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Comment choisir sa plateforme de dématérialisation partenaire pour la facturation électronique ?

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La Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) joue un rôle majeur dans les prochaines obligations concernant la facture électronique. A partir du 1er juillet 2024, la facture électronique va progressivement devenir obligatoire pour toutes les entreprises.

 

Cette réforme impose aux entreprises assujetties à la TVA, un nouveau processus de facturation qui nécessite de transmettre les informations liées à la transaction sous des formats imposés, à l’administration fiscale via un Portail Public de Facturation (PPF).

 

Le PPF ne proposera qu’un socle limité de services et de formats d’échange. Afin d’offrir plus de souplesse et de possibilités aux entreprises, le législateur a intégré au schéma de facturation un nouvel acteur : les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP).

Qu’est-ce qu’une PDP ?

 

Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire est une solution de dématérialisation des factures certifiées par l’État. Elles auront pour rôle de traiter la réception et les émissions de factures électroniques. En tant qu’intermédiaires, elles assureront la bonne transmission des données entre les différents acteurs : les clients, les fournisseurs et l’administration fiscale.

 

Les PDP permettront de simplifier au maximum les processus de traitement et d’échange de factures tout en respectant les contraintes légales. Elles vont également offrir à leurs clients une vision globale des statuts de traitement et auront pour rôle de faciliter la transmission des e-reporting. Contrairement au PPF, les PDP ont la possibilité de traiter des formats d’échanges différents, afin d’offrir une solution optimale, notamment pour les entreprises ayant déjà recours à des solutions de factures électroniques.

 

 

En effet, la PDP propose une réponse souple et complète aux obligations liées à la généralisation de la facture électronique en convertissant les documents au format électronique adapté, en assurant la transmission et le contrôle des informations à l’administration fiscale pour les déclarations de TVA et en garantissant l’intégrité des données de facturation lors des échanges, mais aussi au moment du stockage de ces informations. Certaines PDP offriront également aux entreprises des services complémentaires afin d’optimiser leur processus de facturation et leur pilotage.

 

En résumé, les PDP ont pour rôle principal de transmettre les données, mais leur mission est beaucoup plus vaste :

– Gestion des statuts de traitement des factures électroniques,

– Transmission à l’annuaire Public (PPF) des données à jours des entreprises,

– Extraire et transmettre les données de facturation,

– Garantir l’intégrité des informations,

– Fournir l’assurance d’un stockage sécurisé,

– Effectuer les contrôles mentionnés par la réforme,

– Permettre l’interopérabilité des informations.

 

Tiers de confiance, les PDP devront être immatriculées par la DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques) pour une durée de 3 ans renouvelable. Pour cela, les sociétés souhaitant être PDP doivent répondre à un certain nombre de critères et d’obligations fiscales et techniques.

Comment bien choisir sa PDP ?

 

La gestion de la facture électronique des entreprises représente une étape essentielle dans le processus d’achat. Pour qu’acheteurs et fournisseurs puissent basculer vers l’usage de la facture électronique, les solutions doivent être adaptées et en mesure de préparer et de traiter la facture électronique dans tous ses aspects : émission, réception, traitement, échange; elles doivent également être compatibles, ergonomiques et sécurisées.

 

Pour les DAF, le choix va donc s’orienter sur les PDP qui auront par leur statut, une garantie d’un service adapté, proposant des fonctionnalités avancées concernant le traitement de facture électronique, la communication entre les différents acteurs et les échanges de données.

 

Toutefois, les acteurs sont totalement libres de choisir la plateforme qui sera adaptée à leurs besoins. Voici quelques critères qui vous permettront de choisir au mieux votre prestataire.

 

Critère #1: la fiabilité de la plateforme de dématérialisation

 

Les garanties techniques présentées par la plateforme constituent un critère essentiel à examiner au moment du choix. La sécurisation des échanges de données est évidemment un enjeu essentiel. Même si au moment de l’immatriculation, la DGFIP réalisera un premier filtre, vérifiez que vos exigences techniques et de sécurisation des échanges sont bien compatibles avec celles de la PDP que vous choisirez.

 

Critère #2 : le prix               

 

Contrairement aux services gratuits du portail public de facturation (PPF) de l’État, les PDP seront libres de fixer leurs tarifs en fonction des services qu’elles proposeront. Les business model pourront également différer d’une PDP à l’autre.

 

Prenez le temps de les comparer et de les évaluer en gardant en tête les possibilités d’évolutions qu’elles offrent et ce que vous coûterait l’extension de vos besoins.

 

Critère #3 : les fonctionnalités additionnelles

 

En complément des prestations de transmission des données, les PDP pourront proposer de multiples services et fonctionnalités pour accompagner leurs clients dans l’optimisation, l’automatisation et le pilotage de leur processus de facturation. Envisagez dès aujourd’hui le processus de facturation dématérialisé cible pour votre entreprise vous permettra d’évaluer la richesse de l’offre de votre PDP et de sa capacité à accompagner votre processus de dématérialisation de la facturation.

 

Critère #4 : la compréhension métier de votre PDP

 

Outre les critères de couverture fonctionnelle et de fiabilité technique, la capacité du prestataire à vous accompagner, vous aider à définir les processus cibles, prioriser les chantiers de dématérialisation, accompagner vos équipes dans la prise en main de la solution et l’adoption des processus sont autant de clés de succès de votre projet dématérialisation des factures.

 

Nouveaux acteurs issus du dispositif de traitement des factures souhaités par l’État, les PDP vont jouer un rôle majeur dans le déploiement de la facture électronique obligatoire. Immatriculée par la DGFIP, elles devront répondre à des contraintes de sécurité, de maîtrise de format d’échanges de données précises qui en font naturellement des alliés clés pour les entreprises.

 

Même si aucun prestataire ne peut aujourd’hui s’affirmer PDP, les immatriculations n’ayant pas encore été menées. ICD International est candidate et se positionne comme future PDP.

 

Experts EDI depuis plus de 30 ans et impliqué auprès de la FNFE et de la DGFIP pour mener à leurs côtés les réflexions de mise en œuvre de Chorus Pro puis de cette nouvelle réglementation, ICD International maîtrise parfaitement les problématiques métiers liées à la dématérialisation des factures.

