Archive d’étiquettes pour : facture électronique

Adwanted est un acteur international spécialisé dans les métiers de la publicité à travers ses activités Data & Content et Softwares & Solutions. Éditeur de la solution MediaPilot, pour la gestion des réservations et de la facturation des campagnes publicitaires, Adwanted a choisi ICD International pour développer les fonctionnalités liées à la facture électronique obligatoire.

 

ICD International est un éditeur français, expert des solutions EDI depuis plus de 30 ans, engagé dans les ateliers de la DGFIP depuis 2017 et membre d’EDIPUB. ICD International développe depuis de nombreuses années une solution de dématérialisation des factures et se positionnement comme future PDP.

Répondre à la réforme et optimiser les processus de facturation

Ce partenariat assure aux utilisateurs de Mediapilot leur mise en conformité à la facturation électronique obligatoire. Les fonctions de dématérialisation des factures portées par ICD International, seront intégrées au système de facturation de MediaPilot pour, notamment :

  • transférer les factures dématérialisées à la solution ICD International,
  • vérifier la conformité des factures avant transmission au portail de l’état ou à la PDP clients
  • suivre le cycle de vie des factures
  • remonter des informations et KPI’s directement dans MediaPilot

 

Outre la réponse aux nouvelles obligations légales, ce partenariat offre des fonctionnalités métier avancées pour automatiser et optimiser les processus de traitement des factures clients et fournisseurs (mise en œuvre de workflow de validation des factures, déploiement d’un portail clients / fournisseurs, gestion de recouvrement…)

 

Pour en savoir plus, découvrez notre dernier webinaire :

 

 

Préparer votre entreprise à mise en place de la réforme

 

Afin de permettre aux acteurs de la publicité de préparer sereinement la transition vers la facture électronique obligatoire. ICD International et Adwanted proposent une offre de conseil qui permet de confronter vos pratiques de facturation actuelles aux exigences de la réforme pour identifier les transformations à mener et les priorités à traiter.

 

Pour en savoir plus sur l’offre trajectoire 2024

Le 7 octobre dernier le décret 2022-1299 et son arrêté, relatif à la généralisation de la facture électronique étaient publiés au journal officiel.

Il fixe les modalités de mise en oeuvre des obligations d’émission et de réception des factures électroniques, de transmission des données de facturation à la DGFIP et du paiement.

Même si les nombreux ateliers organisés par la DGFIP et les différents supports de spécifications techniques en émanants avaient déjà largement décrits les conditions d’application de la réforme, la publication du décret les gravent dans le marbre.

Il apporte également un certain nombre de précisions ou d’ajustements à retenir :

1 – Les mentions obligatoires :

Le décret annonce 4 nouvelles mentions obligatoires qui devront accompagner la facture :

  • N° de Siren du client
  • la catégorie de vente (vente de bien, de service ou mixte)
  • l’option de TVA au débit
  • l’adresse de livraison si elle est différente de l’adresse de l’acheteur.

Ces modifications s’appliqueront selon le même calendrier que l’entrée dans la réforme et concernera toutes les factures.

Livre blanc

Facture électronique obligatoire 2024 : ce qu’il faut retenir pour bien s’y préparer ?

  

2 – Le très large périmètre d’actions des PDP

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) auront un champ d’actions élargit et très complet. Ainsi elle pourront intervenir pour :

  • Emettre, transmettre et réceptionner la facture sous une forme électronique du fournisseur au client
  • Extraire les données utiles des factures électroniques pour les transmettre à l’administration fiscale via le Portail Public de Facturation (PPF)
  • Réceptionner les données de transaction demandées dans le cadre du e-reporting et les transmettre au PPF
  • Recueillir les données de paiement des prestations de service.
  • Contrôler la qualité des données de facturation, de transaction et de paiment
  • Assurer le correct adressage des factures grâce aux informations de l’annuaire
  • Assurer la conformité des factures aux régles fiscales
  • Gérer et transmettre les statuts de traitement des factures
  • Conserver l’historique de leurs actions et des flux traités

2.1 des exigences de sécurité fortes

Les PDP devront en parallèle répondre à un cahier des charges strict notamment sur les questions de sécurité. Elles devront notamment être certifiées ISO27001 dès leur demande d’immatriculation et garantir qu’aucune donnée ne pourra être transférée en dehors de l’UE. Les accès users des PDP devront également répondre à des exigences de sécurité forte (identification à double facteurs, identité numérique professionnelle…)

2.2 des exigences d’interopérabilité

Les PDP auront l’obligation d’être inter-opérées avec le Portail Public de Facturation et au moins une autre PDP, mais également avec l’ensemble des destinataires de ses clients.

