Die 5 Best Practices für ein erfolgreiches Projekt zur Digitalisierung von Rechnungen
Die flächendeckende Einführung der elektronischen Rechnung zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen tritt ab dem 1. September 2026 schrittweise in Kraft.
Ab diesem Datum müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Großunternehmen und mittelständische Unternehmen müssen ihre Rechnungen auch im elektronischen Format ausstellen. Ab dem 1. September 2027 wird diese Ausstellungspflicht auf KMU, Kleinstunternehmen und Mikro-Unternehmen ausgeweitet.
Über eine bloße Digitalisierung hinaus verändert die Reform die Rechnungsstellungsprozesse grundlegend. Sie schreibt strukturierte Formate wie Factur-X, UBL oder CII vor und basiert auf einem neuen Ökosystem, das aus zugelassenen Plattformen, kompatiblen Lösungen und einem öffentlichen Rechnungsportal besteht, das sich auf das Verzeichnis und den Datenkonzentrator konzentriert.
Für Unternehmen geht es also nicht nur darum, eine Papierrechnung oder PDF-Rechnung durch eine elektronische Rechnung zu ersetzen. Es ist notwendig, die Order-to-Cash- und Procure-to-Pay-Prozesse neu zu überdenken, die Tools anzupassen, die Datenqualität zu sichern, die Teams zu schulen und die Compliance zu gewährleisten.
Hier sind 5 Best Practices, um Ihr Projekt zur Digitalisierung von Rechnungen erfolgreich umzusetzen und diese regulatorische Verpflichtung als Leistungshebel zu nutzen.
1. Die Herausforderungen und den neuen regulatorischen Rahmen verstehen
Der erste Schritt besteht darin, genau zu verstehen, was die Reform tatsächlich vorschreibt.
Die obligatorische elektronische Rechnung basiert auf zwei Hauptsäulen: E-Invoicing und E-Reporting.
E-Invoicing betrifft die Ausstellung, Übermittlung und den Empfang von elektronischen Rechnungen zwischen in Frankreich ansässigen, umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen. Die Rechnungen müssen über interoperable Plattformen übermittelt werden und strukturierte Formate einhalten.
E-Reporting betrifft die Übermittlung von Daten an die Verwaltung bezüglich bestimmter Transaktionen, die nicht direkt unter das E-Invoicing fallen, insbesondere B2C-Verkäufe, bestimmte internationale Vorgänge und Zahlungsdaten, sofern zutreffend.
Unternehmen müssen daher in der Lage sein, Folgendes zu verwalten:
- eingehende elektronische Rechnungen;
- ausgehende elektronische Rechnungen;
- Transaktionsdaten;
- Zahlungsdaten;
- Lebenszyklus-Status;
- gesetzlich vorgeschriebene Formate;
- den Austausch mit ihrer zugelassenen Plattform;
- die Übermittlung der obligatorischen Daten an die Verwaltung.
Die Rolle der Akteure ist ebenfalls zu klären.
Eine PA – Zugelassene Plattform ist ein von der Finanzverwaltung registrierter Betreiber. Sie ermöglicht das Ausstellen, Empfangen, Übermitteln und Verarbeiten elektronischer Rechnungen, wobei gleichzeitig die Übermittlung der obligatorischen Daten gewährleistet wird.
Der PPF konzentriert sich seinerseits auf zwei Hauptfunktionen: das nationale Verzeichnis und den Datenkonzentrator.
Eine vollständige Definition finden Sie auf unserer speziellen Seite: PA – Zugelassene Plattform.
Anzuwendende bewährte Praktiken
Um Fehler bei der Abgrenzung zu vermeiden, ist es unerlässlich, eine klare regulatorische Überwachung zu etablieren.
Technische Spezifikationen, Normen, Formate und Anwendungsfälle entwickeln sich weiter. Ihr Projekt muss sich daher auf zuverlässige, aktualisierte und von allen beteiligten Teams geteilte Quellen stützen.
Es wird auch empfohlen, Ihre Entscheidungen von Anfang an zu dokumentieren:
- gewählte Formate;
- Übertragungswege;
- verwendete Status;
- Rollen der internen Teams;
- E-Invoicing-Umfang;
- E-Reporting-Umfang;
- geschäftliche Anwendungsfälle;
- Regeln für die Ablehnungsverwaltung;
- Archivierungsmodalitäten;
- Integration mit Ihren bestehenden Tools.
