Elektronische Rechnungsstellung: Sind Sie wirklich bereit für den 1. September 2026?

Der Countdown läuft.

Ab dem 1. September 2026müssen alle von der Reform betroffenen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Zum gleichen Zeitpunkt müssen Großunternehmen und mittelständische Unternehmen (ETI) diese auch ausstellen und ihre E-Reporting-Daten übermitteln.

Auf dem Papier ist der Zeitplan bekannt. In der Praxis bleibt jedoch eine Frage: Wird Ihr System am Stichtag wirklich funktionieren?

Die Wahl einer zertifizierten Plattform ist unerlässlich. Doch das allein garantiert noch nicht, dass Ihre Rechnungen korrekt übermittelt, empfangen, integriert und verarbeitet werden.

Datenströme, Formate, Verzeichnisse, Statusmeldungen, Ablehnungen… Einen Monat vor dem Start muss nun jeder Punkt überprüft werden.

Um Unternehmen und zertifizierte Plattformen bei dieser Überprüfung zu unterstützen, veröffentlicht das FNFE eine operative Checkliste, die in drei Bereiche unterteilt ist.

Checkliste des FNFE aufrufen

1. September 2026: Was sich konkret ändert

Die Umsetzung der Reform erfolgt in zwei Phasen.

Ab dem 1. September 2026müssen alle Unternehmen, die unter die Reform fallen, unabhängig von ihrer Größe in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.

Großunternehmen und mittelständische Unternehmen (ETI) müssen zum gleichen Zeitpunkt:

• ihre elektronischen Rechnungen ausstellen;
• ihre E-Reporting-Daten übermitteln;
• die neuen Statusmeldungen des Lebenszyklus verwalten;
• eine zertifizierte Plattform (PDP) für die Übermittlung ihrer Datenströme nutzen.

KMU, Kleinstunternehmen und Selbstständige erhalten eine verlängerte Frist für die Rechnungsstellung und das E-Reporting, die nun auf den 1. September 2027festgelegt wurde. Sie müssen jedoch bereits ab September 2026 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.

Die erste Frage, die Sie sich stellen sollten, ist daher einfach: Haben Sie bereits eine zertifizierte Empfangsplattform ausgewählt und benannt?

Falls nicht, entdecken Sie DEMATRUST, die zertifizierte Plattform von ICD International.

Für KMU, die einen einfachen Einstieg suchen, bietet DEMATRUST Light eine bedarfsgerechte Lösung für die Reform, die es ermöglicht, später schrittweise Funktionen für den Versand, die Integration oder die Automatisierung hinzuzufügen.

Die Wahl einer Plattform bedeutet nicht automatisch, dass das Projekt abgeschlossen ist

Dies ist wahrscheinlich die größte Falle, die es zu vermeiden gilt.

Der Vertragsschluss mit einer zertifizierten Plattform ist ein wesentlicher Schritt. Die operative Konformität hängt jedoch von vielen weiteren Faktoren ab.

Wurde Ihre Plattform korrekt angemeldet? Sind Ihre Rechnungsadressen im Verzeichnis veröffentlicht? Sind Ihre Softwaresysteme angebunden? Sind Ihre Daten vollständig? Werden die Formate korrekt verarbeitet? Wissen Ihre Teams, was bei einer abgelehnten Rechnung zu tun ist?

Man kann sich für eine Plattform entscheiden, ohne dass das System tatsächlich betriebsbereit ist.

Genau hier setzt die Checkliste des FNFE an: Sie hilft dabei, von der Projektphase in die Validierungsphase überzugehen.

Teil 1: Alle Unternehmen müssen für den Empfang bereit sein

Der erste Teil betrifft alle steuerpflichtigen Unternehmen, die in den Anwendungsbereich der Reform fallen.

Ab dem 1. September müssen sie in der Lage sein, elektronische Rechnungen von Lieferanten zu empfangen, die zur Ausstellung verpflichtet sind oder sich freiwillig für das Verfahren angemeldet haben.

Dies setzt voraus, dass eine zertifizierte Plattform benannt wurde und die gesamte nachgelagerte Verarbeitung vorbereitet ist.

Sind die Daten Ihres Unternehmens im Verzeichnis korrekt hinterlegt?

Das zentrale Verzeichnis ermöglicht es, die von jedem Unternehmen gewählte Plattform sowie die Adresse zu identifizieren, an die Rechnungen gesendet werden müssen.

Fehlende oder fehlerhafte Informationen können ausreichen, um die Zustellung einer Rechnung zu blockieren.

Überprüfen Sie vor dem Start insbesondere:

• die SIREN- und SIRET-Nummern Ihrer Einheiten;
• die betroffenen Betriebsstätten;
• die Rechnungsadressen;
• die Regeln für die Weiterleitung an Ihre verschiedenen Abteilungen;
• die für jeden Bereich zuständige zertifizierte Plattform.

Für Unternehmen mit mehreren Standorten, Marken, Tochtergesellschaften oder Verwaltungszentren kann diese Aufgabe schnell komplex werden. Sie sollte nicht auf die letzte Minute verschoben werden.