 

Avec cette plateforme de dématérialisation, nous ambitionnons non seulement d’accompagner le déploiement de la facture électronique d’entreprise de toutes tailles, mais également de les aider à automatiser, piloter, et optimiser leurs processus de facturation.

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Cas d’Or de la dématérialisation : ICD international récompensé par 4 prix

Les premiers Cas d’Or de la Dématérialisation se sont tenus le 8 novembre dernier. Devant le mouvement de fond que représente la dématérialisation dans toutes les entreprises, les Cas d’Or du Digital ont développé une nouvelle catégorie visant à présenter des cas d’usage représentatifs sur les besoins de démat’ au sein des entreprises et des enjeux associés.

Les meilleurs dispositifs en dématérialisation

Le palmarès de l’édition 2022 a été constitué par un jury composé de 14 décideurs particulièrement investis dans la dématérialisation et la digitalisation des processus de leur organisation.

Parmi les 13 prix décernés ce soir-là, ICD International en a remporté 4, dont le prix de l’Innovation et de la relation Fournisseurs avec le cas Leroy Merlin.

La solution de dématérialisation des Mandats Publicitaires développée pour EdiPub ainsi que le projet de Migration EDI mené pour Universal Music ont également été récompensés par un Cas d’Or.

Rendez-vous est pris pour 2023.

La prochaine édition des Cas d’Or se tiendra en novembre 2023. Il est fort à parier que parmi les dossiers soumis au jury, beaucoup traiteront de la dématérialisation de la facture et de la transition vers la facture électronique obligatoire qui assurément sera un enjeu central pour toutes les entreprises dans les mois à venir.

ICD International répondra présent pour proposer une solution innovante, conforme aux obligations réglementaires et adaptée au contexte de l’entreprise, qui, nous l’espérons, sera récompensée par un Cas d’Or 2023.

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Facture électronique obligatoire – 5 questions à se poser

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Avril dernier, les parties prenantes du FNFE-MPE, le forum national de la facture électronique et des marchés publics électroniques, se sont réunies pour conseiller les entreprises françaises qui se lancent dans la dématérialisation de leurs factures. Ce déploiement obligatoire vers la facture électronique concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA. C’est pourquoi, nous avons voulu vous proposer une synthèse des thèmes évoqués durant cette conférence et vous fournir les axes de réflexion clés pour aborder sereinement ce processus de dématérialisation des factures.

Petit rappel : Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Préalablement, il est important de rappeler ce que l’on entend par facture électronique. Ce sont toutes les factures créées, émises et reçues qui s’échangent de manière électronique entre les fournisseurs et les acheteurs par l’intermédiaire d’opérateurs de dématérialisation. Contrairement à une idée reçue, le format PDF n’est pas considéré comme une facture électronique.

Les factures électroniques sont soumises à des conditions légales spécifiques. En effet, selon l’article 289 du CGI VI et 233 de la Directive TVA 2006/2010 : « L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation».

Pour parvenir à cette conformité fiscale sur les factures électroniques, la solution est de suivre le standard européen EN 16931, c’est-à-dire des protocoles EDI (d’échanges de données informatisés) validés par l’administration fiscale. Pour ce faire, l’un des trois formats suivants est possible : UBL XML, CII XML ou Factur-X. Le dernier format est dit hybride puisqu’il se fonde à la fois sur le format PDF connu des entreprises mais s’intègre également sur les plateformes de dématérialisation prévues dans la réforme fiscale de 2024.

Sommaire :

La suite de cet article traite les questions que vous devez légitimement vous poser pour déployer la facture électronique dans votre entreprise  :

  1. Quels sont les objectifs visés par les autorités publiques françaises sur la facture électronique ?
  2. Quelles sont vos échéances, suivant la taille juridique de votre entreprise ?
  3. Sur quel modèle la DGFiP s’appuie-t-elle pour organiser cette dématérialisation des factures ?
  4. Quels gains peuvent espérer les entreprises qui se lancent dès aujourd’hui dans la facture électronique ?
  5. Quelles sont les bonnes pratiques à adopter pour accompagner le processus de dématérialisation des factures ?

1. Quels sont les objectifs visés par les autorités publiques françaises sur la facture électronique ?

La DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques) est l’autorité publique en charge de la mise en œuvre effective de la dématérialisation des factures par les entreprises assujetties à la TVA. D’après leur rapport sur la TVA à l’ère du digital, la facture électronique obligatoire remplit 4 objectifs :

  • Faciliter la procédure de déclaration TVA via un pré-remplissage des déclarations ;
  • Réduire la fraude à la TVA ;
  • Avoir un aperçu en temps réel de l’activité des entreprises pour pouvoir mieux ajuster les politiques fiscales ;
  • Accroître la compétitivité des entreprises grâce aux bénéfices liées à la dématérialisation des factures.

Depuis ce rapport datant de 2020, de nouvelles exigences ont été apportées. Le champ d’application des obligations ne se limite plus à la réception et l’émission de factures sous format électronique (e-invoicing) sur les transactions domestiques entre assujettis à la TVA mais s’étend par ailleurs à la transmission des données électroniques (e-reporting) à la fois sur les transactions en B2B international (avec un assujetti non-résident en France) et sur celles effectuées par des entreprises avec des consommateurs (B2C) nationaux.

2. Quelles sont vos échéances, suivant la taille juridique de votre entreprise ?

La France compte près de 4 millions d’entreprises qui sont en majorité des très petites entreprises (TPE). Les autorités fiscales françaises ont donc pris acte de cette configuration pour établir leur calendrier obligataire sur la facture électronique. S’appuyant sur ce contexte national, la réforme fiscale envisage de rendre obligatoire la facture électronique en procédant en deux étapes : la réception, puis l’émission de ces factures.

Elle prévoie un calendrier fixe sur lequel les entreprises doivent s’ajuster.

1ère étape concerne la réception des factures sous format électronique : Toutes les entreprises (les grandes entreprises, les ETI, les PME et TPE) assujetties à la TVA seront dans l’obligation à partir du 1er juillet 2024 de pouvoir recevoir les factures électroniques.

