir à la facturation électronique est une obligation communautaire dans les échanges avec la sphère publique. La pratique dans les échanges entre entreprises se développe, mais n’est pas encadrée.
Afin d’accompagner cette modernisation de la vie économique, le gouvernement français a décidé d’élargir le champ d’obligation de la facturation électronique. Celui-ci s’étend à toutes les transactions domestiques entre entreprises entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025. L’article 153 de la loi de finances pour 2020 fixe quatre objectifs à l’instauration de l’obligation de facturation électronique :

  • Renforcer la compétitivité des entreprises grâce à la diminution de la charge administrative de constitution, d’envoi et de traitement des factures au format papier ainsi qu’à la sécurisation des relations commerciales
  • Lutter contre la fraude fiscale et diminuer l’écart de TVA au moyen de recoupements automatisés
  • Permettre la connaissance au fil de l’eau de l’activité des entreprises afin de favoriser un pilotage plus fin des actions du Gouvernement en matière de politique économique
  • Faciliter, à terme, les déclarations de TVA par le pré-remplissage.
ICD International a plaisir de vous convier au webinaire du 10/12/2020 à 11h.
L’AIFE (Agence Informatique de l’État), GS1, Grand Carré répondront à toutes vos questions en partenariat avec le MEDEF

Pourquoi dématérialiser la fiche article ou fiche produit ?

À l’heure de la numérisation et de la digitalisation, il est plus que nécessaire de dématérialiser l’ensemble des documents commerciaux pour une optimisation et une meilleure intégration des commandes et des factures. La dématérialisation de la fiche article ou fiche produit, en fait partie. La transformation digitale connait plusieurs avantages de gains de temps, rendement plus élevé, baisse des litiges, paiements honorés. En conséquence, Cette optimisation ne peut se faire sans données structurées et normées, selon votre secteur d’activité.

L’état du marché actuel

Nous avons effectué une enquête auprès de plus de 200 fabricants afin de comprendre quel était leur process pour constituer un référentiel articles et le moyen de le diffuser à leurs clients. Les utilisateurs interrogés nous expliquent que l’ensemble des données articles (logistique, marketing, réglementaire, prix …) sont disponibles dans différentes applications, logiciels ou tableaux Excel, ce qui rend difficile la centralisation de ces données.

Cependant l’ensemble des acteurs (distributeurs et fabricants) prennent de plus en plus conscience que les données deviennent un enjeu essentiel et l’intérêt de normer ces données.

Il faut également pouvoir répondre aux exigences des différents clients en la matière dans des délais souvent très courts.

En complément de vos ressources internes, des prestataires peuvent vous aider à rassembler toutes les données pour en faire un fichier structuré et standardisé.

Quelle solution adopter ?

ICD accompagne depuis plus de 30 ans, des industriels (fabricants et distributeurs) pour les aider à structurer leurs données dans un but de dématérialiser l’ensemble de leurs flux commerciaux, logistiques et financiers.

Au vue du contexte, ICD a développé, « MyData4all » un service en mode SaaS pour dématérialiser vos fiches articles. Cette plateforme vous permet d’intégrer l’ensemble des fichiers de données existants (logistiques, marketing, prix …) quels que soit le format structuré (fichier plat, csv, txt …) et d’exporter vos fichiers produits au format attendu par vos clients.

Les formats actuellement mis à disposition sont : Excel, CSV, EDONI, FAB-DIS, structuré, propriétaire.

L’application possède également plusieurs canaux de diffusion selon, la capacité de vos partenaires, FTP, SFTP, téléchargement, l’AS2, etc.

« MyData4all »: Une plateforme pour structurer vos fiches produits et les diffuser à vos partenaires selon le format attendu.

  • Multiformats en entrée
  • Multiformats de sortie
  • Mapping unique et personnalisé par client
  • Multi diffusion
  • Mise à jour de vos fiches articles
  • Contrôles sur l’ensemble des champs exportés
  • Fiches articles normalisées et structurées
  • Établissement d’un catalogue produits exportables en plusieurs formats

N’hésitez pas à demander une démo de l’application.

Une réalité qui pénalise l’ensemble des sociétés en France.

