L’essor de la facture électronique en France, en Europe mais aussi à l’échelle internationale est une réalité. La réglementation est en constante évolution et la maturité des législations selon les pays est hétérogène même si des directives européennes visent à normaliser et standardiser les exigences.

La dématérialisation du processus de facturation est désormais incontournable pour les entreprises

• Quels sont les enjeux et bénéfices ?

• Quelles sont les obligations ?

• Quels sont les points clés pour le lancement d’un projet de dématérialisation des factures.

Facturation électronique : de multiples avantages.

Le passage à la facture électronique offre de nombreux bénéfices et notamment une réduction des coûts, un gain de temps et de productivité mais aussi un processus de facturation plus simple et plus fiable.

1 – Opter pour la facture électronique pour réduire les coûts.

Un processus de facturation électronique permet d’optimiser les coûts d’édition des factures (papier, impressions) et d’expédition.

De nombreuses études ont été réalisées dans ce domaine et des réductions de coût de plus de 50% sont fréquentes dans le traitement des factures fournisseurs.

2 – Gagner en productivité

Outre les économies financières, le déploiement d’un dispositif de facturation électronique permet de simplifier et d’automatiser le processus de traitement et de gagner du temps tout au long du parcours de validation. En effet, terminé le temps considérable consacré à la manipulation des factures et leur archivage.

3 – Raccourcir les délais de paiement

Les retards de paiement sont très courants en France (environ 15 jours selon les secteurs d’activité). Pour les entreprises de toute taille et notamment pour les filières de sous-traitants, la réduction de ces retards est un enjeu économique majeur.

La dématérialisation du processus de gestion des factures permet d’améliorer considérablement les délais de traitement des factures.

En complément, la mise en œuvre de la facture électronique permet d’avoir une vision globale du processus grâce à des systèmes de gestion des workflows qui permettent d’identifier les écarts, les ralentissements ou retards.

Si elle simplifie, optimise et accélère le processus de facturation, la facture électronique doit aussi répondre à des obligations réglementaires pour être utilisée en toute légalité.

Les méthodes de facturation les plus courantes :

1. Envoi d’une facture au format PDF

Format simple et universel, l’utilisation du PDF exige toutefois d’établir une piste d’audit fiable entre la facture et la livraison du bien ou du service associé.

2. Envoi d’un PDF signé :

La signature (qualifiée our RG **) d’un PDF permet d’assurer l’intégrité et l’authenticité de son origine qui sont les principes de base de la législation en la matière.

3. Echange en mode EDI

Cette troisième forme de facturation électronique repose sur l’utilisation d’un format structuré envoyé par le biais d’un protocole de communication sécurisé le plus souvent par l’intermédiaire d’un prestataire de service EDI qui répond aux exigences prévues par le code général des impôts. La solution du prestataire EDI permet alors la dématérialisation et l’automatisation de l’intégralité du processus (envoi, réception, traitement).

Le lancement d’un projet de facturation électronique nécessite donc le déploiement d’une solution adaptée à vos besoins et à vos processus.

Projet de dématérialisation des factures : que faut-il prendre en compte ?

Dans le cas des TPE ou des entreprises ayant un faible volume de factures, il n’est pas nécessaire de mettre en œuvre un véritable projet. L’utilisation d’une plateforme web ou d’un software suffira pour passer à la facture électronique.

Pour des organisations de plus grande taille, le projet est plus critique et nécessitera d’être bien préparé et structuré. Il sera alors indispensable d’impliquer une équipe transverse pour construire le projet et définir les processus à dématérialiser, comprendre la structure et les contraintes de ses clients et fournisseurs.

Dans le cas, d’une société internationale, le projet doit intégrer cette particularité dès le démarrage et identifier les spécificités de tous les pays concernés.

Vous songez à remplacer vos factures en format papier par des factures électroniques ?

Vous avez déjà démarré un projet de dématérialisation de vos factures ? Prévoyez de le déployer dès le départ avec l’ensemble de vos partenaires à l’international.