2ème étape concerne l’émission de factures électroniques : Cette étape va s’effectuer de manière différée et progressive pour tenir compte de la maturité numérique de chaque unité légale afin que le dispositif d’émission de factures électroniques soit correctement installé.

  • 1er juillet 2024 : les grandes entreprises (GE)
  • 1er janvier 2025 : les entreprises de taille intermédiaire (ETI)
  • 1er janvier 2026 : les petites et moyennes entreprises (PME), les microentreprises et les autoentrepreneurs

Ainsi, le calendrier se veut strict mais les délais choisis sont définis dans un temps imparti réaliste. Toutefois, les entreprises doivent prendre conscience le plus tôt possible des échéances pour mieux se préparer à cette obligation.

3. Sur quel modèle la DGFiP s’appuie-t-elle pour organiser cette dématérialisation des factures ?

La DGFiP compte se fonder sur le modèle Y qui s’inspire du système mis en place dans les pays d’Amérique latine au début des années 2000.

L’illustration suivante présente les différentes parties prenantes de ce modèle : y sont inclus les entreprises assujetties à la TVA (fournisseurs et acheteurs), les opérateurs de dématérialisation (comme ICD International) et l’administration fiscale (la DGFiP).

 

Modèle Y pour la facture électronique obligatoire

Modèle Y pour la facture électronique obligatoire

 

Dans un souci d’interopérabilité, la DGFiP accrédite des opérateurs de dématérialisation pour qu’ils puissent proposer leur plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Les entreprises fournisseurs et acheteurs devront se greffer à l’une de ces PDP. Ainsi, les factures et rapports fiscaux électroniques générés seront convertis, archivés et transmis, suivant un protocole de communication préalablement défini, aux bons destinataires. Quant à l’administration fiscale, elle répertoriera toutes les informations fiscales des entreprises reçues par les PDP au sein de son “Annuaire” et contrôlera les transactions à l’aide de son logiciel, Chorus Pro, intégré à sa plateforme publique de facturation électronique (PPF).

4. Quels gains peuvent espérer les entreprises qui se lancent dès aujourd’hui dans la facture électronique ?

Des grandes entreprises telles qu’EDF, VINCI Energies, EURODISNEY mais aussi des cabinets d’expert-comptable comme le Cabinet Jégard ont initié les premières démarches avant même que la facture électronique ne devienne obligatoire. Ces derniers sont intervenus dans le cadre de la Journée de la facture électronique pour nous faire part de leur retour d’expérience.

Le retour d’expérience d’EDF

En 2017, EDF devait traiter un volume total d’environ 700 000 factures. L’entreprise recevait déjà des factures d’achat sous format électronique d’une partie de ses fournisseurs. Ce contexte a favorisé leurs premières démarches vers une dématérialisation de leurs factures. Voici les 4 quatre bénéfices que l’entreprise EDF a retiré à l’issue de la mise en œuvre de ce processus :

  • une baisse des charges administratives et des erreurs de facturation liées à la gestion des factures sous format papier ;
  • une réduction des délais de transmission, ce qui améliore la relation avec leurs fournisseurs ;
  • une réduction de l’empreinte carbone ;
  • un meilleur suivi du statut de traitement des factures (du dépôt à la mise en paiement).

Le retour d’expérience de Vinci Energies

L’enjeu principal de VINCI Energies est lié à leur stratégie de croissance externe avec le passage de 13 à 57 pays en 2021. Cette internationalisation s’est accompagnée de nouvelles problématiques, notamment l’augmentation du nombre de factures et la diversité des contraintes légales en termes de dématérialisation suivant le pays dans lequel elle opère. Le travail d’harmonisation de leurs deux ERP – SAP et Navision & BC – a été l’élément fondamental pour démarrer leur processus de dématérialisation des factures. Entre 2016 et 2021, le volume de factures dématérialisées est passé de 300 000 à 4,5 millions. La transition s’est accélérée en 2020 par le déploiement de l’EDI et de la Factur-X. L’adoption de la facture électronique est pour eux synonyme à la fois de gain de temps et d’une plus grande efficacité sur leurs processus opérationnels.

Le retour d’expérience de DISNEYLAND Paris

Pour Disneyland Paris, la dématérialisation se réalise sur les factures fournisseurs et sur celles du personnel intérimaire (à hauteur de 99%). L’entreprise souhaite de ce fait même réduire les problèmes de délais de paiement, les risques d’erreur liées à la facture papier et limiter leur empreinte carbone. Avec plus de 300 000 factures annuelles, la société tend progressivement à se tourner vers un traitement automatique de ses factures. Et pour évaluer les retombés positifs d’un tel changement, elle regarde le taux d’efficience des factures EDI, actuellement de 56% entre 2021 et 2022, contre 24% pour la facture papier. L’objectif est donc d’augmenter ce premier taux à mesure que la facture électronique sera adoptée entièrement par elle-même et toutes ses parties prenantes.

La vision du Cabinet Jégard

Concernant la vision d’un expert-comptable, le Cabinet Jégard spécifie que les sociétés qui franchissent le pas de la facture électronique sont très satisfaits et ne souhaitent pas revenir en arrière. L’avantage déterminant dans son domaine est de permettre une comptabilité instantanée grâce au traitement automatisée de la facture et ainsi se focaliser sur son métier d’analyste et de conseiller. De même, il est intéressant pour ses clients d’effectuer cette dématérialisation car elle ajoute, in fine, de la valeur ajoutée à leurs propres solutions.

5. Quelles sont les bonnes pratiques à adopter pour accompagner le processus de dématérialisation des factures ?

Tout d’abord, le déploiement ne peut se faire sans une équipe interne regroupant tous les acteurs impactés par ce processus. Ces parties prenantes devront être mises au courant de la réforme fiscale en cours. De plus, une analyse de l’état des lieux de l’existant sera nécessaire. Cela passera notamment par la caractérisation de ses clients (plutôt domestiques ou internationaux, en B2B ou B2C) et la maturité de la pratique de la facturation (avec un usage de factures entrantes et/ou sortantes, puis le type de format employé – plus facture papier, en fichier PDF ou encore en facture électronique).