Les retards de paiement constituent une problématique centrale lorsque l’on sait que la France se compose à 98% de TPE et PME. «Ces retards proviennent de dysfonctionnements et parfois de comportements délibérés inadmissibles. Toutes les entreprises, et en particulier les plus grandes, doivent s’attacher au respect des délais de paiement», a admonesté le ministre délégué aux petites et moyennes entreprises Alain Griset .

Politique de contrôle renforcée

L’année dernière, le montant des sanctions infligées aux retards de paiement a atteint le chiffre record de 22,4 millions d’euros, en hausse de 30% sur un an. 1517 établissements avaient été contrôlés par les équipes de la DGCCRF avec un taux d’anomalie constaté de 31%, donnant lieu à 209 décisions de sanction.

Répartition des délais de paiement par tranche et par taille d'entreprises en 2018

Répartition des délais de paiement par tranche et par taille d’entreprises en 2018. Source : LE FIGARO

Quels sont les avantages ?

La dématérialisation des factures offre plusieurs avantages pour le fournisseur et pour le client :

  • Simplifier le traitement des factures
  • Automatiser le circuit de validation des factures
  • Faciliter la saisie des factures entrantes
  • Réduire les coûts de traitement
  • Supprimer les litiges dus aux erreurs humaines
  • Payer les factures à échéance
  • Établir une relation de confiance avec les fournisseurs

Quelles solutions mettre en place ?

D’après une étude de EY (Ernest & Young), 86% des entreprises optent pour des solutions SaaS.

De plus, celles-ci sont flexibles et vous permettent de prendre le virage de la numérisation selon votre degré de maturité. Les solutions décrites ci-dessous peuvent être complémentaires en fonction du panel de fournisseurs et de leurs hétérogénéités.

C’est une solution simple et rapide à mettre en place pour que les fournisseurs déposent leurs factures. Cette plateforme permet également de donner la visibilité du cycle de vie de la facture. Elle contrôle la date de facture et la date de dépose de cette dernière. Le client s’assure ainsi de la bonne réception de la facture et de son intégration dans le circuit de validation pour paiement.

Ce portail se complète généralement à une solution d’OCR qui permet de lire le contenu de la facture et d’en extraire les champs essentiels à l’intégration dans un système informatique.

De même, les solutions EDI ont l’avantage de recevoir et de traiter plus rapidement les factures car elles sont intégrées automatiquement au système informatique des clients.

Les solutions garantissent le suivi des factures par des outils de suivi, de monitoring, d’alertes et de notifications.

Quelle que soit la solution, elle doit être évolutive et tenir compte de votre mode de fonctionnement et de vos volumes d’échanges.

Cependant, les investissements dans la mise en place de l’EDI doivent refléter le ROI calculé en amont. Avec un accompagnement de qualité, les budgets alloués pour les solutions adoptées se transforment rapidement en gain monétisables.

Dématérialiser les factures fournisseurs est une amorce vers la dématérialisation complète de vos process et de l’ensemble de vos flux comptables, financiers, logistiques, commerciaux.

Elle vous permettra une meilleure relation fournisseur et surtout une trésorerie plus équilibrée.

La Fiche produit, élément primordial pour mieux vendre

La commande, la facture, ainsi que le bon de livraison sont des documents à caractère commerciaux que vous échangez avec vos clients. La bonne structuration de ces documents permet des traitements rapides et optimaux. Les données qui transitent dans ces documents recensent l’ensemble des données de la fiche article ou la fiche produit.

Le terme de fiche produit ou fiche article désigne toutes les caractéristiques du produit telles que les données logistiques, réglementaires, prix et marketing (photo, vidéo) …. Tous ces attributs sont en fonction de la nature du produit et s’inscrivent dans un fichier informatique structuré. Pour certains produits, une fiche peut comporter parfois plusieurs centaines d’éléments distincts, jusqu’à 450 dans le milieu médical.

Les fiches produits ou fiches articles conçus par un fabricant permettent la commercialisation de ces produits par un distributeur. Elles sont particulièrement importantes pour une diffusion rapide sur un catalogue e-commerce ou papier. Elles sont également essentielles dans les éléments de commande et de facturation afin d’avoir des rapprochements comptables sans litige.