ICD international en partenariat avec GrandCarré et Itesoft vous propose un cycle de trois webinaires pour comprendre :

• Le paysage de la facture électronique en France et à l’international

• Les enjeux et bénéfices de la dématérialisation de vos factures clients et fournisseurs

• Les processus et solutions à mettre en place pour dématérialiser l’ensemble de vos factures en format papier par des factures électroniques conformément aux législations en vigueur

 

Panorama de la facture électronique à l’international

Date : 19 septembre 2019

Durant ce webinaire, ICD international vous explique :

• Le paysage de la facture électronique en Europe et à l’international

• Les processus à mettre en place pour dématérialiser vos factures clients et fournisseurs en conformité avec les législations en vigueur

• Les solutions d’ICD international et de ses partenaires en la matière.

 

 

Numérisation des factures fournisseurs en format papier et copie fiable (8 octobre 2019)

Date : 8 octobre 2019

La numérisation des factures en format papier envoyées par vos fournisseurs est souvent la première étape d’un projet de dématérialisation.

Savez-vous qu’il est autorisé en France de conserver uniquement une copie électronique de la facture et de se débarrasser de la facture papier ?

Itesoft en partenariat avec ICD international vous explique le contexte législatif, les principes à respecter et les solutions à mettre en place.

 

 

Vous avez dit « Piste d’audit fiable » ? (22 octobre 2019)

Date : 22 octobre 2019

On entend régulièrement parler de « piste d’audit fiable » dans le cadre des processus de facturation. De quoi s’agit-il ? Quelles sont les obligations ?

Votre organisation est déjà concernée par la piste d’audit fiable avant même de commencer un projet de dématérialisation de facture papier.
GrandCarré en partenariat avec ICD International vous explique ce qu’est la piste d’audit fiable et comment la mettre en place.

 

 

4 questions pour choisir votre prestataire EDI.

Que vous soyez fournisseur, distributeur ou commerçant, le choix de votre prestataire EDI est clé. En effet, travailler avec le bon partenaire peut faire la différence et vous permettre d’améliorer significativement vos processus et de réaliser des économies substantielles.

Voici 4 critères à évaluer pour sélectionner votre prestataire EDI :

1. Le prestataire EDI connait-il votre métier ?

Votre fournisseur EDI doit être en mesure de comprendre vos processus métier et vous apporter des solutions rapides et cohérentes avec vos spécificités sectorielles et vos enjeux business.

Il doit pouvoir auditer, analyser et comprendre les différentes composantes de votre métier.
L’expérience métier de votre prestataire vous garantira des solutions opérationnelles et pragmatiques, , à toutes les phases de votre projet et en cas de problème.

2. Votre prestataire EDI est-il expert dans son domaine ?

Outre la connaissance de vos spécificités métiers, votre prestataire EDI doit évidemment maîtriser les technologies EDI et leurs intégrations aux systèmes d’information.

La certification du prestataire par des organisations normatives est, notamment, un gage de qualité et de sérieux. Validez également avec votre fournisseur qu’il maîtrise votre ERP et les principales solutions qui constituent le SI de votre entreprise.

La capacité de votre solution EDI à suivre le développement et l’évolution de votre entreprise est un critère essentiel. Aussi, challengez votre prestataire EDI sur l’évolutivité de la solution qu’il propose et son accompagnement à long terme.

En vous appuyant sur un fournisseur EDI expérimenté, qui intervient auprès de nombreuses entreprises de différents secteurs, vous êtes assuré d’obtenir un conseil pertinent et une réelle valeur ajoutée pour vos opérations.

3. Quelle gamme de services offre-t-il ?

Quelle que soit la taille de votre entreprise, l’objectif ou l’ampleur de votre projet EDI, votre prestataire EDI devra non seulement vous offrir une solution adaptée et performante, mais également vous proposer les prestations d’accompagnement indispensables à la bonne exploitation de votre système EDI.

Assurez-vous que votre fournisseur EDI peut vous accompagner du cadrage du projet à la maintenance du système installé. Évaluez précisément les engagements de service proposés pour vérifier qu’ils correspondent à vos besoins et aux exigences de votre activité.