Ensuite, l’établissement des règles d’adressage des factures devra être réalisé et communiqué à vos clients et à vos fournisseurs pour éviter des pertes futures de factures. En parallèle, cela supposera de renseigner l’annuaire des destinataires auprès de la PDP et donc de revoir toute la base de données de vos contacts.

Un autre axe auquel il est nécessaire de s’atteler : c’est l’automatisation de l’intégration des factures via l’EDI. En tant que destinataire, cela nécessite de communiquer à mes fournisseurs les données dont j’ai besoin et une fois réceptionnées, de les intégrer au système d’information.

Enfin, suivant les besoins propres à votre entreprise, la dernière étape est de choisir le bon opérateur de dématérialisation puisqu’il va avoir accès à des données très sensibles. Le prestataire de service doit assurer un degré élevé de sécurité sur les données électroniques, facilité le suivi à temps réel des statuts du cycle de vie de la facture électronique et disposer des différents niveaux d’interopérabilité.

Conclusion

ICD International possède une expertise de plus de 30 ans dans le domaine de la facture électronique. Nous pouvons répondre aux différents niveaux d’interopérabilité décrits par l’état. Nous pouvons vous accompagner dans le choix d’un format structuré, dans l’adressage, dans la conformité avec les règles du DGFiP, dans la transmission de la facture et son suivi. Si le passage à la facture électronique obligatoire apparaît contraignant, nous vous aiderons à en faire un atout. Grâce à cet accompagnement, vous pourrez tenir vos échéances en vue de la réforme fiscale 2024.

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Les 3 clés qu’offrent ICD pour un Embarquement Fournisseurs réussi.

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Les bénéfices d’une relation digitale réussit entre Client et Fournisseur restent l’embarquement fournisseurs ou le Onboarding. Les campagnes d’embarquement sont initialisées par les donneurs d’ordres et industrialisées par les opérateurs de dématérialisation.

Personnalisez  l’embarquement fournisseur

Cette industrialisation s’opère à la vue du nombre important de fournisseurs à déployer. L’industrialisation de l’embarquement fournisseur reste une méthode fiable si l’ensemble des partenaires appartiennent à une même typologie :

  • Papier (envoi et réception courrier)
  • EDI (envoi et réception de façon automatisés dans les ERP)
  • Mixte (envoi et réception mail, courrier, EDI partiel )

Néanmoins, il s’avère que la plupart du temps les partenaires travaillent de façon hétérogène et peuvent mêler des envois et des réceptions de documents commandes, bon de livraison et factures en papier, EDI, mail, fax et même par téléphone ou aléatoirement selon, leur process interne. Chez ICD, nous proposons grâce à notre expérience réussie, des méthodes personnalisées, adaptées et flexibles.

« Une des premières étapes d’un projet d’embarquement fournisseur est de segmenter les fournisseurs selon leur maturité informatique. Ceci afin de proposer à chaque typologie de fournisseurs un process adapté et personnalisé. Pour les fournisseurs déjà informatisés, une formation aux nouveaux outils ainsi qu’un accompagnement des équipe interne SI sur les développements des messages sont nécessaires. Des tests s’en suivent jusqu’à la mise en production des nouveaux messages.

Dans un autre registre, les fournisseurs à faible volumétrie sont formés à la réception et l’envoi de fichiers PDF. Ensuite une analyse de leur système interne avec des préconisations leur sont proposés pour dématérialiser leurs premiers flux. Une équipe de chef de projets est alors détachée pour aider ces fournisseurs dans leurs projets de dématérialisation. », nous explique Laurent, directeur de projet au sein de l’équipe embarquement chez ICD.

Une méthode éprouvée gagnant-gagnant

Pour ce faire, nous mettons en place une plateforme dédiée à l’embarquement des fournisseurs permettant à chacun d’entre eux d’échanger dans un mode qui leur est propre. Les portails mis en place permettent de recevoir et d’envoyer des documents électroniques pour les plus avancés informatiquement, pré-remplir et télécharger les documents mis à leur disposition dans des formats lisibles type PDF pour les moins matures. Cette agilité dans les fonctions que nous mettons à disposition, donne à chaque fournisseur la possibilité de travailler selon son mode. Chacun des partenaires peut ensuite faire évoluer ses process au travers de la plateforme collaborative vers un mode 100% électronique et digital.

Mise en place de la stratégie d’embarquement :

  • Planifier les RDV fournisseurs
  • Mise à disposition de documentations afin d’informer les fournisseurs
  • Accompagnement en formation afin d’expliquer comment accéder à la facture électronique
  • Décrire et former sur les outils mis à leur disposition (portail, messagerie, service dédié)

« Nous mettons, à disposition des fournisseurs, une équipe dédiée. Elle présentera les différents avantages de la facture électronique, puis, selon le profil accompagnera les fournisseurs dans la dématérialisation de leurs factures. Après cette étape, nous planifierons en fonction des capacités des fournisseurs la mise en production du flux. » nous explique Emmanuelle, responsable du service embarquement chez ICD .

Des outils faciles d’accès pour accélérez l’adhésion

Du côté donneur d’ordres, dès la mise en place de la plateforme collaborative, les bénéfices s’en ressentent immédiatement. Quel que soit le mode de transmission en émission et réception des documents vers les fournisseurs, le donneur d’ordre reçoit et envoie ses documents de façon automatique et électronique.

L’expérience chez ICD depuis plus de 30 ans, nous montre que les donneurs d’ordre ont une courbe de ROI montante à partir de 3 mois d’embarquement.

CAS CLIENT :

Mecalac est une société familiale qui conçoit et produit des engins de travaux publics depuis 40 ans.

« Le déploiement du portail fournisseur Web EDI est issu d’une réflexion générale sur les besoins de modernisation des outils SI pour améliorer le processus global de production. » explique Hervé Bidois, supply chain manager chez Mecalac. « Poussé par notre croissance, nous avons optimisé notre processus de production pour ordonnancer les commandes clients et planifier la fabrication de nos engins. »

L’embarquement fournisseur a été effectué en 3 mois auprès de plus de 250 fournisseurs en Europe.

