Die Interoperabilität zwischen zugelassenen Plattformen im Rahmen der E-Rechnungsreform
Die Reform der elektronischen Rechnungsstellung führt einen neuen Rahmen für den Austausch zwischen Unternehmen, zugelassenen Plattformen und der Finanzverwaltung ein.
Im Mittelpunkt dieses Systems steht die Interoperabilität zwischen ZP – Zugelassene Plattformen ist eine wesentliche Voraussetzung, um einen reibungslosen Datenaustausch, die Einhaltung der Vorschriften und die Kontinuität der Finanzprozesse zu gewährleisten.
Konkret muss ein Unternehmen in der Lage sein, eine elektronische Rechnung an seinen Kunden zu senden, selbst wenn dieser eine andere zugelassene Plattform nutzt. Ohne diese Interoperabilität würde das System schnell unüberschaubar: Jedes Unternehmen müsste sich mit jeder Plattform verbinden, was mit erheblichen Kosten, Verzögerungen und technischen Risiken verbunden wäre.
Die Interoperabilität ist somit eine der Säulen der Reform. Sie ermöglicht es Unternehmen, ihre Plattform zu wählen, ohne den Austausch mit ihren Kunden und Lieferanten zu blockieren.
Mit DEMATRUSTbegleitet ICD International Unternehmen bei diesem Übergang dank einer zugelassenen Plattform, die darauf ausgelegt ist, Datenflüsse zu sichern, Status zu verwalten, die ERP-Integration zu erleichtern und die Einhaltung der Reform der elektronischen Rechnungsstellung zu gewährleisten.
Was ist Interoperabilität zwischen zugelassenen Plattformen?
Interoperabilität bezeichnet die Fähigkeit zugelassener Plattformen, elektronische Rechnungen, Statusmeldungen und zugehörige Daten reibungslos, sicher und konform auszutauschen, selbst wenn sie von verschiedenen Anbietern betrieben werden.
Eine sendende ZP muss in der Lage sein, eine Rechnung an eine empfangende ZP zu übermitteln:
- ohne Informationsverlust;
- ohne Formatbruch;
- mit den erwarteten Pflichtdaten;
- unter Einhaltung der Reformstandards;
- mit vollständiger Nachvollziehbarkeit;
- durch Sicherstellung der Zirkulation der Lebenszyklus-Statusmeldungen;
- und durch Ermöglichung der Übermittlung der für die Verwaltung notwendigen Daten.
Diese Interoperabilität betrifft sowohl den Dokumentenfluss, die Steuerdaten, die Verarbeitungsstatus als auch die technischen Interaktionen zwischen Plattformen.
Eine vollständige Definition der Rolle einer PA finden Sie auf unserer speziellen Seite: PA – Zugelassene Plattform.
Ein konkretes Beispiel für den Austausch zwischen zwei PAs
Nehmen wir einen einfachen Fall.
Unternehmen A stellt eine elektronische Rechnung über seine Zugelassene Plattform aus. Sein Kunde, Unternehmen B, nutzt eine andere Zugelassene Plattform.
Die Interoperabilität muss es ermöglichen, dass die Rechnung korrekt zwischen den beiden Plattformen zirkuliert.
Der Prozess muss Folgendes gewährleisten:
- die eventuelle Umwandlung des Quellformats in ein regulatorisches Format;
- die Überprüfung der Pflichtdaten;
- die Identifizierung des Empfängers über das Verzeichnis;
- die sichere Übermittlung der Rechnung;
- der Empfang durch die Plattform des Kunden;
- die Rückmeldung der Verarbeitungsstatus;
- die Übermittlung der Pflichtdaten an die Verwaltung.
Ziel ist es, dass Unternehmen A und Unternehmen B Daten austauschen können, ohne die technische Komplexität zwischen ihren jeweiligen Plattformen handhaben zu müssen.
Warum ist Interoperabilität strategisch?
Interoperabilität ist aus mehreren Gründen strategisch.
Sie gewährleistet zunächst den reibungslosen Austausch zwischen Unternehmen. In einem Ökosystem, in dem mehrere Dutzend Zugelassene Plattformen koexistieren, ist es unerlässlich, dass die Datenflüsse reibungslos zirkulieren können.