Cela revient en réalité à attendre des futures PDP qu’elles disposent d’une solution d’inter-opérabilité totale sauf pour quelques cas très particuliers. (PDP qui ne cibleraient qu’une communauté restreinte de fournisseurs et clients)

2.3 le rôle d’alimentation et de maintien de l’annuaire.

Les PDP auront également la responsabilité d’enregistrer les entités déclarées et leur représentant ; et elles seront garantes de la réalité de ces informations.

3 – les formats des factures sont confirmés

Le décret confirme que les formats UBL, XML CII et format mixte PDF A/3 + données minimum requises ou plus sous XML CII sont bien ceux qui devront être utilisés à compter du 1er juillet 2024. Cela confirme donc Factur-x, même si certaines précisions manquent encore sur le format de la version lisible de la facture qui doit accompagnée le format structuré.

La parution de ce décret entérine beaucoup de modalités et de paramètres de la mise en oeuvre de la généralisation de la facture électronique.

Il reste évidemment quelques détails à affiner qui devraient être traités dans les prochaines spécifications techniques et le Bofip qui devraient paraître d’ici la fin de l’année.

Toutefois, la réforme et sa mise en application sont aujourd’hui suffisamment précises pour que le travail de mise en conformité et d’optimisation des processus financiers et comptable soit enclenché.

Pour vous accompagner dans ce projet qui engage l’entreprise dans des modifications assez profondes de ses pratiques financières, comptables et fiscales, nous avons conçu une offre de conseil spécifique pour vous aider à définir votre projet et engager votre transition sereinement et en en tirant le meilleur parti.

trajectoire 2024 : accompagnement à la mise en oeuvre de la facture électronique obligatoire

Conseil et accompagnement à la dématérialisation des factures

Nous vous accompagnons pour maîtriser cette transition à travers notre offre Trajectoire 2024

Avril dernier, les parties prenantes du FNFE-MPE, le forum national de la facture électronique et des marchés publics électroniques, se sont réunies pour conseiller les entreprises françaises qui se lancent dans la dématérialisation de leurs factures. Ce déploiement obligatoire vers la facture électronique concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA. C’est pourquoi, nous avons voulu vous proposer une synthèse des thèmes évoqués durant cette conférence et vous fournir les axes de réflexion clés pour aborder sereinement ce processus de dématérialisation des factures.

Petit rappel : Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Préalablement, il est important de rappeler ce que l’on entend par facture électronique. Ce sont toutes les factures créées, émises et reçues qui s’échangent de manière électronique entre les fournisseurs et les acheteurs par l’intermédiaire d’opérateurs de dématérialisation. Contrairement à une idée reçue, le format PDF n’est pas considéré comme une facture électronique.

Les factures électroniques sont soumises à des conditions légales spécifiques. En effet, selon l’article 289 du CGI VI et 233 de la Directive TVA 2006/2010 : « L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation».

Pour parvenir à cette conformité fiscale sur les factures électroniques, la solution est de suivre le standard européen EN 16931, c’est-à-dire des protocoles EDI (d’échanges de données informatisés) validés par l’administration fiscale. Pour ce faire, l’un des trois formats suivants est possible : UBL XML, CII XML ou Factur-X. Le dernier format est dit hybride puisqu’il se fonde à la fois sur le format PDF connu des entreprises mais s’intègre également sur les plateformes de dématérialisation prévues dans la réforme fiscale de 2024.

Sommaire :

La suite de cet article traite les questions que vous devez légitimement vous poser pour déployer la facture électronique dans votre entreprise  :

  1. Quels sont les objectifs visés par les autorités publiques françaises sur la facture électronique ?
  2. Quelles sont vos échéances, suivant la taille juridique de votre entreprise ?
  3. Sur quel modèle la DGFiP s’appuie-t-elle pour organiser cette dématérialisation des factures ?
  4. Quels gains peuvent espérer les entreprises qui se lancent dès aujourd’hui dans la facture électronique ?
  5. Quelles sont les bonnes pratiques à adopter pour accompagner le processus de dématérialisation des factures ?

1. Quels sont les objectifs visés par les autorités publiques françaises sur la facture électronique ?

La DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques) est l’autorité publique en charge de la mise en œuvre effective de la dématérialisation des factures par les entreprises assujetties à la TVA. D’après leur rapport sur la TVA à l’ère du digital, la facture électronique obligatoire remplit 4 objectifs :

  • Faciliter la procédure de déclaration TVA via un pré-remplissage des déclarations ;
  • Réduire la fraude à la TVA ;
  • Avoir un aperçu en temps réel de l’activité des entreprises pour pouvoir mieux ajuster les politiques fiscales ;
  • Accroître la compétitivité des entreprises grâce aux bénéfices liées à la dématérialisation des factures.

