Les 3 clés qu’offrent ICD pour un Embarquement Fournisseurs réussi.

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Embarquement fournisseur

Les bénéfices d’une relation digitale réussit entre Client et Fournisseur restent l’embarquement fournisseurs ou le Onboarding. Les campagnes d’embarquement sont initialisées par les donneurs d’ordres et industrialisées par les opérateurs de dématérialisation.

Personnalisez  l’embarquement fournisseur

Cette industrialisation s’opère à la vue du nombre important de fournisseurs à déployer. L’industrialisation de l’embarquement fournisseur reste une méthode fiable si l’ensemble des partenaires appartiennent à une même typologie :

  • Papier (envoi et réception courrier)
  • EDI (envoi et réception de façon automatisés dans les ERP)
  • Mixte (envoi et réception mail, courrier, EDI partiel )

Néanmoins, il s’avère que la plupart du temps les partenaires travaillent de façon hétérogène et peuvent mêler des envois et des réceptions de documents commandes, bon de livraison et factures en papier, EDI, mail, fax et même par téléphone ou aléatoirement selon, leur process interne. Chez ICD, nous proposons grâce à notre expérience réussie, des méthodes personnalisées, adaptées et flexibles.

« Une des premières étapes d’un projet d’embarquement fournisseur et de segmenter les fournisseurs selon leur maturité informatique. Ceci afin de proposer à chaque typologie de fournisseurs un process adapté et personnalisé. Pour les fournisseurs déjà informatisés, une formation aux nouveaux outils ainsi qu’un accompagnement des équipe interne SI sur les développements des messages sont nécessaires. Des tests s’en suivent avec des recettes jusqu’à la mise en production des nouveaux messages.

Dans un autre registre les fournisseurs à faible volumétrie sont formés à la réception et l’envoi de fichiers PDF. Ensuite une analyse de leur système interne avec des préconisations leur sont proposés pour dématérialiser leurs premiers flux. Une équipe de chef de projets est alors détachée pour aider ces fournisseurs dans leurs projets de dématérialisation ». Nous explique Laurent qui est directeur de projet au sein de l’équipe embarquement chez ICD

Une méthode éprouvée gagnant-gagnant

Pour ce faire, nous mettons en place une plateforme dédiée à l’embarquement des fournisseurs permettant à chacun d’entre eux d’échanger dans un mode qui leur est propre. Les portails mis en place permettent de recevoir et d’envoyer des documents électroniques pour les plus avancés informatiquement, pré-remplir et télécharger les documents mis à leur disposition dans des formats lisibles type PDF pour les moins matures. Cette agilité dans les fonctions que nous mettons à disposition, donne à chaque fournisseur la possibilité de travailler selon son mode. Chacun des partenaires peut ensuite faire évoluer ses process au travers de la plateforme collaborative vers un mode 100% électronique et digital.

Mise en place de la stratégie d’embarquement :

  • Planifier les RDV fournisseurs
  • Mise à disposition de documentations afin d’informer les fournisseurs
  • Accompagnement en formation afin d’expliquer comment accéder à la facture électronique
  • Décrire et former sur les outils mis à leur disposition (portail, messagerie, service dédié)

« Nous mettons à disposition des fournisseurs des plages horaires où ils leur aient possible de contacter un de nos techniciens afin d’évaluer leur process interne et la mise en œuvre d’une évolution une dématérialisation partielle ou totale de leur process interne, Ceci afin de leur proposer rapidement une évolution de leur process dans des plannings sous forme de projets étudiés en amont. » nous explique Emmanuelle, responsable du service embarquement chez ICD .

Des outils faciles d’accès pour accélérez l’adhésion

Du côté donneur d’ordres, dès la mise en place de la plateforme collaborative, les bénéfices s’en ressentent immédiatement. Quel que soit le mode de transmission en émission et réception des documents vers les fournisseurs, le donneur d’ordre reçoit et envoie ses documents de façon automatique et électronique.

L’expérience chez ICD depuis plus de 30 ans, nous montre que les donneurs d’ordre ont une courbe de ROI montante à partir de 3 mois d’embarquement.

CAS CLIENT :

Mecalac est une société familiale qui conçoit et produit des engins de travaux publics depuis 40 ans.

« Le déploiement du portail fournisseur Web EDI est issu d’une réflexion générale sur les besoins de modernisation des outils SI pour améliorer le processus global de production. » explique Hervé Bidois, supply chain manager chez Mecalac. « Poussé par notre croissance, nous avons optimisé notre processus de production pour ordonnancer les commandes clients et planifier la fabrication de nos engins. »

L’embarquement fournisseur a été effectué en 3 mois auprès de plus de 250 fournisseurs en Europe.

L’embarquement fournisseur ne peut être qu’un process qui gère automatiquement des centaines voire des milliers de fournisseurs. Les méthodes doivent être accompagnées d’intelligence analytique sur l’analyse de l’écosystème des fournisseurs, d’équipes dédiées à la segmentation des différentes typologies de fournisseurs ainsi qu’une solution collaborative adaptée à chaque mode de fonctionnement.