L’embarquement fournisseur ne peut être qu’un process qui gère automatiquement des centaines voire des milliers de fournisseurs. Les méthodes doivent être accompagnées d’intelligence analytique sur l’analyse de l’écosystème des fournisseurs, d’équipes dédiées à la segmentation des différentes typologies de fournisseurs ainsi qu’une solution collaborative adaptée à chaque mode de fonctionnement.

 

 

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5 questions clés pour savoir si vous êtes prêt pour la généralisation de la facture électronique en 2024.

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Les articles 153 et 195 de la Loi de Finances 2020 vont contraindre toutes les sociétés françaises assujettis à la TVA à envoyer et recevoir leurs factures de façon électronique à partir du 1er juillet 2024.

Cette réforme d’ampleur nationale modifiera les process internes de l’ensemble des assujettis dans l’optique d’une digitalisation des pratiques.

La France comme plus de 48 pays dans le monde amorce cette transformation numérique en commençant par la généralisation de la facture électronique.

La mise en place de la généralisation de la facture électronique demande à chaque entreprise un changement et une évolution de ses processus de traitement des factures.

Pour vous aider à évaluer votre conformité avec ce nouveau cadre légal, voici 5 questions fondamentales.

1 – Votre SI dispose-t-il de toutes les données légales obligatoires ?

Jusqu’à aujourd’hui, lorsque vous dématérialisiez vos factures fiscalement, 16 données étaient obligatoires sur la facture. En 2024, plus de 28 données seront exigées par l’administration fiscale. Les nouvelles données demandées par la DGFIP devront être intégrées à chaque facture. Un delta de plus de 12 données qu’il va falloir extraire de vos outils de gestion ou récupérer de façon électronique.

Connaissez-vous ces mentions obligatoires ? Disposez-vous de ces informations ? Votre SI est-il en mesure de les intégrer aux factures au format électronique ?

2. Suis-je en capacité d’intégrer automatiquement les factures électroniques émises par mes fournisseurs ?

 

Par simplicité, beaucoup de factures sont envoyées par mail après avoir été scannées ou transformées au format PDF. Rappelons que la définition d’une facture électronique est une facture établie à partir d’un outil de gestion ou de facturation et émise via un des protocoles informatiques validés par la DGFIP (EDI, API, Portail étatique pour le B2G).

Toutes autres formes de création de factures émises par des protocoles autres que ceux permis par la DGFIP ne constituent pas une facture valide fiscalement.

3. Suis-je en capacité d’émettre automatiquement des factures au format électronique vers mes clients ?

Le seul fait de créer une facture depuis vos outils de gestion ou de facturation ne constitue pas une facture fiscalement intégrable pour l’Etat. Pour 2024, la plateforme étatique a défini 3 formats dans lesquels vous devrez envoyer vos factures à la plateforme publique qui sont CII, Factur-X et UBL.

Votre SI ou vos prestataires de dématérialisation offrent-t-il la possibilité de respecter l’un de ces formats ? Qu’est-ce que cela signifie de mettre en place l’un de ces formats dans votre organisation ?

4.Le processus de validation fiscale des factures est-il fiable et conforme ?

Les factures envoyées au format électronique devront être sécurisées. L’article 289 V du CGI indique qu’une facture dématérialisée fiscalement doit être sécurisée par :

  • piste d’audit,
  • signature du PDF, ou
  • EDI fiscal.

Ceci afin de garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la pièce. Vos pratiques actuelles répondent-elle à l’une de ces trois voies de sécurisation ?

5.Mon système de gestion est-il en capacité de gérer le cycle de vie de mes factures ?

 

Le processus de suivi du cycle de vie des factures et gestion des éventuels litiges deviendra automatique grâce à la réception de statuts électroniques de la plateforme publique.

Ces statuts obligatoires sont au nombre de 4 (facture rejetée, refusée, déposée et encaissée). La DGFIP permet néanmoins la mise en place de 10 statuts supplémentaires qui sont soit recommandés soit libres. Il sera essentiel de pouvoir intégrer et traiter l’ensemble des statuts qui vous seront envoyés pour fluidifier le traitement et le règlement des factures reçues.

Un audit pour vous préparer plus sereinement ?

Si au moins  la réponse à l’une de ces 5 questions restent floues, un audit peut vous aider à préparer sereinement la transition vers la facture électronique obligatoire.

On édite chaque année en France environ 2,5 milliards de factures, dont 3% seulement au format électronique.

2024 impose de basculer sur 100% de factures électroniques ce qui engage bon nombre de sociétés à franchir le cap de la dématérialisation.

Faire évoluer vos modes de fonctionnement pour se mettre en conformité aux exigences de l’administration fiscale demandera à la fois des mises à jour techniques de vos outils de gestion, de vos outils SI ainsi qu’une réorganisation des services métier.

Pour réussir cette transition, la première étape incontournable consiste à connaître et maîtriser parfaitement les processus internes et le fonctionnement exact des flux de facturation de votre société.

Pour cela, il est nécessaire d’effectuer une analyse en collaboration avec les services impactés pour engager une transformation progressive et adaptée de vos processus de facturation.

En tant qu’expert de la dématérialisation des documents depuis plus de 30 ans, nous pouvons vous accompagner dans cette conduite du changement par un audit qui stabilisera les process actuels afin de les faire évoluer de façon progressive et aborder cette réforme sereinement..

 

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Factur-X : La facture électronique accessible à tous

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Le principe

La Factur-X  est une norme mixte franco-allemande de facture électronique. Le format hybride de la Factur-X est entre le PDF/A-3 pour les utilisateurs et les données XML pour les traitements automatisés. L’introduction de ce nouveau format respecte la norme sémantique européenne EN 16931, publiée par la Commission européenne le 16 octobre 2017. A titre informatif, elle a le même standard que ZUGFeRD 2.1.

En d’autres termes, Factur-X est à la fois une facture lisible au format PDF, qui contient toutes les informations utiles au traitement, notamment en cas d’écarts par rapport aux commandes ou aux réceptions, et qui présente les données de la facture sous forme de fichier structuré afin que les systèmes d’information puissent effectuer des intégrations et des comparaisons automatisées.