Es reduziert auch operative Risiken. Eine schlechte Interoperabilität kann zu Verzögerungen, Ablehnungen, Statusfehlern oder nicht erhaltenen Rechnungen führen.
Sie sichert auch die Kunden-Lieferanten-Beziehung. Unternehmen müssen in der Lage sein, ihre Rechnungen zu verfolgen, deren Status zu verstehen und Anomalien schnell zu bearbeiten.
Schließlich begrenzt sie das Risiko der Abhängigkeit von einem einzigen Dienstleister. Dank gemeinsamer Standards sollte ein Unternehmen in der Lage sein, seine Organisation weiterzuentwickeln oder den Dienstleister zu wechseln, ohne seine gesamte technische Architektur neu aufbauen zu müssen.
Interoperabilität ermöglicht somit:
- die Kontinuität des Austauschs zu gewährleisten;
- die Risiken der Nichteinhaltung zu reduzieren;
- die Rückverfolgbarkeit zu verbessern;
- die Kunden-Lieferanten-Beziehung zu optimieren;
- die Migrationskosten zu begrenzen;
- unnötige spezifische Entwicklungen zu vermeiden;
- Unternehmen vor technologischer Abhängigkeit zu schützen.
Interoperabilität und AFNOR API: Was sich für Unternehmen ändert
Interoperabilität betrifft nicht nur den Austausch zwischen zugelassenen Plattformen.
Sie betrifft auch die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Informationssysteme mit ihrer Plattform verbinden.
Dies ist der Kern der Arbeiten rund um die AFNOR API, insbesondere der experimentellen Norm XP Z12-013, die darauf abzielt, die Schnittstellen zwischen den Informationssystemen von Unternehmen und den zugelassenen Plattformen zu standardisieren.
Für ein Unternehmen ist der Einsatz hoch.
Wenn es eine standardisierte Integration mit einer ersten PA entwickelt hat, sollte es in der Lage sein, Neuentwicklungen bei einem Anbieterwechsel zu begrenzen, vorausgesetzt, die neue Plattform erfüllt dieselben Standards.
Ziel ist es, eine bessere technische Portabilität zu ermöglichen.
Dies ermöglicht somit:
- die Migrationskosten zu senken;
- spezifische Entwicklungen begrenzen;
- Plattformwechsel beschleunigen;
- ERP-Integrationen absichern;
- die Wartung vereinfachen;
- die Unabhängigkeit von Unternehmen stärken.
Diese Logik ist entscheidend, um die Wahlfreiheit der Unternehmen in einem Ökosystem zu gewährleisten, das auf mehreren zugelassenen Plattformen basiert.
Die regulatorischen Formate als Kern der Interoperabilität
Damit Plattformen effizient Daten austauschen können, müssen Rechnungen strukturierten und gemeinsamen Formaten entsprechen.
Die wichtigsten Formate der Mindestgrundlage der Reform sind:
- Factur-X;
- UBL;
- CII.
Diese Formate ermöglichen die Strukturierung von Rechnungsdaten, sodass sie von Systemen automatisch gelesen, geprüft, übermittelt und integriert werden können.
Das Factur-X-Format kombiniert ein von Menschen lesbares PDF mit strukturierten Daten, die von Systemen verarbeitet werden können.
Die Formate UBL und CII sind stärker auf den automatisierten Austausch zwischen Informationssystemen ausgerichtet.
Interoperabilität setzt voraus, dass die zugelassenen Plattformen in der Lage sind, diese Formate zu verarbeiten, die obligatorischen Daten zu überprüfen und die notwendigen Informationen ohne Verlust des geschäftlichen oder steuerlichen Sinns zu übermitteln.
Die Rolle von Peppol im Austausch zwischen Plattformen
Peppol spielt eine wichtige Rolle im standardisierten elektronischen Datenaustausch.
Es handelt sich um ein sicheres Austauschnetzwerk, das auf zertifizierten Zugangspunkten basiert. Es ermöglicht Organisationen, die mit dem Netzwerk verbunden sind, elektronische Dokumente gemäß gemeinsamen Regeln zu senden und zu empfangen.