4. Quelles sont les références clients de votre prestataire EDI ?

Lorsque vous souhaitez investir dans un système EDI, vous voulez être sûr de choisir la ressource adaptée à votre entreprise. Vous devez facilement avoir accès à des références professionnelles.
Afin de valider le niveau de service client, l’expertise technique et métier et la capacité de votre fournisseur EDI à vous accompagner dans la mise en œuvre de votre projet, n’hésitez pas à lui demander ses références clients et ses business cases.

Sur la base de ces références, vous serez en mesure d’appréhender l’approche projet du prestataire, sa capacité à auditer votre besoin et vous déployer votre projet et titer le meilleur parti de votre EDI.

En évaluant l’expertise métier, les compétences techniques et la connaissance des SI de votre future prestataire, vous vous assurez de bénéficier d’un accompagnement sur mesure et de conseils avisés pour garantir la réussite et la performance de votre projet EDI.
L’offre de service associée est également un critère clé qui vous assurera une exploitation EDI continue sur le long terme.

 

Depuis plus de 30 ans, ICD International  fournit à ses clients des solutions EDI validées et approuvées pour un large éventail de secteurs d’activités . Les solutions d’ICD International ont été homologuées par les principales organisations de normalisation (EDI Optique, EDI PUb, GALIA, GS1 , ODETTE).

Le Rendez-Vous de la Traçabilité

Nous serons présents au salon de la traçabilité le 25 juin prochain à Paris entre 8h et 18h. Nous aurons l’occasion de nous rencontrer lors de cet événement au stand n°8.

L’événement

De la performance de la chaîne d’approvisionnement à la valorisation des données de Traçabilité à l’ère du digital.

Qu’il s’agisse de respecter le cahier des charges de vos clients, d’optimiser vos expéditions, de réduire vos pénalités, d’améliorer la traçabilité de vos marchandises mais aussi de mettre en œuvre un système de traçabilité performant et efficace pour valoriser la qualité de vos produits, nous vous invitons à venir faire le point sur ces enjeux majeurs au Rendez-vous de la Traçabilité.

Organisé par GS1 France, ce salon vous permettra en une journée de tout comprendre sur les enjeux de la traçabilité et de l’optimisation logistique.

Nous participerons à la partie « Forum de l’innovation » de l’événement « Innovons pour gagner » organisé par EDI-Optique le 22 mai à 14h00.

L’événement aura lieu sur la péniche Louisiane Belle, Port de la Rapée 75012 Paris.

Le programme de la journée :

12 millions de commandes électroniques, la dématérialisation des factures, les échanges avec les complémentaires santé, le télédébordage, les bornes de mesure, la vente en ligne, etc. Tous ces services numériques ont considérablement amélioré au quotidien l’activité en magasin.

Dans un contexte de changements réglementaires (100% santé, devis normalisé, tiers payant généralisé, protection des données) et de pression sur les marges,

  • quelles solutions innovantes ?
  • quels nouveaux usages ?
  • comment optimiser l’efficacité des opticiens ?
  • comment rester compétitifs ?

De nombreuses questions abordées lors de l’événement organisé à l’occasion des 20 ans d’EDI-Optique.

Notre engagement : une plate-forme de dématérialisation sans frais d’interconnexion !

Le 26 septembre dernier à Paris, ICDSC en tant qu’opérateur spécialisé dans la facture électronique s’est réuni autour de GS1 France, pour signer officiellement la Charte d’Interopérabilité des solutions de facturation. Cette charte a pour objectif de réaffirmer la gratuité des échanges lorsque la facture électronique transite par deux opérateurs différents.

Elle résulte de la volonté des entreprises adhérentes de GS1, des éditeurs et des opérateurs des solutions de factures dématérialisées, de créer les conditions optimales d’un déploiement maîtrisé, serein et aussi rapide que possible de la facture électronique.

Notre objectif est de donner à nos clients un accès à la facture électronique à moindre coût.

Cette charte a été signée par 25 opérateurs de dématérialisation.

Nous espérons que cette signature amène un nouvel élan au déploiement de la facturation électronique et remercions une nouvelle fois GS1 France pour cette initiative.