Une réforme fiscale majeure en Roumanie

La Roumanie se prépare depuis quelques années à une transformation significative dans le domaine de la facturation avec l’introduction de la facture électronique obligatoire pour les transactions B2B à partir du 1er janvier 2024. Cette décision a été prise par le ministère des Finances roumain dans le but de moderniser les pratiques commerciales et fiscales du pays.

La Commission Européenne a également joué un rôle important dans cette transition, en autorisant la Roumanie à mettre en œuvre la facturation électronique B2B obligatoire pour une période de trois ans, soit de janvier 2024 à décembre 2026, ou jusqu’à ce que l’UE décide d’adopter la proposition ViDA.

Une généralisation de la facture électronique déjà en marche

Depuis 2021, des ordonnances gouvernementales se sont succédées pour jeter les bases du système national de facturation électronique roumain (120/2021) et progressivement introduire des obligations d’émettre des factures électroniques.

L’e-invoicing obligatoire pour les Transaction B2G

La facturation électronique pour les transactions entre entreprises et le gouvernement (B2G) est devenue obligatoire le 1er juillet 2022, conformément à la Loi 139/2022. Cette loi stipule que toutes les transactions des marchés publics roumains doivent désormais être facturées via le système de facturation RO e-Factura, utilisant le format UBL 2.1 ainsi que le CII XLM sur la norme sémantique européenne EN 16931 sans aucune extension complémentaire.

Des obligations pour certains produits

L’ordonnance gouvernementale 130, publiée en décembre 2021, avait introduit l’obligation d’émettre des factures électroniques à compter de juillet 2022 pour les entreprises commercialisant certaines catégories de produits considérées à “haut risque d’évasion fiscale” (fruits et légumes, alcools, nouvelles constructions, produits minéraux, textiles et chaussures…)

La Plateforme RO E-invoice

La clé de la transition

Pour faciliter la transition vers la facturation électronique, la Roumanie a mis en place la plateforme RO E-Invoice en novembre 2021. Cette plateforme permet l’échange de factures tant avec les administrations publiques (B2G) qu’entre entreprises privées (B2B). Les factures doivent être générées conformément à la norme RO_CIUS et doivent être soumises dans un délai de cinq jours ouvrables à compter de leur émission.

Après la soumission, la plateforme attribue un numéro d’identification à chaque facture et effectue des validations pour s’assurer de leur conformité tant au niveau de la syntaxe que de la sémantique. Une fois validées, les factures reçoivent la signature du ministère des Finances pour garantir leur intégrité.

Les émetteurs et les destinataires doivent conserver les factures électroniques signées par le ministère des finances (MOF) pendant au moins 10 ans, conformément à la réglementation.

Le fonctionnement de la réforme

La réforme fiscale Roumaine s’inscrit dans un périmètre presque similaire à celui de la reforme Française avec quelques exceptions cependant :

• Les factures échangées en B2B non domestiques sont attendues à travers la plateforme RO E-Invoicing à partir du 1 Janvier 2024 (avec une période de tolérance de 3 mois) dans un mode d’E-Reporting. Cela ne concernant cependant que la facturation de fournisseurs étrangers possédant un numéro de TVA intracommunautaire Roumain,

  Après cette période de grâce, les entreprises qui ne se conforment pas à cette nouvelle réglementation seront soumises à des amendes, allant de 500 à 2 500 lei (environ 100 à 500 euros) pour la plupart des entreprises et de 5 000 à 10 000 lei (environ 1 000 à 2 000 euros) pour les grandes sociétés.

• Les factures échangées en B2B domestiques sont attendues à travers la plateforme RO E-Invoicing à partir du 1 Juillet 2024,

• Il n’y a pas de E-Reporting pour la facturation de clients non domestiques, ni pour le périmètre B2C

La volonté du législateur Roumain est de mettre un œuvre une reforme pragmatique permettant l’embarquement d’une majorité des entreprises du territoire dans un temps record.

Digitalisation du Système Fiscal : vers l’efficacité et la transparence

Le passage à la facture électronique fait partie intégrante de l’effort plus large de digitalisation du système fiscal roumain. Le ministre des Finances, Dan Vîlceanu, a souligné l’importance de cette transformation numérique pour améliorer la relation entre le secteur privé et l’administration fiscale. Il insiste sur la transparence dans la gestion des fonds publics et la nécessité d’une administration publique proactive et efficace.

En conclusion, la Roumanie s’engage résolument dans la voie de la facture électronique obligatoire pour améliorer l’efficacité fiscale et moderniser ses processus administratifs. Cette transition s’inscrit dans le cadre de la digitalisation croissante du secteur public roumain, avec un objectif clair de simplification et de transparence dans les transactions commerciales et fiscales.

Dématrust, la plateforme de dématérialisation des factures d’ICD International, est conforme à de nombreuses législations internationales dont la législation Roumaine. Consultez nos équipes pour découvrir comment ICD International peut vous accompagner dans l’audit de vos flu et la mise en conformité de vos processus à la réforme de la facture électronique en Roumanie.