Depuis ce rapport datant de 2020, de nouvelles exigences ont été apportées. Le champ d’application des obligations ne se limite plus à la réception et l’émission de factures sous format électronique (e-invoicing) sur les transactions domestiques entre assujettis à la TVA mais s’étend par ailleurs à la transmission des données électroniques (e-reporting) à la fois sur les transactions en B2B international (avec un assujetti non-résident en France) et sur celles effectuées par des entreprises avec des consommateurs (B2C) nationaux.

2. Quelles sont vos échéances, suivant la taille juridique de votre entreprise ?

La France compte près de 4 millions d’entreprises qui sont en majorité des très petites entreprises (TPE). Les autorités fiscales françaises ont donc pris acte de cette configuration pour établir leur calendrier obligataire sur la facture électronique. S’appuyant sur ce contexte national, la réforme fiscale envisage de rendre obligatoire la facture électronique en procédant en deux étapes : la réception, puis l’émission de ces factures.

Elle prévoie un calendrier fixe sur lequel les entreprises doivent s’ajuster.

1ère étape concerne la réception des factures sous format électronique : Toutes les entreprises (les grandes entreprises, les ETI, les PME et TPE) assujetties à la TVA seront dans l’obligation à partir du 1er juillet 2024 de pouvoir recevoir les factures électroniques.

2ème étape concerne l’émission de factures électroniques : Cette étape va s’effectuer de manière différée et progressive pour tenir compte de la maturité numérique de chaque unité légale afin que le dispositif d’émission de factures électroniques soit correctement installé.

  • 1er juillet 2024 : les grandes entreprises (GE)
  • 1er janvier 2025 : les entreprises de taille intermédiaire (ETI)
  • 1er janvier 2026 : les petites et moyennes entreprises (PME), les microentreprises et les autoentrepreneurs

Ainsi, le calendrier se veut strict mais les délais choisis sont définis dans un temps imparti réaliste. Toutefois, les entreprises doivent prendre conscience le plus tôt possible des échéances pour mieux se préparer à cette obligation.

3. Sur quel modèle la DGFiP s’appuie-t-elle pour organiser cette dématérialisation des factures ?

La DGFiP compte se fonder sur le modèle Y qui s’inspire du système mis en place dans les pays d’Amérique latine au début des années 2000.

L’illustration suivante présente les différentes parties prenantes de ce modèle : y sont inclus les entreprises assujetties à la TVA (fournisseurs et acheteurs), les opérateurs de dématérialisation (comme ICD International) et l’administration fiscale (la DGFiP).

 

Modèle Y pour la facture électronique obligatoire

Modèle Y pour la facture électronique obligatoire

 

Dans un souci d’interopérabilité, la DGFiP accrédite des opérateurs de dématérialisation pour qu’ils puissent proposer leur plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Les entreprises fournisseurs et acheteurs devront se greffer à l’une de ces PDP. Ainsi, les factures et rapports fiscaux électroniques générés seront convertis, archivés et transmis, suivant un protocole de communication préalablement défini, aux bons destinataires. Quant à l’administration fiscale, elle répertoriera toutes les informations fiscales des entreprises reçues par les PDP au sein de son « Annuaire » et contrôlera les transactions à l’aide de son logiciel, Chorus Pro, intégré à sa plateforme publique de facturation électronique (PPF).

4. Quels gains peuvent espérer les entreprises qui se lancent dès aujourd’hui dans la facture électronique ?

Des grandes entreprises telles qu’EDF, VINCI Energies, EURODISNEY mais aussi des cabinets d’expert-comptable comme le Cabinet Jégard ont initié les premières démarches avant même que la facture électronique ne devienne obligatoire. Ces derniers sont intervenus dans le cadre de la Journée de la facture électronique pour nous faire part de leur retour d’expérience.

Le retour d’expérience d’EDF

En 2017, EDF devait traiter un volume total d’environ 700 000 factures. L’entreprise recevait déjà des factures d’achat sous format électronique d’une partie de ses fournisseurs. Ce contexte a favorisé leurs premières démarches vers une dématérialisation de leurs factures. Voici les 4 quatre bénéfices que l’entreprise EDF a retiré à l’issue de la mise en œuvre de ce processus :

  • une baisse des charges administratives et des erreurs de facturation liées à la gestion des factures sous format papier ;
  • une réduction des délais de transmission, ce qui améliore la relation avec leurs fournisseurs ;
  • une réduction de l’empreinte carbone ;
  • un meilleur suivi du statut de traitement des factures (du dépôt à la mise en paiement).