Im Rahmen der französischen Reform kann Peppol zur Interoperabilität zwischen Plattformen beitragen, insbesondere um den Austausch von Rechnungen und Statusmeldungen zu erleichtern.
Man sollte die Interoperabilität jedoch nicht allein auf Peppol reduzieren.
Der Austauschrahmen kann auch auf anderen Mechanismen basieren, wie bilateralen Vereinbarungen oder Netzwerk-Austauschprotokollen, je nach den von den Plattformen gewählten Modalitäten und dem anwendbaren Rahmen.
ICD International ist ein zertifizierter Peppol Access Point und unterstützt Unternehmen bei ihren Projekten im Bereich des elektronischen Austauschs, der Digitalisierung und der elektronischen Rechnungsstellung.
Das Verzeichnis: ein zentrales Element für das Routing von Rechnungen
Die Interoperabilität basiert auch auf dem nationalen Verzeichnis.
Das Verzeichnis ermöglicht es, die von einem Unternehmen gewählte Plattform für den Empfang seiner elektronischen Rechnungen zu identifizieren.
Wenn eine Rechnung ausgestellt wird, ermöglicht das Verzeichnis zu bestimmen, an welche Plattform sie gesendet werden muss.
Es spielt daher eine Schlüsselrolle beim Routing der Datenströme.
Eine fehlerhafte Konfiguration des Verzeichnisses kann zu Folgendem führen:
- eine Rechnung, die an die falsche Plattform gesendet wird;
- eine Ablehnung;
- eine Verzögerung bei der Bearbeitung;
- ein Verlust an Transparenz;
- Schwierigkeiten bei der Statusverfolgung;
- Spannungen mit einem Kunden oder Lieferanten.
Die Qualität der Verzeichnisdaten ist daher ein vorrangiges Thema für Unternehmen.
Es muss insbesondere sichergestellt werden, dass die Identifikationsinformationen, die Rechnungsadressen und die Zuordnungen zur zugelassenen Plattform korrekt parametriert sind.
Die Lebenszyklus-Status: eine geschäftliche Interoperabilität
Die Interoperabilität betrifft nicht nur die Übermittlung der Rechnung.
Sie betrifft auch die Lebenszyklus-Status.
Diese Status ermöglichen es, den Fortschritt einer Rechnung nach ihrer Ausstellung zu verfolgen.
Sie können insbesondere anzeigen, dass eine Rechnung:
- eingereicht wurde;
- übermittelt wurde;
- empfangen wurde;
- abgelehnt wurde;
- akzeptiert wurde;
- im Streitfall ist;
- zur Zahlung freigegeben wurde;
- bezahlt wurde.
Für Finanzabteilungen sind diese Status unerlässlich.
Sie ermöglichen eine bessere Steuerung von Zahlungseingängen, Zahlungen, Streitfällen und Mahnungen.
Damit diese Status jedoch nützlich sind, müssen sie korrekt zwischen den zugelassenen Plattformen und den internen Systemen der Unternehmen zirkulieren.
Die Interoperabilität muss daher nicht nur den Austausch von Rechnungen gewährleisten, sondern auch den reibungslosen Fluss der Nachverfolgungsinformationen.
E-Reporting und Datenübermittlung an die Verwaltung
Die zugelassenen Plattformen dienen nicht nur der Übermittlung von Rechnungen zwischen Unternehmen.
Sie spielen auch eine Rolle bei der Übermittlung obligatorischer Daten an die Steuerverwaltung.
Diese Daten können sich beziehen auf:
- Rechnungsdaten;
- Transaktionsdaten;
- Zahlungsdaten, sofern zutreffend;
- bestimmte Vorgänge, die unter das E-Reporting fallen.
Das PPF konzentriert sich auf Verzeichnis- und Datenkonzentratorfunktionen.
Die PA übermitteln die erforderlichen Informationen unter Einhaltung des regulatorischen Rahmens.
Die Interoperabilität ermöglicht es somit auch, die Kohärenz zwischen dem Austausch zwischen Unternehmen und der Übermittlung der von der Verwaltung erwarteten Steuerdaten zu gewährleisten.