(🇬🇧 English Version Below)

La réglementation autour de la facturation électronique est vaste et évolue en permanence. Les règles et exigences que les entreprises et leurs clients doivent respecter diffèrent d’un pays à l’autre. Voici quelques repères pour vous permettre d’y voir un peu plus claire et mieux comprendre les réglementations et modèles en vigueur, en France, en Europe et à l’international.

Clearance ou Post-Audit : la cohabitation de modèles différents

Depuis une directive publiée en 2001, l’Union Européenne rend possible la facturation électronique. En effet, le format électronique est accepté comme preuve TVA à condition de garantir l’intégrité, l’authenticité et la lisibilité de la facture tout au long de son cycle de vie, c’est à dire de son émission ou sa réception jusqu’au dernier jour de son archivage. Il s’agit du modèle Post-audit qui est en vigueur en Europe, donc, mais aussi aux Etats-Unis, en Australie, en Inde…

D’autres pays ont opté pour un modèle complètement différent basé sur une relation tri-partite entre le vendeur, l’acheteur et l’administration fiscale. L’approche clearance exige que le fournisseur obtienne pour chaque facture l’approbation préalable de l’état avant de l’envoyer à l’acheteur. Le modèle a été d’abord plébiscité par de nombreuses puissances émergentes (Mexique, Amériques du sud, la Russie, la Chine…). Puis, plus récemment, des pays d’Europe l’ont adopté comme l’Italie.

Outre l’application de l’un ou de l’autre modèle, le cadre légal qui règlemente la facture électronique peut différer d’un pays à l’autre et imposer des contraintes spécifiques (durée d’archivage, signatures électroniques, choix des technologies…)

6 critères clés pour définir votre stratégie de facturation électronique

Dans ce contexte, le déploiement de la facturation électronique dans une entreprise doit s’appuyer sur une stratégie de dématérialisation des factures clients et fournisseurs précise. Cette stratégie se définit sur la base de critères qu’il convient de prendre en compte pour assurer la conformité légale du processus mis en œuvre et également sa réussite opérationnelle.

1 – Où en est votre entreprise et quel est votre objectif ?

Il s’agit évidemment d’une question fondamentale. Selon le niveau de maturité de votre organisation et votre objectif, le projet, et donc la stratégie de dématérialisation, seront bien différents.  S’agit-il de passer à la facture électronique en permettant d’échanger des factures PDF et d’automatiser autant que possible ce processus ou de dématérialiser le processus de facturation client et fournisseur et de l’intégrer à l’ensemble du processus financier et à l’ERP ?

L’approche du projet et les technologies à mettre en œuvre ne seront pas les mêmes selon les réponses que vous apporterez à ce premier point.

2 – Qui sont vos clients ?

Le profil de vos clients joue un rôle important dans les choix que votre entreprise fera en matière de facturation électronique.

Où sont situés vos clients, en France ? En Europe ? Partout dans le monde ? Surtout en Asie… L’implantation géographique de vos clients aura évidemment un impact sur votre stratégie puisqu’elle régit les contraintes légales et les exigences auxquelles vous devrez répondre. Travaillez également sur vos projections de croissance et les volumes de transaction par pays ou par client afin d’anticiper l’éventuelle prédominance d’un modèle de facturation ou l’émergence de contraintes supplémentaires à intégrer dans vos processus.

3 – Comment allez-vous garantir que vos factures sont authentiques et que les informations qu’elles contiennent sont exactes ?

Selon le Conseil International des Archives, l’authenticité d’un document se traduit par la persistance dans le temps de ses caractéristiques originales, à savoir le contexte, la structure et le contenu. En d’autres termes, c’est un document qui conserve sa fiabilité d’origine.

L’authenticité d’une facture peut être garantie soit par :

• l’utilisation de l’EDI,
• l’emploi de la signature électronique
• l’établissement d’une piste d’audit fiable.

4 – Comment garantirez-vous la conformité de la facture ?

Il s’agit pour ce 4^ème point de démontrer que la facture correspond effectivement à des biens ou des services livrés ou réalisés. La facture peut donc être rapprochée d’un bon de commande ou d’un bon de livraison.

5 – Comment vous assurerez-vous que vos factures sont lisibles ?

Il s’agit de garantir que les factures électroniques sont lisibles tout au long du processus de facturation. Néanmoins, la multitude de formats possibles (EDI, CSV, PDF, papier…) accentue les risques de pertes de factures ou de dégradation de la qualité des données.

6 – Votre stratégie comprend-elle toutes les briques nécessaires au déploiement d’un processus de facturation dématérialisé ?

Il est évidemment important de porter une attention particulière à la complétude de la solution pour laquelle vous opterez. Pour autant, cela ne signifie pas que tout l’éventail de possibilité de votre solution sera nécessaire. Toutefois, se doter d’une solution est primordial. Celle-ci devra évoluer avec votre entreprise mais aussi s’adapter aux contraintes légales régissant la facture électronique.

Voici les composantes essentielles d’une solution de dématérialisation de factures :

• Service d’embarquement (On-Boarding)
• Interopérabilité
• Communication multi-canal
• Support et conversion de formats variés
• Tracking
• Analytique
• Archivage à valeur probatoire

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