Le retour d’expérience de Vinci Energies

L’enjeu principal de VINCI Energies est lié à leur stratégie de croissance externe avec le passage de 13 à 57 pays en 2021. Cette internationalisation s’est accompagnée de nouvelles problématiques, notamment l’augmentation du nombre de factures et la diversité des contraintes légales en termes de dématérialisation suivant le pays dans lequel elle opère. Le travail d’harmonisation de leurs deux ERP – SAP et Navision & BC – a été l’élément fondamental pour démarrer leur processus de dématérialisation des factures. Entre 2016 et 2021, le volume de factures dématérialisées est passé de 300 000 à 4,5 millions. La transition s’est accélérée en 2020 par le déploiement de l’EDI et de la Factur-X. L’adoption de la facture électronique est pour eux synonyme à la fois de gain de temps et d’une plus grande efficacité sur leurs processus opérationnels.

Le retour d’expérience de DISNEYLAND Paris

Pour Disneyland Paris, la dématérialisation se réalise sur les factures fournisseurs et sur celles du personnel intérimaire (à hauteur de 99%). L’entreprise souhaite de ce fait même réduire les problèmes de délais de paiement, les risques d’erreur liées à la facture papier et limiter leur empreinte carbone. Avec plus de 300 000 factures annuelles, la société tend progressivement à se tourner vers un traitement automatique de ses factures. Et pour évaluer les retombés positifs d’un tel changement, elle regarde le taux d’efficience des factures EDI, actuellement de 56% entre 2021 et 2022, contre 24% pour la facture papier. L’objectif est donc d’augmenter ce premier taux à mesure que la facture électronique sera adoptée entièrement par elle-même et toutes ses parties prenantes.

La vision du Cabinet Jégard

Concernant la vision d’un expert-comptable, le Cabinet Jégard spécifie que les sociétés qui franchissent le pas de la facture électronique sont très satisfaits et ne souhaitent pas revenir en arrière. L’avantage déterminant dans son domaine est de permettre une comptabilité instantanée grâce au traitement automatisée de la facture et ainsi se focaliser sur son métier d’analyste et de conseiller. De même, il est intéressant pour ses clients d’effectuer cette dématérialisation car elle ajoute, in fine, de la valeur ajoutée à leurs propres solutions.

5. Quelles sont les bonnes pratiques à adopter pour accompagner le processus de dématérialisation des factures ?

Tout d’abord, le déploiement ne peut se faire sans une équipe interne regroupant tous les acteurs impactés par ce processus. Ces parties prenantes devront être mises au courant de la réforme fiscale en cours. De plus, une analyse de l’état des lieux de l’existant sera nécessaire. Cela passera notamment par la caractérisation de ses clients (plutôt domestiques ou internationaux, en B2B ou B2C) et la maturité de la pratique de la facturation (avec un usage de factures entrantes et/ou sortantes, puis le type de format employé – plus facture papier, en fichier PDF ou encore en facture électronique).

Ensuite, l’établissement des règles d’adressage des factures devra être réalisé et communiqué à vos clients et à vos fournisseurs pour éviter des pertes futures de factures. En parallèle, cela supposera de renseigner l’annuaire des destinataires auprès de la PDP et donc de revoir toute la base de données de vos contacts.

Un autre axe auquel il est nécessaire de s’atteler : c’est l’automatisation de l’intégration des factures via l’EDI. En tant que destinataire, cela nécessite de communiquer à mes fournisseurs les données dont j’ai besoin et une fois réceptionnées, de les intégrer au système d’information.

Enfin, suivant les besoins propres à votre entreprise, la dernière étape est de choisir le bon opérateur de dématérialisation puisqu’il va avoir accès à des données très sensibles. Le prestataire de service doit assurer un degré élevé de sécurité sur les données électroniques, facilité le suivi à temps réel des statuts du cycle de vie de la facture électronique et disposer des différents niveaux d’interopérabilité.

Conclusion

ICD International possède une expertise de plus de 30 ans dans le domaine de la facture électronique. Nous pouvons répondre aux différents niveaux d’interopérabilité décrits par l’état. Nous pouvons vous accompagner dans le choix d’un format structuré, dans l’adressage, dans la conformité avec les règles du DGFiP, dans la transmission de la facture et son suivi. Si le passage à la facture électronique obligatoire apparaît contraignant, nous vous aiderons à en faire un atout. Grâce à cet accompagnement, vous pourrez tenir vos échéances en vue de la réforme fiscale 2024.

Les articles 153 et 195 de la Loi de Finances 2020 vont contraindre toutes les sociétés françaises assujettis à la TVA à envoyer et recevoir leurs factures de façon électronique à partir du 1er juillet 2024.

Cette réforme d’ampleur nationale modifiera les process internes de l’ensemble des assujettis dans l’optique d’une digitalisation des pratiques.