Plus une fiche produit dématérialisée est riche d’informations, plus votre partenaire pourra l’intégrer de façon naturelle dans ses commandes et dans les meilleurs délais.
Aujourd’hui plus de 60 % des litiges sur la facture découlent d’un problème de données concernant l’article : comme des références incorrectes ou encore des descriptions propres non partagées avec le fournisseur.

Il faut normaliser sa fiche produit

L’homogénéisation et la structuration de la fiche article doit être un projet phare dans une société en constante évolution.

Pour ce faire il existe, suivant les secteurs, différents organismes de normalisation. Ces organismes tels que GS1EDIPUBEDONIFAB-DIS etc., ont notamment pour mission de normaliser l’échange des fiches articles.

Toutes les informations sont bel et bien dans vos systèmes informatiques, mais souvent dans plusieurs systèmes et dans des formats différents.

La mise en place dans certaines entreprises peut être laborieuse, car après avoir consulté plus de 500 sociétés , il a été relevé que 30% d’entre elles n’ont pas de bases de données uniques et complètes. Les différents attributs des articles se dispatchent sur plusieurs applications, ce qui rend difficile le rassemblement des données pour en faire une fiche article structurée et normée selon les exigences de vos clients.

Il existe néanmoins des solutions informatiques adaptées à chaque cas client et à chaque méthode de travail. Un accompagnement personnalisé vous aide à consolider vos données pour faire une fiche article structurée que vous pourrez utiliser pour vos catalogues papier, votre site e-commerce, diffusion vers vos clients ….

La numérisation et la digitalisation sont à ce jour une nécessité pour un business croissant. D’où l’importance d’avoir des fiches articles normées, structurées et dématérialisées.

En plein confinement, lCD est heureux d’avoir passé avec succès la qualification 2020 GS1 France.

Notre philosophie a toujours été de combiner une simplicité d’utilisation avec le respect des standards et règlementations, cette Qualification 2020 GS1 France, illustre parfaitement bien notre ambition.

Parce que la facturation électronique vous permet de gagner du temps, d’éviter les erreurs et d’être en conformité avec la réglementation, elle devient aujourd’hui incontournable.

Nous constatons un développement de la facture EDI qui devrait être à terme généralisée, cette certification GS1 garantit à nos utilisateurs une conformité par rapport aux dernières évolutions réglementaires.

ICD International, par cette qualification, vous apporte également la garantie d’être en phase avec vos partenaires commerciaux pour un déploiement efficace.

Découvrez l’ensemble de nos solution de dématérialisation de factures.

En vue de la LOI DE FINANCES 2020, l’AIFE a débuté une expérimentation pour élargir l’utilisation de la plateforme Chorus Pro dans le cadre des échanges de factures électronique inter-entreprises sur le territoire français.

Cette opportunité inédite d’expérimenter les échanges dématérialisés entre entreprises a suivi 4 objectifs initiaux:

  • Analyser l’appétence des acteurs et l’impact attendu d’une généralisation de la dématérialisation des échanges de factures en France.
  • Associer les entreprises à l’identification des conditions de mise en œuvre.
  • Tester le cadre et la solution Chorus Pro.
  • Constituer un réseau d’acteurs diversifiés expérimentés en matière de dématérialisation.

94 entreprises mobilisées dans différents secteurs (Industrie manufacturière, Construction, Commerce, Automobiles, Transport, Information, Communication, Activités spécialisées scientifiques, Services administratifs, Activités immobilières, Sante humaine, Action sociale), 10 fédérations professionnelles et 9 opérateurs opérationnels de dématérialisation de factures dont ICD International.

Malgré la crise sanitaire et les difficultés à chacun des acteurs à maintenir une activité normale durant les derniers mois plus de 1000 factures ont  été échangées par les entreprises participantes depuis le 5 février.

Une satisfaction partagée d’avoir été partie prenante de cette expérimentation, et d’avoir été associé aux démarches en amont de l’obligation de dématérialiser les échanges de factures interentreprises .