Können Sie die empfangenen Rechnungen tatsächlich verarbeiten?

Der bloße Empfang einer Rechnung auf einer Plattform reicht nicht aus.

Sie müssen die Rechnung auch lesen, die Daten extrahieren, in die entsprechenden Systeme integrieren, mit einer Bestellung abgleichen und den regulären Freigabe- und Zahlungsprozess fortsetzen können.

Die Tests müssen daher den gesamten Prozess abdecken:

1. Rechnungseingang;
2. Prüfung von Format und Daten;
3. Integration in das Buchhaltungssystem;
4. Abgleich mit der Bestellung oder dem Wareneingang;
5. interne Validierung ;
6. Zahlungsanweisung ;
7. Übermittlung der erwarteten Statusmeldungen.

Eine eingegangene Rechnung, die bereits am Eingang Ihres ERP-Systems blockiert wird, bleibt ein operatives Problem.

Teil 2: Was Sie von Ihrer zertifizierten Plattform erwarten sollten

Der zweite Teil der Checkliste richtet sich an zertifizierte Plattformen. Er ist ebenso nützlich für deren Kunden, da er aufzeigt, was eine Plattform tatsächlich leisten muss.

Ihre Rolle beschränkt sich nicht nur darauf, eine Datei von Punkt A nach Punkt B zu transportieren.

Eine zertifizierte Plattform muss insbesondere Folgendes sicherstellen:

• die Identifizierung des Empfängers ;
• die Abfrage des Verzeichnisses ;
• die Datenprüfung ;
• die Formatverwaltung ;
• die Übermittlung der Rechnungen ;
• den Umlauf der Statusmeldungen ;
• das Fehler- und Ablehnungsmanagement ;
• die Rückverfolgbarkeit des Austauschs ;
• die Übermittlung der von der Finanzverwaltung geforderten Daten.

Wurde der Datenaustausch mit anderen Plattformen getestet?

Ihr Kunde nutzt möglicherweise nicht dieselbe zertifizierte Plattform wie Sie.

Die Plattformen müssen daher in der Lage sein, untereinander Daten ohne Verluste, ohne Formatbrüche und ohne systematische manuelle Eingriffe auszutauschen.

Diese Interoperabilität ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass Rechnungen, Daten und Statusmeldungen reibungslos zwischen den verschiedenen Akteuren ausgetauscht werden.

Lesen Sie unseren Artikel, um mehr zu erfahren über die Herausforderungen der Interoperabilität zwischen zertifizierten Plattformen.

Sind alle Ihre Formate abgedeckt?

Factur-X, UBL, CII, branchenspezifische Formate, Anhänge… Nicht alle Unternehmen nutzen dieselben Standards.

Ihre zertifizierte Plattform muss in der Lage sein, die für Ihre Geschäftstätigkeit erforderlichen Formate zu empfangen, zu prüfen und zu übermitteln. Zudem muss sie eine lesbare Darstellung der Rechnung gewährleisten und die Datenintegrität wahren.

Testen Sie daher nicht nur ein Standardformat anhand eines einfachen Falls. Auch die für Ihr Unternehmen spezifischen Szenarien müssen abgedeckt sein.

Teil 3: Rechnungsstellung und E-Reporting für Großunternehmen und mittelständische Unternehmen (ETI)

Für Großunternehmen und mittelständische Unternehmen ist die Dringlichkeit noch höher.

Ab dem 1. September 2026 müssen sie in der Lage sein, ihre elektronischen Rechnungen auszustellen und die für das E-Reporting relevanten Daten zu übermitteln.

Der erste Schritt besteht darin, die Datenströme zu erfassen.

Welche Vorgänge unterliegen der elektronischen Rechnungsstellung? Welche sind vom E-Reporting betroffen? Wie werden Verkäufe an Privatpersonen, internationale Geschäfte, Dienstleistungen, Anzahlungen, Gutschriften oder Korrekturrechnungen behandelt?

Jedes Szenario muss identifiziert und dem entsprechenden Prozess zugeordnet werden.

Falls diese Erfassung noch nicht abgeschlossen ist, hilft Ihnen unser Angebot zurBeratung bei der elektronischen Rechnungsstellung dabei, den Ist-Zustand zu analysieren, Lücken zu identifizieren und einen auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Aktionsplan zu erstellen.

Die Datenqualität ist entscheidend

Die Reform basiert auf der Übermittlung strukturierter Daten.

Eine falsche Adresse, eine fehlende Kennung, eine fehlerhafte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder eine falsche Klassifizierung des Vorgangs können zu einer Ablehnung oder einer fehlerhaften Übermittlung führen.

Sie müssen daher sicherstellen, dass Ihre Systeme alle erforderlichen Informationen bereitstellen können, insbesondere:

• die Identifizierung von Lieferant und Kunde;
• Rechnungsnummer und -datum;
• SIREN-Nummern und Umsatzsteuer-Identifikationsnummern;
• die Art des Geschäftsvorgangs;
• die Nettobeträge;
• die Mehrwertsteuersätze und -beträge;
• die Währung;
• besondere Angaben;
• die für das E-Reporting erforderlichen Daten.