Die technischen Standards, die Interoperabilität ermöglichen
Interoperabilität basiert auf einer Reihe von Standards, Normen und Protokollen.
Zu den wichtigen Elementen gehören:
- die Rechnungsformate des Mindeststandards;
- die experimentellen AFNOR-Normen;
- die Standardisierungs-APIs;
- die sicheren Austauschprotokolle;
- die Authentifizierungsmechanismen;
- die Regeln für die Statusverwaltung;
- die Rückverfolgbarkeitsanforderungen;
- die Konformitätsprüfungen;
- die Interkonnektionsmechanismen zwischen Plattformen.
Diese Standards ermöglichen es, spezifische Entwicklungen zu begrenzen und sicherzustellen, dass die Plattformen in einer gemeinsamen Sprache kommunizieren können.
Sie sind auch unerlässlich, um die Integration mit ERP-Systemen, Buchhaltungssoftware, Fakturierungstools und Branchenlösungen zu erleichtern.
Die Rolle der zugelassenen Plattformen bei der Reform
Zugelassene Plattformen sind zentrale Akteure der Reform.
Sie gewährleisten insbesondere:
- die Ausstellung elektronischer Rechnungen;
- den Empfang von Lieferantenrechnungen;
- die Übermittlung der Rechnungen;
- die gegebenenfalls erforderliche Formatkonvertierung;
- die Konformitätsprüfungen;
- die Statusverwaltung;
- die Übermittlung der Pflichtdaten;
- die Interoperabilität mit anderen Plattformen;
- die Nachverfolgbarkeit der Transaktionen;
- die Integration mit den Systemen der Unternehmen.
Um zugelassen zu werden, müssen die Plattformen die von der Verwaltung festgelegten Anforderungen erfüllen und ihre Fähigkeit nachweisen, im Ökosystem der Reform zu agieren.
Die Wahl einer PA sollte daher sorgfältig erfolgen.
Es geht nicht nur darum, ein Fakturierungstool zu wählen, sondern um einen Partner, der in der Lage ist, Ihre Datenflüsse, Ihre Daten und Ihre regulatorischen Verpflichtungen zu sichern.
Wie stellen Sie Ihre Konformität sicher?
Um Ihren Übergang zur elektronischen Rechnung erfolgreich zu gestalten, sollten mehrere bewährte Praktiken befolgt werden.
1. Eine zuverlässige zugelassene Plattform wählen
Wählen Sie eine PA, die ihre Konformität, ihre Interoperabilitätsfähigkeit, ihre Erfahrung mit B2B-Datenflüssen und ihre Integrationsfähigkeit in Ihr Informationssystem nachweisen kann.
Die zu analysierenden Kriterien sind insbesondere:
- die Registrierung;
- die funktionale Abdeckung;
- die ERP-Integration;
- die API-Kompatibilität;
- die Formatverwaltung;
- die Sicherheit;
- die Archivierung;
- die Statusverwaltung;
- die Projektbegleitung;
- der Support;
- die Anpassungsfähigkeit.
Mit DEMATRUSTbietet ICD International eine zertifizierte Plattform an, die Unternehmen bei der Einhaltung der Vorschriften und der Sicherung ihrer elektronischen Rechnungsströme unterstützt.
2. Eine zukunftsfähige Lösung wählen
Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung verbreitet sich in vielen Ländern.
Ihre Lösung muss daher in der Lage sein, sich an regulatorische und technische Änderungen anzupassen.
Eine zukunftsfähige Lösung muss Folgendes unterstützen können:
- die Aktualisierungen der Spezifikationen;
- die Weiterentwicklungen der Formate;
- die neuen Anwendungsfälle;
- die mandantenübergreifenden Anforderungen;
- die internationalen Transaktionen;
- das E-Reporting;
- die neuen nationalen Verpflichtungen;
- die organisatorischen Änderungen.
Diese Anpassungsfähigkeit ist entscheidend, um zu vermeiden, bei jeder regulatorischen Änderung die Lösung wechseln zu müssen.
3. Schulen Sie Ihre Teams
Die Reform betrifft mehrere Abteilungen: Finanzen, Buchhaltung, IT, Einkauf, Auftragsabwicklung, Forderungsmanagement und manchmal auch die Rechts- oder Steuerabteilung.