L’objectif

L’objectif principal de Factur-X est avant tout de permettre à toutes les sociétés de créer des factures électroniques à valeur ajoutée qui contiennent autant d’informations que possible de manière structurée, en fonction de leur capacité à les créer.

Factur-X permet quel que soit la taille de l’entreprise TPE, PME, GE d’utiliser, selon sa maturité, l’ensemble des données par extraction ou seulement le traitement du PDF. En outre, ce format mixte est l’association de technologies permettant l’extraction totale de la facture de façon manuelle ou entièrement automatisée.

Afin de permettre une plus large prise de contrôle par des entreprises de toutes tailles et de les guider, ce standard contient plusieurs profils de données:

L’AIFE a intégré Factur-X comme format de facture mixte et disponible dans CHORUSPRO depuis mai 2018.

Factur-X est également de part sa définition conforme avec la réglementation fiscale européenne, transposée au droit français

Les principaux avantages

Tout d’abord, Factur-X se caractérise par l’association de deux types de format PDF et XML.

Factur-X, l'association PDF/XML

Factur-X, l’association PDF/XML

Toutefois, le PDF (Portable Document Format ) est le format le plus usité à travers le monde et les différents systèmes d’informations existants.

Mais, de par sa nature et ses caractéristiques, il présente de nombreux avantages :

  • Simplicité de création
  • Garantit l’intégrité des données
  • Sécurisé par différents procédés (mot de passe, filigrane, signature électronique,….)
  • Respect de l’intégration et la restitution graphique
  • Intégration des différents types de médias (texte, images, liens, audio,….)
  • Poids et volume compact

Mise en œuvre

L’entreprise émettrice génère ses factures au format PDF. Chaque facture doit bien sûr comporter un numéro unique et être éditée de façon chronologique.

A ce jour, les mentions obligatoires de la facture sont :

  • La date d’émission
  • La date de la vente ou de la prestation de service
  • Le descriptif des produits ou services vendus (libellé, références, quantités, prix unitaires HT, taux de TVA, éventuelles remises…)
  • L’identité du fournisseur (nom de l’établissement, raison sociale, Siren/Siret ; code Naf, numéro RCS…)
  • L’identité du client
  • Le numéro de TVA intracommunautaire, le cas échéant
  • Le numéro du bon de commande, le cas échéant
  • La date ou le délai de paiement.

Par ailleurs, la facture PDF devra, parfois, intégrer certaines mentions métiers demandées par le client en fonction de son secteur ou de ses spécificités.

Notre plateforme convertira les PDF en PDF/A3, avec signature électronique répondant aux normes RGS (Référentiel Général de Sécurité). Une fois convertie au format PDF/A3, la facture électronique sera envoyée au récepteur et les données de facturation seront automatiquement transmises au « Portail Public de Facturation » (PPF).

ICD International propose la Factur-X parmi ses formats standards de la plateforme et à l’ambition de rendre accessible à toutes sociétés voulant dématérialiser ses factures dans un budget et un temps réduit.

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Facture électronique : Article 153 du PLF 2020 – Annuaire des entités

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Dans le sixième chapitre de la mise en œuvre de la facture électronique (Article 153 de la Loi de Finances 2020° , ICD International a le plaisir de vous rendre compte des règles sur l’annuaire des entités établie par la DGFIP.

Pour avoir le compte-rendu des derniers ateliers veuillez suivre ce lien :

https://www.icdint.fr/category/dematerialisation-des-factures/

Définition et objectifs

L’annuaire est une base de référence unique, centralisé, accessible par tous les utilisateurs de la plateforme publique (PFP) et par les plateformes de dématérialisation immatriculées (PDI) appelées aussi plateforme privées certifiées.

L’annuaire des entités a pour objectif d’assurer le bon adressage des factures, statuts et données de facturation entre émetteurs et récepteurs ainsi que la fiabilisation des données de routage mises à disposition des différents acteurs.

Le futur annuaire centralisé s’appuie sur plusieurs principes directeurs permettant de sécuriser les échanges dématérialisés prévus dans le cadre de l’obligation

  • CENTRALISATION
    Rassembler l’ensemble des acteurs concernés par la réforme dans un référentiel unique.
  • INTEROPÉRABILITÉ
    Mettre à disposition un annuaire accessible par tous les utilisateurs, directement sur la plateforme ou en mode service.
  • PRÉCISION
    Garantir un niveau d’information suffisant et à jour permettant le bon adressage des factures, des statuts et des données de facturation.
  • SÉCURITÉ
    Garantir la sécurité et la traçabilité des données contenues dans l’annuaire, notamment via la gestion des habilitations.

Ces ensembles des données sont strictement nécessaires à la bonne identification du partenaire commercial par le fournisseur et au bon adressage des factures.

Il permet également la bonne réception des factures dématérialisées et des statuts du cycle de vie.

Structure et données de l’annuaire des entités

L’annuaire des entités est structuré en 3 catégories.

 

 

 

Liste des données du nouvel annuaire

Liste des données du nouvel annuaire

Liste des données du nouvel annuaire.

 

Comment et dans quel cas vont s’opérer les mises à jour ?

 

Il est important de prendre en compte les différentes informations et données constituant l’annuaire des entités. Nos équipes d’experts sont à même de vous proposer un accompagnement sur la mise en place des process pour l’établissement des données et du mode de fonctionnement à adopter.

ICD INTERNATIONAL est un acteur majeur de la facture électronique,  nous conseillons la majorité de nos clients dans cette conduite du changement pour un passage de la réforme dans les meilleures conditions.

 

 

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Cycle de Vie et Statuts de la facture électronique – Article 153 de la Loi de Finances 2020 (PLF 2020)

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Dans la continuité des ateliers destinés à la mise en œuvre de la facture électronique (Article 153 de la Loi de Finances 2020), ICD International a le plaisir de vous rendre compte des règles sur le Cycle de Vie et Statuts de la facture électronique  établie par la DGFIP.