La France comme plus de 48 pays dans le monde amorce cette transformation numérique en commençant par la généralisation de la facture électronique.

La mise en place de la généralisation de la facture électronique demande à chaque entreprise un changement et une évolution de ses processus de traitement des factures.

Pour vous aider à évaluer votre conformité avec ce nouveau cadre légal, voici 5 questions fondamentales.

1 – Votre SI dispose-t-il de toutes les données légales obligatoires ?

Jusqu’à aujourd’hui, lorsque vous dématérialisiez vos factures fiscalement, 16 données étaient obligatoires sur la facture. En 2024, plus de 28 données seront exigées par l’administration fiscale. Les nouvelles données demandées par la DGFIP devront être intégrées à chaque facture. Un delta de plus de 12 données qu’il va falloir extraire de vos outils de gestion ou récupérer de façon électronique.

Connaissez-vous ces mentions obligatoires ? Disposez-vous de ces informations ? Votre SI est-il en mesure de les intégrer aux factures au format électronique ?

2. Suis-je en capacité d’intégrer automatiquement les factures électroniques émises par mes fournisseurs ?

 

Par simplicité, beaucoup de factures sont envoyées par mail après avoir été scannées ou transformées au format PDF. Rappelons que la définition d’une facture électronique est une facture établie à partir d’un outil de gestion ou de facturation et émise via un des protocoles informatiques validés par la DGFIP (EDI, API, Portail étatique pour le B2G).

Toutes autres formes de création de factures émises par des protocoles autres que ceux permis par la DGFIP ne constituent pas une facture valide fiscalement.

3. Suis-je en capacité d’émettre automatiquement des factures au format électronique vers mes clients ?

Le seul fait de créer une facture depuis vos outils de gestion ou de facturation ne constitue pas une facture fiscalement intégrable pour l’Etat. Pour 2024, la plateforme étatique a défini 3 formats dans lesquels vous devrez envoyer vos factures à la plateforme publique qui sont CII, Factur-X et UBL.

Votre SI ou vos prestataires de dématérialisation offrent-t-il la possibilité de respecter l’un de ces formats ? Qu’est-ce que cela signifie de mettre en place l’un de ces formats dans votre organisation ?

4.Le processus de validation fiscale des factures est-il fiable et conforme ?

Les factures envoyées au format électronique devront être sécurisées. L’article 289 V du CGI indique qu’une facture dématérialisée fiscalement doit être sécurisée par :

  • piste d’audit,
  • signature du PDF, ou
  • EDI fiscal.

Ceci afin de garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la pièce. Vos pratiques actuelles répondent-elle à l’une de ces trois voies de sécurisation ?

5.Mon système de gestion est-il en capacité de gérer le cycle de vie de mes factures ?

 

Le processus de suivi du cycle de vie des factures et gestion des éventuels litiges deviendra automatique grâce à la réception de statuts électroniques de la plateforme publique.

Ces statuts obligatoires sont au nombre de 4 (facture rejetée, refusée, déposée et encaissée). La DGFIP permet néanmoins la mise en place de 10 statuts supplémentaires qui sont soit recommandés soit libres. Il sera essentiel de pouvoir intégrer et traiter l’ensemble des statuts qui vous seront envoyés pour fluidifier le traitement et le règlement des factures reçues.

Un audit pour vous préparer plus sereinement ?

Si au moins  la réponse à l’une de ces 5 questions restent floues, un audit peut vous aider à préparer sereinement la transition vers la facture électronique obligatoire.

On édite chaque année en France environ 2,5 milliards de factures, dont 3% seulement au format électronique.

2024 impose de basculer sur 100% de factures électroniques ce qui engage bon nombre de sociétés à franchir le cap de la dématérialisation.

Faire évoluer vos modes de fonctionnement pour se mettre en conformité aux exigences de l’administration fiscale demandera à la fois des mises à jour techniques de vos outils de gestion, de vos outils SI ainsi qu’une réorganisation des services métier.

Pour réussir cette transition, la première étape incontournable consiste à connaître et maîtriser parfaitement les processus internes et le fonctionnement exact des flux de facturation de votre société.

Pour cela, il est nécessaire d’effectuer une analyse en collaboration avec les services impactés pour engager une transformation progressive et adaptée de vos processus de facturation.

En tant qu’expert de la dématérialisation des documents depuis plus de 30 ans, nous pouvons vous accompagner dans cette conduite du changement par un audit qui stabilisera les process actuels afin de les faire évoluer de façon progressive et aborder cette réforme sereinement..

 

Dans la continuité des ateliers destinés à la mise en œuvre de la facture électronique (Article 153 de la Loi de Finances 2020), ICD International a le plaisir de vous rendre compte des règles sur le Cycle de Vie et Statuts de la facture électronique  établie par la DGFIP.