Die Teams müssen verstehen:
- die Rolle der zugelassenen Plattformen;
- die Rechnungsformate;
- die Lebenszyklus-Status;
- die Ablehnungsregeln;
- die Funktionsweise des Verzeichnisses;
- die E-Reporting-Verpflichtungen;
- die neuen internen Prozesse;
- die Auswirkungen auf bestehende Tools.
Eine gute Schulung reduziert Fehler und beschleunigt die Akzeptanz.
4. Prüfen Sie Ihre Abläufe vor der Produktivsetzung
Vor der Umstellung ist es unerlässlich, Ihre Abläufe zu prüfen.
Dieses Audit sollte Folgendes identifizieren:
- die Kundenströme;
- die Lieferantenströme;
- die aktuellen Formate;
- die betroffenen Tools;
- die fehlenden Daten;
- die Sonderfälle;
- die Integrationsrisiken;
- die Nichtkonformitätspunkte;
- die Automatisierungsbedürfnisse;
- die Regeln für die Statusverarbeitung.
ICD International bietet eine Begleitung zur elektronischen Rechnungsstellung an, um Sie bei der Prüfung Ihrer Abläufe zu unterstützen, kritische Punkte zu identifizieren und Ihren Übergang zu sichern.
5. Interoperabilität vor der Generalisierung testen
Tests sind unerlässlich.
Sie stellen sicher, dass Rechnungen korrekt übermittelt werden, Statusmeldungen richtig übertragen werden und die Pflichtdaten ordnungsgemäß erfasst werden.
Die Tests sollten sich auf Folgendes konzentrieren:
- die Ausstellung;
- der Empfang;
- die Formate;
- das Verzeichnis;
- die Status;
- die Rückweisungen;
- die E-Reporting-Flüsse;
- die Sonderfälle;
- die ERP-Anbindungen;
- der Austausch mit Partnern.
Diese Phase ermöglicht es, Anomalien vor der Produktivsetzung zu identifizieren und operative Risiken zu reduzieren.
DEMATRUST: Eine zugelassene Plattform zur Sicherung Ihres Austauschs
DEMATRUST begleitet Unternehmen bei ihrem Übergang zur obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung.
Die Lösung ermöglicht die Verwaltung von:
- der Ausstellung elektronischer Rechnungen;
- dem Empfang von Lieferantenrechnungen;
- den regulatorischen Formaten;
- den Lebenszyklus-Status;
- den Konformitätsprüfungen;
- der ERP-Integration;
- das E-Reporting;
- die Rückverfolgbarkeit;
- die Archivierung;
- die Interoperabilität mit dem Reform-Ökosystem.
DEMATRUST baut auf der langjährigen Expertise von ICD International in den Bereichen EDI, Digitalisierung und B2B-Austausch auf.
Für Unternehmen ist das Ziel einfach: die Compliance sicherstellen und gleichzeitig den Austausch mit Kunden, Lieferanten und Partnern optimieren.
Was Sie wissen sollten
Die Interoperabilität zwischen zugelassenen Plattformen ist unerlässlich für das reibungslose Funktionieren der E-Rechnungsreform.
Sie gewährleistet, dass Rechnungen, Statusmeldungen und obligatorische Daten korrekt zwischen Unternehmen, Plattformen und der Verwaltung übermittelt werden.
Sie ermöglicht es auch, die Wahlfreiheit der Unternehmen zu bewahren und verhindert eine technische Abhängigkeit an einen einzigen Anbieter.
Um Ihren Übergang erfolgreich zu gestalten, ist es unerlässlich, eine zuverlässige zugelassene Plattform zu wählen, Ihre Daten vorzubereiten, Ihre Datenströme zu prüfen, Ihre Teams zu schulen und Ihren Austausch vor der flächendeckenden Einführung zu testen.
Mit DEMATRUSTbegleitet Sie ICD International mit einer skalierbaren Lösung, robusten APIs und fachkundigem Support, um Ihre Compliance zu gewährleisten und Ihren Austausch zu optimieren.
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