Archive d’étiquettes pour : facture-x

Les articles 153 et 195 de la Loi de Finances 2020 vont contraindre toutes les sociétés françaises assujettis à la TVA à envoyer et recevoir leurs factures de façon électronique à partir du 1er juillet 2024.

Cette réforme d’ampleur nationale modifiera les process internes de l’ensemble des assujettis dans l’optique d’une digitalisation des pratiques.

La France comme plus de 48 pays dans le monde amorce cette transformation numérique en commençant par la généralisation de la facture électronique.

La mise en place de la généralisation de la facture électronique demande à chaque entreprise un changement et une évolution de ses processus de traitement des factures.

Pour vous aider à évaluer votre conformité avec ce nouveau cadre légal, voici 5 questions fondamentales.

1 – Votre SI dispose-t-il de toutes les données légales obligatoires ?

Jusqu’à aujourd’hui, lorsque vous dématérialisiez vos factures fiscalement, 16 données étaient obligatoires sur la facture. En 2024, plus de 28 données seront exigées par l’administration fiscale. Les nouvelles données demandées par la DGFIP devront être intégrées à chaque facture. Un delta de plus de 12 données qu’il va falloir extraire de vos outils de gestion ou récupérer de façon électronique.

Connaissez-vous ces mentions obligatoires ? Disposez-vous de ces informations ? Votre SI est-il en mesure de les intégrer aux factures au format électronique ?

2. Suis-je en capacité d’intégrer automatiquement les factures électroniques émises par mes fournisseurs ?

 

Par simplicité, beaucoup de factures sont envoyées par mail après avoir été scannées ou transformées au format PDF. Rappelons que la définition d’une facture électronique est une facture établie à partir d’un outil de gestion ou de facturation et émise via un des protocoles informatiques validés par la DGFIP (EDI, API, Portail étatique pour le B2G).

Toutes autres formes de création de factures émises par des protocoles autres que ceux permis par la DGFIP ne constituent pas une facture valide fiscalement.

3. Suis-je en capacité d’émettre automatiquement des factures au format électronique vers mes clients ?

Le seul fait de créer une facture depuis vos outils de gestion ou de facturation ne constitue pas une facture fiscalement intégrable pour l’Etat. Pour 2024, la plateforme étatique a défini 3 formats dans lesquels vous devrez envoyer vos factures à la plateforme publique qui sont CII, Factur-X et UBL.

Votre SI ou vos prestataires de dématérialisation offrent-t-il la possibilité de respecter l’un de ces formats ? Qu’est-ce que cela signifie de mettre en place l’un de ces formats dans votre organisation ?

4.Le processus de validation fiscale des factures est-il fiable et conforme ?

Les factures envoyées au format électronique devront être sécurisées. L’article 289 V du CGI indique qu’une facture dématérialisée fiscalement doit être sécurisée par :

  • piste d’audit,
  • signature du PDF, ou
  • EDI fiscal.

Ceci afin de garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la pièce. Vos pratiques actuelles répondent-elle à l’une de ces trois voies de sécurisation ?

5.Mon système de gestion est-il en capacité de gérer le cycle de vie de mes factures ?

 

Le processus de suivi du cycle de vie des factures et gestion des éventuels litiges deviendra automatique grâce à la réception de statuts électroniques de la plateforme publique.

Ces statuts obligatoires sont au nombre de 4 (facture rejetée, refusée, déposée et encaissée). La DGFIP permet néanmoins la mise en place de 10 statuts supplémentaires qui sont soit recommandés soit libres. Il sera essentiel de pouvoir intégrer et traiter l’ensemble des statuts qui vous seront envoyés pour fluidifier le traitement et le règlement des factures reçues.

Un audit pour vous préparer plus sereinement ?

Si au moins  la réponse à l’une de ces 5 questions restent floues, un audit peut vous aider à préparer sereinement la transition vers la facture électronique obligatoire.

On édite chaque année en France environ 2,5 milliards de factures, dont 3% seulement au format électronique.

2024 impose de basculer sur 100% de factures électroniques ce qui engage bon nombre de sociétés à franchir le cap de la dématérialisation.

Faire évoluer vos modes de fonctionnement pour se mettre en conformité aux exigences de l’administration fiscale demandera à la fois des mises à jour techniques de vos outils de gestion, de vos outils SI ainsi qu’une réorganisation des services métier.