C’est une prise de conscience sur la nécessité de mettre en place un processus de dématérialisation fonctionnel dès maintenant et sur l’impact bénéfique d’une future dématérialisation totale des processus de facturation (réduction des frais, notamment d’impression et d’expédition ; processus accélérés et suivi amélioré ; centralisation des informations, des documents et de l’archivage ; amélioration de l’empreinte carbone, etc.)

Un engouement significatif pour la perspective de généralisation des échanges dématérialisés de factures en France.

La généralisation de l’obligation est considérée comme un facteur bénéfique pour l’ensemble des catégories d’acteurs sondés par l’AIFE dans le cadre de l’expérimentation.

Hormis les avantages et bénéfices connus attenant à la facture dématérialisée cette nouvelle loi qui prendra effet en Janvier 2023 permettra, la réduction des délais de paiement, une meilleure traçabilité des données,  la simplification des contrôles et l’amélioration de la productivité des organisations.

Les résultats de ces 6 mois d’études viendront alimenter le rapport  au Parlement en cours de rédaction par la DGFiP.

A l’aide de cette expérimentation , ICD a pu renforcer ses solutions et  sommes d’ores et déjà prêts à vous accompagner vers une dématérialisation sereine et progressive.

Nos experts sont à votre écoute.

L’essor de la facture électronique en France, en Europe mais aussi à l’échelle internationale est une réalité. La réglementation est en constante évolution et la maturité des législations selon les pays est hétérogène même si des directives européennes visent à normaliser et standardiser les exigences.

La dématérialisation du processus de facturation est désormais incontournable pour les entreprises :

  • Quels sont les enjeux et bénéfices ?
  • Quelles sont les obligations ?
  • Quels sont les points clés pour le lancement d’un projet de dématérialisation des factures.

Facturation électronique : de multiples avantages.

Le passage à la facture électronique offre de nombreux bénéfices et notamment une réduction des coûts, un gain de temps et de productivité mais aussi un processus de facturation plus simple et plus fiable.

1 – Opter pour la facture électronique pour réduire les coûts.

Un processus de facturation électronique permet d’optimiser les coûts d’édition des factures (papier, impressions) et d’expédition.

De nombreuses études ont été réalisées dans ce domaine et des réductions de coût de plus de 50% sont fréquentes dans le traitement des factures fournisseurs.

2 – Gagner en productivité

Outre les économies financières, le déploiement d’un dispositif de facturation électronique permet de simplifier et d’automatiser le processus de traitement et de gagner du temps tout au long du parcours de validation. En effet, terminé le temps considérable consacré à la manipulation des factures et leur archivage.

3 – Raccourcir les délais de paiement

Les retards de paiement sont très courants en France (environ 15 jours selon les secteurs d’activité). Pour les entreprises de toute taille et notamment pour les filières de sous-traitants, la réduction de ces retards est un enjeu économique majeur.

La dématérialisation du processus de gestion des factures permet d’améliorer considérablement les délais de traitement des factures.

En complément, la mise en œuvre de la facture électronique permet d’avoir une vision globale du processus grâce à des systèmes de gestion des workflows qui permettent d’identifier les écarts, les ralentissements ou retards.

Si elle simplifie, optimise et accélère le processus de facturation, la facture électronique doit aussi répondre à des obligations réglementaires pour être utilisée en toute légalité.

Les méthodes de facturation les plus courantes :

1. Envoi d’une facture au format PDF

Format simple et universel, l’utilisation du PDF exige toutefois d’établir une piste d’audit fiable entre la facture et la livraison du bien ou du service associé.

2. Envoi d’un PDF signé :

La signature (qualifiée our RG **) d’un PDF permet d’assurer l’intégrité et l’authenticité de son origine qui sont les principes de base de la législation en la matière.

3. Echange en mode EDI

Cette troisième forme de facturation électronique repose sur l’utilisation d’un format structuré envoyé par le biais d’un protocole de communication sécurisé le plus souvent par l’intermédiaire d’un prestataire de service EDI qui répond aux exigences prévues par le code général des impôts. La solution du prestataire EDI permet alors la dématérialisation et l’automatisation de l’intégralité du processus (envoi, réception, traitement).

Le lancement d’un projet de facturation électronique nécessite donc le déploiement d’une solution adaptée à vos besoins et à vos processus.