Pour avoir le compte-rendu des derniers ateliers veuillez suivre ce lien :

https://www.icdint.fr/category/dematerialisation-des-factures/

Objectif du Cycle de Vie et Statuts de la facture électronique

Comme il a été évoqué lors des précédents articles, la plateforme CHORUS Pro fera office de Plateforme Nationale Publique.

A ce jour CHORUS Pro, traite l’ensemble des factures destinées et émises entre entreprises privées et entités publiques (B2G).

Demain, la plateforme CHORUS Pro sera en mesure de traiter les factures émises et réceptionnées entre entreprises du secteur privé (B2B).

Pour une meilleure gestion des statuts des factures, un cycle de vie a été établi par la DGFIP.

Celui-ci répond  aux 4 enjeux suivants:

  • Offrir une vision partagée du traitement de la facture pour l’ensemble des acteurs intéressés (émetteur, récepteur, administration)
  • Déterminer une liste et un format d’échange des statuts permettant d’assurer l’interopérabilité entre les acteurs (entreprises, plateformes privées, plateforme publique)
  • Détailler le processus de traitements des rejets et annulations de factures
  • Faciliter le pré-remplissage de la déclaration de la TVA

Les bénéfices issus de ces 4 enjeux sont :

ENTREPRISES –  dans leur rôle d’acheteurs et de fournisseurs

  • Réduction de la charge administrative du suivi du traitement
  • Réduction de la charge administration liée à la gestion de la TVA
  • Meilleur suivi des délais de paiement
  • Meilleure visibilité et réduction des litiges

ETAT

  • Meilleure connaissance de l’activité des entreprises
    • Les statuts permettent à l’administration de savoir si une facture a été réceptionnée par le bon client,  s’il a accepté ou non en vue de l’émission d’une facture rectificative

Quels sont les différents statuts adaptés ?

Schéma de principe du Cycle de vie de la facture électronique

Statut du rejet des factures sur la plateforme publique ( article 153 de la PLF 2020 )

Schéma de principe des statuts des factures électroniques sur la plateforme publique

Schéma de principe des statuts des factures électroniques sur la plateforme publique

Règles des statuts de la facture électronique

Règles des statuts de la facture électronique

Focus sur les rejets des factures

La facture dans de nombreux cas est contestée et/ou peut être rectifiée.

Que ce soit à l’initiative de l’émetteur de la facture ou suite au rejet du récepteur.

Les 3 cas de rejet de factures :

Statut du rejet des factures

Statut du rejet des factures sur la plateforme publique ( article 153 de la PLF 2020 )

Statut du rejet des factures

Statut du rejet des factures sur la plateforme publique ( article 153 de la PLF 2020 )

 

L’ensemble de ces règles constitueront après validation par la DGFIP du cycle de vie de la facture.  Ces statuts sont applicables à tous les secteurs et tous types de factures. Afin d’évaluer l’intérêt de ces statuts au sein de votre entreprise, n’hésitez pas à nous envoyer vos cas d’usage et vos questions.

ICD INTERNATIONAL est un acteur majeur de la facture électronique . Nous accompagnons plusieurs centaines de clients dans cette conduite du changement pour un passage de la réforme dans les meilleures conditions.

Avec l’obligation pour les entreprises de mener leur transition numérique, la facture électronique joue un rôle moteur.  En effet, le traitement des factures est souvent l’un des premiers projets de dématérialisation dans lequel les entreprises s’engagent.

En quoi consiste une facture électronique ?

 

Une facture électronique n’est pas une simple facture qui a été envoyée en pièce jointe dans un email. Non, une facture électronique est une facture qui a été générée, envoyée et archivée sous un format numérique et dans le respect du cadre légal en vigueur.

La notion de facture électronique est aussi à distinguer de la dématérialisation des factures qui désigne l’automatisation du processus de facturation.

Toutefois, ces deux termes sont complémentaires puisque cette automatisation du traitement des factures s’appuie nécessairement sur des documents numériques, comme des factures électroniques. Ces documents peuvent présenter des formes de fichiers des formats différents (EDI, XML, PDF).

La dématérialisation des factures : deux approches à l’international

La dématérialisation des factures est un enjeu international à plusieurs titres. D’abord parce que chaque pays a déployé ou déploie un cadre législatif pour réguler l’usage de la facture électronique. Ensuite parce que les entreprises qui travaillent à l’international ont un intérêt fort à dématérialiser leur processus de traitement des factures clients et fournisseurs, à condition de respecter les contraintes réglementaires de chaque pays.