Schließlich müssen die Teams ihre Kompetenzen erweitern. Die Reform betrifft die Bereiche Finanzen, Buchhaltung, IT, Vertriebsinnendienst, Einkauf, Forderungsmanagement und manchmal auch die Vertriebsteams.
Die Organisation interner Schulungen, Demonstrationen und Webinare hilft, die Stakeholder aufeinander abzustimmen und Missverständnisse zu vermeiden.
Um diese Themen zu vertiefen, konsultieren Sie unsere ICD International Webinare, insbesondere die Replays zu DEMATRUST und zur Auswahl einer zugelassenen Plattform.
2. Durchführung eines vorherigen internen Audits
Bevor Sie eine Lösung auswählen oder eine Implementierung starten, müssen Sie Ihre bestehenden Prozesse prüfen.
Dieser Schritt wird oft unterschätzt. Dabei ist er entscheidend für den Erfolg des Projekts.
Die elektronische Rechnung wird in bereits bestehende Prozesse integriert: Ausstellung von Kundenrechnungen, Empfang von Lieferantenrechnungen, Validierungen, Abgleiche, Mahnungen, Zahlungen, Streitigkeiten, Archivierung, Steuerreporting.
Ohne eine präzise Kartierung besteht das Risiko, eine Lösung zu wählen, die auf dem Papier konform erscheint, aber die operativen Realitäten des Unternehmens nicht abdeckt.
Das Audit sollte die Analyse folgender Punkte ermöglichen:
- die Kundenprozesse;
- die Lieferantenprozesse;
- die nationalen B2B-Prozesse;
- die B2C-Prozesse;
- die internationalen Prozesse;
- die Rechnungsaufkommen;
- die aktuellen Kanäle;
- die verwendeten Formate;
- die beteiligten Tools;
- die Validierungsprozesse;
- die Kontrollpunkte;
- die wiederkehrenden Anomalien;
- die Sonderfälle;
- die Archivierungsanforderungen;
- die E-Reporting-Pflichten.
Es müssen auch die bestehenden Systeme analysiert werden: ERP, Fakturierungssoftware, Buchhaltungstools, EDI, Lieferantenportal, Branchenlösungen oder spezifische interne Tools.
Checkliste für Ihr Audit zur elektronischen Rechnungsstellung
Ihr Audit sollte mehrere konkrete Fragen beantworten.
Welche Arten von Rechnungen bearbeiten Sie heute?
Welche Kanäle nutzen Sie?
Welche Formate werden von Ihren Tools akzeptiert oder generiert?
Welche Volumina sind betroffen?
Welche Daten fehlen oder sind unzuverlässig?
Welche Prozesse fallen unter E-Invoicing?
Welche Prozesse fallen unter E-Reporting?
Welche ERP-Systeme müssen angebunden werden?
Welche Prozesse müssen geändert werden?
Welche Status müssen genutzt werden?
Welche spezifischen Anwendungsfälle müssen behandelt werden?
Welche Teams müssen involviert werden?
Dieser Schritt ermöglicht es, die Unterschiede zwischen dem Ist-Zustand und den Anforderungen der Reform zu identifizieren.
Er hilft auch dabei, die Arbeitspakete zu priorisieren: Datenqualität, ERP-Integration, Formate, E-Reporting, Archivierung, Automatisierung, Workflows oder Change Management.
ICD International bietet ein Begleitung bei der elektronischen Rechnungsstellung um Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Prozesse zu prüfen, ihr Projekt zu definieren und eine realistische Roadmap zu erstellen.
3. Eine klare Digitalisierungsstrategie definieren
Nach Abschluss des Audits muss das Unternehmen seine Strategie festlegen.
Die Digitalisierung von Rechnungen sollte nicht nur als regulatorisches Projekt betrachtet werden. Sie kann auch zu einem Hebel für die operative Optimierung werden.
Die Ziele müssen klar und messbar sein.
Sie können sich beziehen auf:
- die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften;
- die Automatisierung von Prozessen;
- die Reduzierung der Verwaltungskosten;
- die Verringerung von Fehlern;
- die Verbesserung der Validierungszeiten;
- die Reduzierung des DSO;
- die Erhöhung der Zahlungssicherheit;
- Verbesserung der Transparenz über den Status;
- Reduzierung von Streitfällen;
- Sichere Archivierung;
- Verbesserung der Finanzsteuerung.
Die Strategie muss auch den Projektumfang festlegen.
Nicht alle Unternehmen haben den gleichen Reifegrad. Einige verfügen bereits über ein EDI, ein Lieferantenportal oder ein gut strukturiertes ERP-System. Andere verwalten einen Großteil ihrer Abläufe noch per E-Mail oder als PDF.