Projet de dématérialisation des factures : que faut-il prendre en compte ?

Dans le cas des TPE ou des entreprises ayant un faible volume de factures, il n’est pas nécessaire de mettre en œuvre un véritable projet. L’utilisation d’une plateforme web ou d’un software suffira pour passer à la facture électronique.

Pour des organisations de plus grande taille, le projet est plus critique et nécessitera d’être bien préparé et structuré. Il sera alors indispensable d’impliquer une équipe transverse pour construire le projet et définir les processus à dématérialiser, comprendre la structure et les contraintes de ses clients et fournisseurs.

Dans le cas, d’une société internationale, le projet doit intégrer cette particularité dès le démarrage et identifier les spécificités de tous les pays concernés.

Vous songez à remplacer vos factures en format papier par des factures électroniques ?

Vous avez déjà démarré un projet de dématérialisation de vos factures ? Prévoyez de le déployer dès le départ avec l’ensemble de vos partenaires à l’international.

 

Des webinaires pour en savoir plus

ICD international en partenariat avec GrandCarré et Itesoft vous propose un cycle de trois webinaires pour comprendre :

  • Le paysage de la facture électronique en France et à l’international
  • Les enjeux et bénéfices de la dématérialisation de vos factures clients et fournisseurs
  • Les processus et solutions à mettre en place pour dématérialiser l’ensemble de vos factures en format papier par des factures électroniques conformément aux législations en vigueur

Panorama de la facture électronique à l’international

Webinaire Panorama de la facture électronique à l'international

Durant ce webinaire, ICD international vous explique :

  • Le paysage de la facture électronique en Europe et à l’international
  • Les processus à mettre en place pour dématérialiser vos factures clients et fournisseurs en conformité avec les législations en vigueur
  • Les solutions d’ICD international et de ses partenaires en la matière.

 

Numérisation des factures fournisseurs en format papier et copie fiable

Webinaire Numérisation des factures fournisseur au format papier et Copie Fiable

La numérisation des factures en format papier envoyées par vos fournisseurs est souvent la première étape d’un projet de dématérialisation.

Savez-vous qu’il est autorisé en France de conserver uniquement une copie électronique de la facture et de se débarrasser de la facture papier ?

Itesoft en partenariat avec ICD international vous explique le contexte législatif, les principes à respecter et les solutions à mettre en place.

Vous avez dit « Piste d’audit fiable » ?

Webinaire Piste d'Audit Fiable

On entend régulièrement parler de « piste d’audit fiable » dans le cadre des processus de facturation. De quoi s’agit-il ? Quelles sont les obligations ?

Votre organisation est déjà concernée par la piste d’audit fiable avant même de commencer un projet de dématérialisation de facture papier.
GrandCarré en partenariat avec ICD International vous explique ce qu’est la piste d’audit fiable et comment la mettre en place.

 

 

4 questions pour choisir votre prestataire EDI.

Que vous soyez fournisseur, distributeur ou commerçant, le choix de votre prestataire EDI est clé. En effet, travailler avec le bon partenaire peut faire la différence et vous permettre d’améliorer significativement vos processus et de réaliser des économies substantielles.

Voici 4 critères à évaluer pour sélectionner votre prestataire EDI :

1. Le prestataire EDI connait-il votre métier ?

Votre fournisseur EDI doit être en mesure de comprendre vos processus métier et vous apporter des solutions rapides et cohérentes avec vos spécificités sectorielles et vos enjeux business.

Il doit pouvoir auditer, analyser et comprendre les différentes composantes de votre métier.
L’expérience métier de votre prestataire vous garantira des solutions opérationnelles et pragmatiques, , à toutes les phases de votre projet et en cas de problème.

2. Votre prestataire EDI est-il expert dans son domaine ?

Outre la connaissance de vos spécificités métiers, votre prestataire EDI doit évidemment maîtriser les technologies EDI et leurs intégrations aux systèmes d’information.

La certification du prestataire par des organisations normatives est, notamment, un gage de qualité et de sérieux. Validez également avec votre fournisseur qu’il maîtrise votre ERP et les principales solutions qui constituent le SI de votre entreprise.