A l’échelle internationale, deux modèles régissent l’usage de la facture électronique :

  • Le modèle clearance qui impose une approbation préalable de l’état pour chaque facture avant qu’elle soit transmise à l’entreprise acheteuse.
  • Le modèle post-audit qui laissent les entreprises s’échanger librement les factures à conditions de pouvoir prouver l’intégrité, l’authenticité et la lisibilité de chaque facture sur une période donnée.

Facture électronique : quel est le cadre légal en France ?

Depuis 2010, l’état français met en place un certain nombre de mesures qui visent à inciter les entreprises à adopter la facture électronique.

La directive européenne 2010-45 CE encadre l’utilisation de la facture électronique en indiquant 3 voies reconnues par l’état :

1 – le PDF simple

Cette première voie impose la mise en place d’une piste d’audit fiable qui consiste à mettre en oeuvre des contrôles internes documentés et permanents du cheminement des opérations afin d’attester de l’origine de la facture, de garantir l’intégrité de son contenu et de la lisibilité de la facture émise ou reçue.

2 – Le PDF signé

Cette seconde possibilité impose l’utilisation d’une signature électronique créée grâce à une solution sécurisée qui appose un certificat qualifié.

3 – l’EDI fiscal

Cette 3eme voie s’appuie sur l’utilisation des technologies EDI (Échanges de Données Informatisées) qui correspondent aux normes fiscales.

D’autres dispositions sont venues compléter le cadre d’utilisation de la facture électronique.

facture électronique : les étapes

En 2014, l’ordonnance du 26 juin impose aux fournisseurs des collectivités et établissements publiques de recourir à la facture électronique à travers l’utilisation du portail dédié Chorus Pro.

En 2017, les textes réglementaires introduisent la notion de copie fiable qui libèrent les entreprises de l’archivage papier des factures. Ainsi, la numérisation d’une facture papier et son traitement puis son archivage électronique devient possible à condition que cette version électronique soit conforme à l’original, que son intégrité soit garantie par un certificat électronique et qu’une piste d’audit fiable soit constituée.

Pour bien appréhender les grands principes de la facture électronique, découvrez le replay de ce webinaire [webinaire facture « Vous avez dit « Piste d’Audit Fiable » ?]

2024 : La facture électronique obligatoire pour toutes les entreprises

La loi de finance 2020 marque une avancée majeure pour la généralisation de la facture électronique. En effet, l’article 153 instaure l’obligation de l’usage de la facture électronique pour toutes les entreprises assujetties à la TVA.

Cette mesure poursuit plusieurs objectifs qui seront bénéfiques autant pour l’état que pour les entreprises :

  • Renforcer la compétitivité des entreprises en réduisant le coût administratif de traitement des factures et en améliorant les délais de paiement
  • Lutter contre la fraude à la TVA grâce notamment à des recoupements automatisés

A compter de 2024 (anciennement 2023), l’usage de la facture électronique se généralise pour toutes les entreprises. La loi de finance 2020 impose aux organisations de toute taille d’être en mesure de recevoir des factures électroniques selon les modalités fixées par l’état.

Concrètement, le schéma de traitement des factures qui a été établi consiste à faire préalablement valider les factures émises par les entreprises par un intermédiaire tiers de confiance certifié qui va extraire et transmettre à l’état les données exigées par l’administration fiscale. C’est le modèle dit en Y

En complément, les entreprises devront accompagner les factures d’un e-reporting, fichier electronique qui regroupe des informations comptables supplémentaires obligatoires.

Facture électronique : la question de l’archivage

Qu’il s’agisse de factures émises ou reçues au format numérique ou de copies fiables, la question de l’archivage reste entière. En effet, le législateur impose un archivage des factures sur une durée de 10 ans qui doit permettre de préserver et de garantir les 3 obligations clés de la facture électronique :

  • L’authenticité
  • L’intégrité
  • La lisibilité.

Ces conditions pour disposer d’un archivage à valeur probante nécessite que les documents soient signés électroniquement et horodatés, que la technologie d’archivage ne soit pas réinscriptible et que les accès aux archives soient maîtrisés et tracés.

De manière générale, le respect de ces contraintes légales est incontournable pour justifier de la collecte ou déductibilité de la TVA et prévenir toute sanction de l’administration fiscale.

Factures électroniques : quels bénéfices ?

 

Outre le respect de la législation en vigueur, adopter la facture électronique offre de nombreux bénéfices.