Pour réussir cette transition, la première étape incontournable consiste à connaître et maîtriser parfaitement les processus internes et le fonctionnement exact des flux de facturation de votre société.

Pour cela, il est nécessaire d’effectuer une analyse en collaboration avec les services impactés pour engager une transformation progressive et adaptée de vos processus de facturation.

En tant qu’expert de la dématérialisation des documents depuis plus de 30 ans, nous pouvons vous accompagner dans cette conduite du changement par un audit qui stabilisera les process actuels afin de les faire évoluer de façon progressive et aborder cette réforme sereinement..

 

Le principe

La Factur-X  est une norme mixte franco-allemande de facture électronique. Le format hybride de la Factur-X est entre le PDF/A-3 pour les utilisateurs et les données XML pour les traitements automatisés. L’introduction de ce nouveau format respecte la norme sémantique européenne EN 16931, publiée par la Commission européenne le 16 octobre 2017. A titre informatif, elle a le même standard que ZUGFeRD 2.1.

En d’autres termes, Factur-X est à la fois une facture lisible au format PDF, qui contient toutes les informations utiles au traitement, notamment en cas d’écarts par rapport aux commandes ou aux réceptions, et qui présente les données de la facture sous forme de fichier structuré afin que les systèmes d’information puissent effectuer des intégrations et des comparaisons automatisées.

L’objectif

L’objectif principal de Factur-X est avant tout de permettre à toutes les sociétés de créer des factures électroniques à valeur ajoutée qui contiennent autant d’informations que possible de manière structurée, en fonction de leur capacité à les créer.

Factur-X permet quel que soit la taille de l’entreprise TPE, PME, GE d’utiliser, selon sa maturité, l’ensemble des données par extraction ou seulement le traitement du PDF. En outre, ce format mixte est l’association de technologies permettant l’extraction totale de la facture de façon manuelle ou entièrement automatisée.

Afin de permettre une plus large prise de contrôle par des entreprises de toutes tailles et de les guider, ce standard contient plusieurs profils de données:

L’AIFE a intégré Factur-X comme format de facture mixte et disponible dans CHORUSPRO depuis mai 2018.

Factur-X est également de part sa définition conforme avec la réglementation fiscale européenne, transposée au droit français

Les principaux avantages

Tout d’abord, Factur-X se caractérise par l’association de deux types de format PDF et XML.

Factur-X, l'association PDF/XML

Factur-X, l’association PDF/XML

Toutefois, le PDF (Portable Document Format ) est le format le plus usité à travers le monde et les différents systèmes d’informations existants.

Mais, de par sa nature et ses caractéristiques, il présente de nombreux avantages :

  • Simplicité de création
  • Garantit l’intégrité des données
  • Sécurisé par différents procédés (mot de passe, filigrane, signature électronique,….)
  • Respect de l’intégration et la restitution graphique
  • Intégration des différents types de médias (texte, images, liens, audio,….)
  • Poids et volume compact

Mise en œuvre

L’entreprise émettrice génère ses factures au format PDF. Chaque facture doit bien sûr comporter un numéro unique et être éditée de façon chronologique.

A ce jour, les mentions obligatoires de la facture sont :

  • La date d’émission
  • La date de la vente ou de la prestation de service
  • Le descriptif des produits ou services vendus (libellé, références, quantités, prix unitaires HT, taux de TVA, éventuelles remises…)
  • L’identité du fournisseur (nom de l’établissement, raison sociale, Siren/Siret ; code Naf, numéro RCS…)
  • L’identité du client
  • Le numéro de TVA intracommunautaire, le cas échéant
  • Le numéro du bon de commande, le cas échéant
  • La date ou le délai de paiement.

Par ailleurs, la facture PDF devra, parfois, intégrer certaines mentions métiers demandées par le client en fonction de son secteur ou de ses spécificités.

Notre plateforme convertira les PDF en PDF/A3, avec signature électronique répondant aux normes RGS (Référentiel Général de Sécurité). Une fois convertie au format PDF/A3, la facture électronique sera envoyée au récepteur et les données de facturation seront automatiquement transmises au « Portail Public de Facturation » (PPF).

ICD International propose la Factur-X parmi ses formats standards de la plateforme et à l’ambition de rendre accessible à toutes sociétés voulant dématérialiser ses factures dans un budget et un temps réduit.