Es muss also entschieden werden, was vorrangig behandelt wird:
- Kundenrechnungen;
- Lieferantenrechnungen;
- Inländisches B2B;
- B2C;
- international;
- Gutschriften;
- Anzahlungen;
- Abonnements;
- Selbstfakturierung;
- Mandate;
- Flüsse zwischen mehreren Entitäten;
- Zahlungsdaten;
- Archivierung;
- Reporting.
Formate und Prozesse standardisieren
Die Strategie muss auch die Formate berücksichtigen.
Strukturierte Formate wie Factur-X, UBL oder CII ermöglichen die Automatisierung der Datenverarbeitung und vermeiden doppelte Eingaben.
Die Wahl des Formats sollte entsprechend Ihrer Umgebung, Ihrer Tools, Ihrer Partner und Ihrer Integrationsstrategie erfolgen.
Factur-X kann für bestimmte Unternehmen relevant sein, da es ein lesbares PDF und strukturierte Daten kombiniert. UBL und CII sind stärker auf den strukturierten Austausch zwischen Systemen ausgerichtet.
Wichtig ist, die Formate nicht unnötig und ohne klare Logik zu vervielfachen.
Es müssen auch die zugehörigen Prozesse standardisiert werden:
- Validierungsregeln;
- Statusverwaltung;
- Bearbeitung von Rückweisungen;
- Abgleich von Bestellung und Rechnung;
- Streitfallmanagement;
- Mahnungen;
- Archivierung;
- Zahlungsverfolgung;
- Dashboards.
Eine erfolgreiche Digitalisierung basiert sowohl auf den Geschäftsregeln als auch auf der technischen Lösung.
4. Den am besten geeigneten Partner auswählen
Die Wahl der zugelassenen Plattform ist ein strategischer Schritt.
Eine zugelassene Plattform beschränkt sich nicht nur auf die Übermittlung von Rechnungen. Sie muss Ihren Datenaustausch sichern, die Konformität gewährleisten, Formate verwalten, obligatorische Daten übermitteln, Status verarbeiten und sich in Ihr Informationssystem integrieren.
Es ist daher wichtig, die Lösungen anhand konkreter Kriterien zu vergleichen.
Die wichtigsten Auswahlkriterien sind:
- Zulassung als zugelassene Plattform;
- Einhaltung der regulatorischen Formate;
- Sende- und Empfangsfähigkeit;
- Interoperabilität mit anderen Plattformen;
- ERP- und API-Integration;
- Verwaltung der E-Reporting-Daten;
- Sicherheit und Nachvollziehbarkeit;
- Archivierung;
- Revisionssicherer Prüfpfad;
- Dashboards;
- Statusverwaltung;
- Validierungsworkflows;
- Abgleich Bestellung / Rechnung;
- Streitfallmanagement;
- Projektbegleitung;
- Supportqualität;
- Fähigkeit zur Handhabung geschäftsspezifischer Anwendungsfälle.
Der richtige Partner muss sowohl die Vorschriften als auch die technischen Abläufe und die geschäftlichen Gegebenheiten Ihres Unternehmens verstehen.
Für weitere Informationen lesen Sie unseren speziellen Artikel: Wie wählt man die passende zugelassene Plattform?.
Warum DEMATRUST wählen?
DEMATRUST ist die E-Rechnungslösung von ICD International, die entwickelt wurde, um Unternehmen bei der Einhaltung der Reform zu unterstützen.
DEMATRUST deckt die wichtigsten Anforderungen im Zusammenhang mit der Digitalisierung von Rechnungen ab:
- Ausstellung elektronischer Rechnungen;
- Empfang von Lieferantenrechnungen;
- Verwaltung der regulatorischen Formate;
- Konformitätsprüfungen;
- Übermittlung der Pflichtdaten;
- E-Reporting;
- Statusverfolgung;
- ERP-Integration;
- Archivierung;
- Abgleich;
- Prozessautomatisierung;
- Begleitung der Teams.
Für KMU, die unkompliziert vorankommen möchten, bietet ICD International auch DEMATRUST Light, eine Lösung, die darauf ausgelegt ist, die Compliance ohne komplexe Projekte zu erleichtern.
Möchten Sie Ihre Strategie und Ihre Auswahlkriterien validieren? Vereinbaren Sie eine DEMATRUST-Demonstration mit unseren Experten.