Diese Prüfung sollte sich nicht auf einen idealen Datensatz beschränken. Sie muss auch unvollständige Vorgänge, Bestandskunden und Daten aus verschiedenen Systemen abdecken.

Ablehnungen: Das Szenario, das Sie unbedingt testen müssen

Eine konforme Rechnung, die den richtigen Empfänger erreicht, ist der einfachste Fall.

Was passiert jedoch, wenn eine Kennung falsch ist? Wenn eine Adresse im Verzeichnis nicht existiert? Wenn ein Pflichtfeld fehlt? Wenn ein Format nicht erkannt wird? Oder wenn die Plattform des Kunden die Rechnung ablehnt?

Diese Situationen müssen vor dem Start getestet werden.

Für jede Fehlerart müssen die Teams wissen:

• wer die Benachrichtigung erhält;
• wie die Ursache zu identifizieren ist;
• wer eingreifen muss;
• in welchem Tool die Korrektur vorzunehmen ist;
• wie man eine Rechnung zurücksendet ;
• wie man die Berichtigung nachverfolgt.

Ohne klare Prozesse können sich Ablehnungen anhäufen und sowohl Zahlungen als auch die Beziehungen zu Lieferanten und Kunden beeinträchtigen.

Um diesen Schwierigkeiten vorzubeugen, lesen Sie auch unseren Artikel über Fehler, die Sie bei der Reform der elektronischen Rechnungsstellung vermeiden sollten.

Die sechs Fragen, die Sie sich jetzt stellen sollten

Einen Monat vor Ablauf der Frist sind dies die sechs Fragen, die Ihre letzten Überprüfungen leiten sollten:

1. Ist unsere zertifizierte Plattform ausgewählt und korrekt benannt?
2. Sind unsere Informationen im Verzeichnis vollständig und zuverlässig?
3. Wurden unsere Datenflüsse durchgängig getestet?
4. Sind alle Pflichtangaben in unseren Systemen verfügbar?
5. Wissen wir, wie man eine Ablehnung erkennt, bearbeitet und korrigiert?
6. Haben wir ein Notfallverfahren für den Störungsfall vorgesehen?

Wenn Sie eine dieser Fragen nicht klar beantworten können, sollte dieses Thema zu Ihren unmittelbaren Prioritäten gehören.

Keine automatischen Sanktionen bedeuten nicht, dass Sie abwarten können

Die DGFiP plant einen Ansatz, der die tatsächlichen Schwierigkeiten während der Anlaufphase berücksichtigt. Ziel ist es zu verhindern, dass ein punktueller Vorfall den Geschäftsbetrieb, die Rechnungsbearbeitung oder die Zahlung blockiert.

Diese Toleranz sollte jedoch nicht als Verschiebung der Reform missverstanden werden.

Ein Unternehmen muss nachweisen können, dass es die notwendigen Schritte eingeleitet, Tests durchgeführt, Schwierigkeiten identifiziert und entsprechende Korrekturmaßnahmen ergriffen hat.

Es ist daher wichtig, Nachweise aufzubewahren:

• getroffene Entscheidungen ;
• Austausch mit Dienstleistern ;
• durchgeführte Tests ;
• festgestellte Vorfälle ;
• Korrekturmaßnahmen ;
• implementierte Übergangsverfahren.

Am 1. September ist vielleicht noch nicht alles perfekt. Ihr Unternehmen muss jedoch einen konkreten, dokumentierten und gesteuerten Prozess vorweisen können.

Sichern Sie Ihre letzten Schritte mit DEMATRUST

Die Zeit der Beobachtung ist vorbei. Die Phase der Überprüfung hat begonnen.

Mit DEMATRUSTunterstützt ICD International Unternehmen bei der Verwaltung ihrer elektronischen Rechnungen, Formate, Statusmeldungen, Verzeichnisse sowie bei der Erfüllung ihrer E-Reporting-Pflichten.

Unsere Teams unterstützen Sie bei folgenden Aufgaben:

• Bewertung Ihres Vorbereitungsstands ;
• Abbildung Ihrer Datenflüsse ;
• Überprüfung Ihrer Datenqualität ;
• Anbindung Ihrer Systeme ;
• Organisation Ihrer Tests ;
• Absicherung des Fehlermanagements ;
• Erstellung eines Maßnahmenplans.

Kontaktieren Sie unsere Experten um Ihren Vorbereitungsstand zu prüfen und den Umstieg auf die elektronische Rechnungsstellung abzusichern.

Checkliste vor dem 1. September 2026 prüfen

Die FNFE-Checkliste bietet Ihnen eine konkrete Grundlage, um Ihre letzten Prüfungen durchzuführen und noch offene Punkte zu identifizieren.

Nutzen Sie diese nicht nur zur Überprüfung Ihres eigenen Systems, sondern auch, um Ihre zertifizierte Plattform, Ihre Softwareanbieter sowie Ihre Kunden und Lieferanten gezielt zu hinterfragen.

Zur vollständigen FNFE-Checkliste

Der 1. September rückt näher. Die Frage ist nicht mehr, ob Ihr Projekt begonnen hat, sondern ob es betriebsbereit ist.

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