Pour avoir le compte-rendu des derniers ateliers veuillez suivre ce lien :

https://www.icdint.fr/category/dematerialisation-des-factures/

Objectif du Cycle de Vie et Statuts de la facture électronique

Comme il a été évoqué lors des précédents articles, la plateforme CHORUS Pro fera office de Plateforme Nationale Publique.

A ce jour CHORUS Pro, traite l’ensemble des factures destinées et émises entre entreprises privées et entités publiques (B2G).

Demain, la plateforme CHORUS Pro sera en mesure de traiter les factures émises et réceptionnées entre entreprises du secteur privé (B2B).

Pour une meilleure gestion des statuts des factures, un cycle de vie a été établi par la DGFIP.

Celui-ci répond  aux 4 enjeux suivants:

  • Offrir une vision partagée du traitement de la facture pour l’ensemble des acteurs intéressés (émetteur, récepteur, administration)
  • Déterminer une liste et un format d’échange des statuts permettant d’assurer l’interopérabilité entre les acteurs (entreprises, plateformes privées, plateforme publique)
  • Détailler le processus de traitements des rejets et annulations de factures
  • Faciliter le pré-remplissage de la déclaration de la TVA

Les bénéfices issus de ces 4 enjeux sont :

ENTREPRISES –  dans leur rôle d’acheteurs et de fournisseurs

  • Réduction de la charge administrative du suivi du traitement
  • Réduction de la charge administration liée à la gestion de la TVA
  • Meilleur suivi des délais de paiement
  • Meilleure visibilité et réduction des litiges

ETAT

  • Meilleure connaissance de l’activité des entreprises
    • Les statuts permettent à l’administration de savoir si une facture a été réceptionnée par le bon client,  s’il a accepté ou non en vue de l’émission d’une facture rectificative

Quels sont les différents statuts adaptés ?

Schéma de principe du Cycle de vie de la facture électronique

Statut du rejet des factures sur la plateforme publique ( article 153 de la PLF 2020 )

Schéma de principe des statuts des factures électroniques sur la plateforme publique

Schéma de principe des statuts des factures électroniques sur la plateforme publique

Règles des statuts de la facture électronique

Règles des statuts de la facture électronique

Focus sur les rejets des factures

La facture dans de nombreux cas est contestée et/ou peut être rectifiée.

Que ce soit à l’initiative de l’émetteur de la facture ou suite au rejet du récepteur.

Les 3 cas de rejet de factures :

Statut du rejet des factures

Statut du rejet des factures sur la plateforme publique ( article 153 de la PLF 2020 )

Statut du rejet des factures

Statut du rejet des factures sur la plateforme publique ( article 153 de la PLF 2020 )

 

L’ensemble de ces règles constitueront après validation par la DGFIP du cycle de vie de la facture.  Ces statuts sont applicables à tous les secteurs et tous types de factures. Afin d’évaluer l’intérêt de ces statuts au sein de votre entreprise, n’hésitez pas à nous envoyer vos cas d’usage et vos questions.

ICD INTERNATIONAL est un acteur majeur de la facture électronique . Nous accompagnons plusieurs centaines de clients dans cette conduite du changement pour un passage de la réforme dans les meilleures conditions.

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Le E-reporting, ses modalités et modes de transmission.

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Depuis l’annonce de l’article 153 de la Loi de Finances 2020, ICD International a l’honneur de participer aux différents ateliers animés par la DGFIP (Direction générale des Finances publiques). Ces ateliers détermineront les modalités techniques et opérationnelles de l’application du décret. Nous avons le plaisir de vous rendre compte des avancées en la matière suite au cinquième atelier de travail sur le e-reporting effectué au mois de Mai 2021.

Pour avoir le compte-rendu des derniers ateliers veuillez suivre ce lien :

Définition et objectifs :

Le e-reporting correspond à la transmission des données de transactions réalisée par un assujetti à l’administration fiscale, sans transfert au client.

Cela vise les opérations ne donnant pas lieu à facturation et/ou entre non-assujettis.

L’objectif principal du e-reporting vise au pré-remplissage des déclarations de TVA et de la lutte contre la fraude.

La France s’inscrit dans une démarche mondiale. Certains pays ont déjà mis en place ce système comme le Portugal, l’Espagne, la Russie, l’Italie,…

Schéma général et principe:

L’e-reporting peut être déposé, quelle que soit sa forme :

  • soit directement sur la plateforme publique (e-reporting direct) ;
  • soit par l’intermédiaire d’une plateforme privée qui adressera les données à la plateforme publique.

Ensuite, ces données sont collectées par la plateforme publique dont le flux de données alimentera les applications de l’administration fiscale en vue du pré-remplissage des déclarations de TVA et de lutte contre la fraude.

Quelles données devront être transmises obligatoirement?

Si vous êtes fournisseur :

  • Livraisons de biens et prestations de services (PS) intracommunautaires (au sein de l’UE) ;
  • Exportations de biens et PS réalisées au profit d’entreprises hors UE ;
  • Les opérations vers les collectivités d’outre-mer (nb : les opérations avec les DOM seront dans le e-invoicing).

Si vous êtes client/acheteur :

  • Les acquisitions intracommunautaires de biens et de services – réalisées en France ou non ;
  • Les acquisitions de biens et de services à des opérateurs hors UE (hors importations) – situées en France ou non.

Cas particulier lié au territoire français de TVA (France et Monaco = territoire unique en matière de TVA) : les opérations à destination de / en provenance de Monaco devraient être intégrées dans l’e-reporting.

Les opérations exclues du e-reporting

Les importations

  • Les opérations réalisées par une personne morale non assujettie telles qu’une association à but non lucratif et les opérations entre non-assujettis
  • Les opérations exonérées et dispensées de facturation visées par les articles 261 à 261 E du CGI (formation, activités médicales, certaines opérations financières et bancaires…).

Quelles seront les modalités de transmissions et de fréquence du E-reporting en B2B ?

En fonction du canal de transmission, les données à transmettre vont différer. En matière de B2B international, une facture est obligatoire.
Comme pour le e-invoicing, le e-reporting suit le même circuit. La transmission des données peut s’effectuer d’une part via la plateforme privée certifiée qui, elle même, le transmettra ces données à l’administration fiscale. Autrement, elle peut les envoyer directement à la plateforme publique.