La capacité de votre solution EDI à suivre le développement et l’évolution de votre entreprise est un critère essentiel. Aussi, challengez votre prestataire EDI sur l’évolutivité de la solution qu’il propose et son accompagnement à long terme.

En vous appuyant sur un fournisseur EDI expérimenté, qui intervient auprès de nombreuses entreprises de différents secteurs, vous êtes assuré d’obtenir un conseil pertinent et une réelle valeur ajoutée pour vos opérations.

3. Quelle gamme de services offre-t-il ?

Quelle que soit la taille de votre entreprise, l’objectif ou l’ampleur de votre projet EDI, votre prestataire EDI devra non seulement vous offrir une solution adaptée et performante, mais également vous proposer les prestations d’accompagnement indispensables à la bonne exploitation de votre système EDI.

Assurez-vous que votre fournisseur EDI peut vous accompagner du cadrage du projet à la maintenance du système installé. Évaluez précisément les engagements de service proposés pour vérifier qu’ils correspondent à vos besoins et aux exigences de votre activité.

4. Quelles sont les références clients de votre prestataire EDI ?

Lorsque vous souhaitez investir dans un système EDI, vous voulez être sûr de choisir la ressource adaptée à votre entreprise. Vous devez facilement avoir accès à des références professionnelles.
Afin de valider le niveau de service client, l’expertise technique et métier et la capacité de votre fournisseur EDI à vous accompagner dans la mise en œuvre de votre projet, n’hésitez pas à lui demander ses références clients et ses business cases.

Sur la base de ces références, vous serez en mesure d’appréhender l’approche projet du prestataire, sa capacité à auditer votre besoin et vous déployer votre projet et titer le meilleur parti de votre EDI.

En évaluant l’expertise métier, les compétences techniques et la connaissance des SI de votre future prestataire, vous vous assurez de bénéficier d’un accompagnement sur mesure et de conseils avisés pour garantir la réussite et la performance de votre projet EDI.
L’offre de service associée est également un critère clé qui vous assurera une exploitation EDI continue sur le long terme.

 

Depuis plus de 30 ans, ICD International  fournit à ses clients des solutions EDI validées et approuvées pour un large éventail de secteurs d’activités . Les solutions d’ICD International ont été homologuées par les principales organisations de normalisation (EDI Optique, EDI PUb, GALIA, GS1 , ODETTE).

Le Rendez-Vous de la Traçabilité

Nous serons présents au salon de la traçabilité le 25 juin prochain à Paris entre 8h et 18h. Nous aurons l’occasion de nous rencontrer lors de cet événement au stand n°8.

L’événement

De la performance de la chaîne d’approvisionnement à la valorisation des données de Traçabilité à l’ère du digital.

Qu’il s’agisse de respecter le cahier des charges de vos clients, d’optimiser vos expéditions, de réduire vos pénalités, d’améliorer la traçabilité de vos marchandises mais aussi de mettre en œuvre un système de traçabilité performant et efficace pour valoriser la qualité de vos produits, nous vous invitons à venir faire le point sur ces enjeux majeurs au Rendez-vous de la Traçabilité.

Organisé par GS1 France, ce salon vous permettra en une journée de tout comprendre sur les enjeux de la traçabilité et de l’optimisation logistique.

Nous participerons à la partie « Forum de l’innovation » de l’événement « Innovons pour gagner » organisé par EDI-Optique le 22 mai à 14h00.

L’événement aura lieu sur la péniche Louisiane Belle, Port de la Rapée 75012 Paris.

Le programme de la journée :

12 millions de commandes électroniques, la dématérialisation des factures, les échanges avec les complémentaires santé, le télédébordage, les bornes de mesure, la vente en ligne, etc. Tous ces services numériques ont considérablement amélioré au quotidien l’activité en magasin.

Dans un contexte de changements réglementaires (100% santé, devis normalisé, tiers payant généralisé, protection des données) et de pression sur les marges,

  • quelles solutions innovantes ?
  • quels nouveaux usages ?
  • comment optimiser l’efficacité des opticiens ?
  • comment rester compétitifs ?

De nombreuses questions abordées lors de l’événement organisé à l’occasion des 20 ans d’EDI-Optique.