  • Réduction des coûts

De nombreuses études montrent que le traitement numérique d’une facture offre des gains significatifs (jusqu’à 70%). En dématérialisant et en automatisant le processus de traitement des factures, on constate également des gains indirects liés à l’accélération du cycle de traitement, à la réduction des erreurs de saisie et des litiges qui sont sources de coûts pour l’entreprise (temps passé, délais de paiement, sanctions commerciales…)

  • Optimisation de la trésorerie de l’entreprise

En accélérant les temps de traitement des factures, les délais de paiements sont réduits et impactent significativement la trésorerie. La capacité à traiter plus rapidement les factures des fournisseurs permet d’obtenir de meilleures conditions commerciales. Côté client, l’adoption de la facture électronique permet de limiter les retards de règlement qui grèvent la trésorerie de l’entreprise.

  • Garantir la conformité réglementaire et fiscale

Les processus de facturation sont très encadrés par l’administration fiscale, et les obligations à venir imposent l’usage de la facture électronique en réception et en émission pour toutes les entreprises. Ces mesures visent notamment à lutter contre la fraude à la TVA et simplifier le respect des règles fiscales par les entreprises.

  • Fiabiliser et sécuriser les échanges

L’usage de la facture dématérialisée permet de sécuriser et fiabiliser le processus de bout en bout pour garantir la traçabilité des factures et de leur traitement. Que vous ayez opté pour l’EDI, la signature électronique ou la piste d’audit fiable, vous êtes facilement en mesure de justifier un flux financier, d’identifier l’activité commerciale à laquelle correspond une facture

  • Engager la transition numérique de l’entreprise

Projet commun à de nombreuses entreprises, la transformation numérique impacte tous les services des organisations. La mise en place de la facture électronique constitue souvent une première étape dans la transformation numérique parce que le processus est déjà bien huilé et documenté.

  • Engager une démarche RSE et éco-responsable

Bien ancrée dans les stratégies d’entreprise, la démarche RSE est également soutenue par la facture électronique. La dématérialisation des factures présente des bénéfices immédiats en réduisant de manière significative les besoins d’impression et donc la consommation d’encre et de papier.

  • Améliorer la productivité des équipes

L’usage de la facture électronique et l’automatisation de ses processus de gestion permet de réduire le volume de tâches chronophages et à faible valeur ajoutée. Non seulement l’efficacité globale de l’organisation est renforcée, mais en plus les équipes comptes peuvent se concentrer sur des activités plus pertinentes.

Quelles sont les solutions à mettre en œuvre pour la facture électronique ?

La mise en œuvre de la facture électronique dans le cadre de la nouvelle législation consiste à déployer les solutions nécessaires à l’application du schéma en Y imposé par l’administration fiscale

Toutefois, le dispositif assure de multiples circuits de facturation pour s’insérer dans les pratiques existantes et ne pas remettre en cause les équipements demeurants en entreprise :

  • Échanges entre deux entreprises transmettant directement par la plateforme publique ou un opérateur de dématérialisation non certifié
  • Échanges entre une entreprise qui transmet directement à la plateforme publique et une entreprise qui dématérialise via une plateforme privée certifiée
  • Échanges entre deux entreprises qui transmettent via des plateformes privées certifiées.

e-facture obligatoire en 2023: schéma en Y

 

Les technologies utilisées restent les même que celles déjà exploitées par les solutions de dématérialisation préexistantes : EDI, API, portail web…

Comment mettre en place la facture électronique dans votre entreprise ?

La généralisation de la facture électronique est une opportunité pour les entreprises de s’engager dans la voie de la dématérialisation du traitement de ses factures clients et fournisseurs.

Toutefois, un tel projet ne s’improvise pas et engage l’entreprise dans sa globalité. La méthodologie développée et l’implication de la direction générale sont clés pour la réussite du projet.

Les étapes préalables pour engager un tel projet sont les suivantes :

  • Auditer le contexte financier et informatique
  • Définir les enjeux, le périmètre du projet et l’organisation cible
  • Définir les ressources et les acteurs du projet
  • Définir la stratégie de déploiement, le calendrier et les KPI

Une fois cette phase de stratégie bouclée, il s’agit de déployer et personnalisée la plateforme de dématérialisation. Cette étape doit également comprendre l’onboarding des clients et fournisseurs et assurer la bonne transmission des factures entre les différents acteurs.

L’étape suivante consiste à conduire le changement au sein de l’entreprise. C’est une pierre angulaire du projet qui permet à l’ensemble des équipes d’adopter la solution, de tester les processus et de les affiner avant la mise en production.

Enfin la production des tableaux de bords et des KPI’s permettant de piloter les flux de facturation offrent les outils nécessaires pour contrôler, anticiper et affiner le dispositif.

Expert de la dématérialisation depuis plus de 30 ans, ICD international propose une plateforme de dématérialisation des factures complète, évolutive et modulaire.

Préparez votre entreprise à la réforme 2024 - 2026

Découvrez plus de détails concernant la facture électronique 2024 sur cette page