De même, les données à transmettre sont identiques à celles du e-invoicing. En effet, les règles de facturation françaises s’appliquent aux deux. Toutefois, une différence s’opère sur la limite du n° identification client. Elle ne s’effectuera pas sur le SIREN, mais le n° de TVA intracommunautaire pour les clients au sein de l’UE et le n° de registre national pour les opérateurs hors UE.

Attention : Le e-reporting ne remplace pas la déclaration d’échanges de biens et de services (DEB/DES).

A la différence de l’Espagne qui a choisi un modèle d’e-reporting uniforme, la France opte pour une fréquence de transmission adaptée à l’activité de l’entreprise, c’est-à-dire en fonction de son régime d’imposition. Toutefois, cette flexibilité n’empêche pas d’atteindre l’objectif du pré-remplissage des déclarations TVA.

Pour les entreprises au régime réel normal :

  • un reporting hebdomadaire dans les 4 jours suivant la fin de la semaine.

Pour les autres entreprises (micro-entrepreneurs, régime de la franchise en base, régime simplifié (RSI)) :

  • un reporting mensuel dans les 7 jours suivant le dernier jour du mois.

Modalités pour le B2C ou les personnes morales ou non assujetties

D’une part, les commerces visant le B2C devront déposer sur la plateforme publique en format structuré le ticket Z. Ce dernier récapitule les transactions quotidiennes globales des opérations par mode de paiement.

D’autre part, l’entreprise émettant des factures utilisera le même canal de transmission à l’administration que pour les factures B2B (sans transmission au client).

Enfin, si une entreprise non équipé informatiquement devra envoyer certaines informations via une saisie sur portail ou via l’envoi de fichiers formatés par opération. Elles comprendront le taux de TVA, le montant de TVA, le motif d’exonération le cas échéant, la devise si elle diffère de l’euro et l’identifiant client.

 

ICD International reste à votre disposition pour tout complément d’informations sur les modalités techniques d’application de cette loi.

Nos experts mettent en place des audits à l’ensemble de nos clients désireux d’évaluer et d’anticiper les éventuels changements afin d’être en règle avec la législation future.

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Article153 de la LFP 2020: Quelle sera la plateforme étatique ?

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Rappel et objectifs sur la réforme

La nouvelle plateforme répondra aux exigences de la réforme de l’article 153 de la loi de finances 2020.

Celle ci- s’articule sur 4 objectifs clés :

4 objectifs clés de l'article 153 de la LFP 2020

Qui est concerné par la réforme de l’article 153 ?

L’ensemble des assujettis à la TVA en France qui représente un volume supérieur à 22 milliards de factures par an pour 4 millions d’entreprises. Les factures sont réparties de la façon suivante

 

B2G :  100 millions de factures par an

B2B :  2 milliards de factures par an

B2C :  > 20 milliards de transactions par an

Illustration de l'écosystème des entreprises

Illustration de l’écosystème des entreprises concernées par l’article 153 de la LFP 2020

Dispositif mis en place par la DGFIP

Le dispositif choisi par la DGFIP suivra un schéma en Y. Celui-ci prendra en compte les différents circuits de facturation incluant des plateformes privées certifiées.

Schéma de principe de transmission des données

Chorus Pro : la solution de l’état

La plateforme d’échange Chorus Pro actuelle sera la base applicative de la réforme. Chorus Pro est le portail répondant aux obligations de l’Etat visant à dématérialiser les factures du secteur privé vers les entités publiques. Depuis la mise en place en 2007, Chorus Pro a traité plus de 120 millions de factures et ce chiffre ne cesse de croitre.

Cette plateforme va être étendue pour le traitement des factures entre sociétés privées (B2B et B2C) également.

Les documents concernés par la réforme sont les factures, factures rectificatives et avoirs.

Les échanges avec la plateforme publique s’appuieront sur des normes reconnues pour faciliter les échanges ainsi que l’exploitation des données par l’administration fiscale. La plateforme publique reprendra les formats les plus utilisés par Chorus Pro B2G dans le respect de la norme européenne  EN16931 et des données obligatoires.

Pour les sociétés les moins informatisées, les PDF natifs seront acceptés durant un temps qui sera déterminé par la DGFIP.

Principe de la plateforme répondant aux exigences de l’article 153

Un annuaire national répertoriera l’ensemble des sociétés concernées par la réforme suivant des critères qui seront établis par la DGFIP dans les semaines à venir. Les identifiants préconisés sont le SIRET et le SIREN. Ce référentiel sera alimenté principalement par la base SIRENE de l’INSEE.

Les entreprises ne disposant pas de solutions de dématérialisation pourront passer par des plateformes certifiées ou provisoirement déposer des PDF natifs sur la plateforme.

Les canaux de communication seront des APIs, portail et EDI qui seront utilisés par les plateformes certifiées, opérateurs de dématérialisation et les utilisateurs Chorus Pro.

Les factures seront envoyées à la plateforme publique par le biais des différents canaux de communication et renvoyées par ces mêmes canaux. Un cycle de vie comportant des statuts de réception et de paiement seront mis en place pour une traçabilité des factures.

La base et le principe de l’application Chorus Pro fait ses preuves depuis plus de 10 ans dans le secteur B2G. Il était naturel que Chorus Pro soit étendu au secteur B2B.

Les modalités d’accès à cette plateforme ainsi que les prérequis seront décrits par la DGFIP dans les prochains ateliers qui se tiendront au moi de mai 2021.

Rôles des plateformes privées certifiées

Les plateformes privées certifiées auront pour tâches de transmettre à la plateforme nationale les données de factures exigées par l’article 153 de la LFP. Les plateformes privées certifiées seront à même de recevoir de votre part les factures en sortie de vos système et de les restituer au format imposé par l’administration fiscale. Les PPC (plateforme privées certifiées) sont expertes en dématérialisation et seront les garants des exigences légales et fiscales.

ICD international reste à votre écoute pour toutes questions ainsi que toute étude préalable. Nous pouvons anticiper avec vous cette conduite au changement par des audits de vos systèmes applicatifs et de vos process fonctionnels et métiers.

Nos experts restent à votre disposition.

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