5. Den Wandel begleiten und kontinuierlich optimieren
Der Erfolg eines Digitalisierungsprojekts hängt nicht nur von der Technologie ab.
Er hängt auch von der Akzeptanz der Teams und der Fähigkeit des Unternehmens ab, seine Prozesse weiterzuentwickeln.
Die elektronische Rechnung verändert die Arbeitsgewohnheiten der Teams aus den Bereichen Finanzen, Buchhaltung, Vertriebsinnendienst, Einkauf und IT.
Die Mitarbeiter müssen verstehen:
- die neuen Formate;
- die neuen Abläufe;
- die Rollen der PA und des PPF;
- die Lebenszyklus-Status;
- die Ablehnungsregeln;
- die E-Reporting-Pflichten;
- die neuen Dashboards;
- die Fehlerbehebungsverfahren;
- die Auswirkungen auf Kunden und Lieferanten.
Change Management sollte daher von Anfang an in das Projekt integriert werden.
Es wird empfohlen, die Teams zu schulen, die Verfahren zu dokumentieren und eine schrittweise Hochlaufphase einzuplanen.
Steuerungsindikatoren einführen
Um das Projekt effektiv zu steuern, müssen KPIs definiert werden.
Diese Indikatoren ermöglichen es, die Auswirkungen der Digitalisierung zu messen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
Die wichtigsten zu verfolgenden KPIs können sein:
- Ablehnungsquote;
- durchschnittliche Validierungszeit;
- durchschnittliche Bearbeitungszeit;
- Anteil automatisierter Rechnungen;
- Anteil fehlerhafter Rechnungen;
- Anzahl der Streitfälle;
- Bearbeitungszeit für Streitfälle;
- DSO;
- Anteil konformer E-Reporting-Meldungen;
- Anteil der fristgerecht bezahlten Rechnungen;
- Rechnungsaufkommen pro Kanal;
- Erfolgsquote der ERP-Integration.
Diese Indikatoren ermöglichen den Übergang von einem Compliance-Projekt zu einem Projekt der kontinuierlichen Verbesserung.
Den Übergang phasenweise steuern
Um Risiken zu begrenzen, ist es ratsam, schrittweise vorzugehen.
Das Unternehmen kann mit einem prioritären Bereich beginnen: einer Einheit, einem Flusstyp, einem Kundenportfolio, einer Lieferantengruppe oder einem bestimmten Prozess.
Dieser stufenweise Ansatz ermöglicht es, zu testen, zu korrigieren, zu stabilisieren und anschließend zu erweitern.
Er erleichtert auch die Unterstützung der Teams und das Management des Feedbacks aus der Praxis.
In den Testphasen sollte Folgendes überprüft werden:
- die Formate;
- die Daten;
- die Verbindungen;
- die Status;
- die Rückweisungen;
- die ERP-Integrationen;
- die Workflows;
- die Dashboards;
- die spezifischen Anwendungsfälle.
Je strukturierter diese Phase ist, desto kontrollierter wird die Produktivsetzung sein.
Optimierung nach der Einführung
Die Digitalisierung endet nicht mit der Einführung.
Sobald die Abläufe produktiv sind, muss das Unternehmen seine Prozesse weiter optimieren.
Die Verbesserungspotenziale können folgende Bereiche umfassen:
- die Reduzierung von Rückweisungen;
- die Sicherstellung der Datenzuverlässigkeit;
- die Verbesserung des Routings über das Verzeichnis;
- die Automatisierung der Validierungen;
- die optimale Auswertung der Statusinformationen;
- die Optimierung des Mahnwesens;
- die Reduzierung von Streitigkeiten;
- die Verbesserung der Liquiditätsprognosen;
- die Aktualisierung der Geschäftsregeln;
- die Anpassung an regulatorische Entwicklungen.
Statusdaten werden zu einem wertvollen Hebel. Sie geben Aufschluss darüber, ob eine Rechnung ausgestellt, empfangen, abgelehnt, akzeptiert, zur Zahlung freigegeben oder bezahlt wurde.
Richtig genutzt, verbessern sie die finanzielle Transparenz und stärken die Steuerung der Zahlungseingänge.
Fazit: Vorausschauend handeln für den Wandel
Die Reform der elektronischen Rechnungsstellung ist nicht nur eine regulatorische Vorgabe.
Sie ist eine Chance, um Prozesse zu standardisieren, die Rechnungsverarbeitung zu automatisieren, die Datenzuverlässigkeit zu gewährleisten, die Compliance zu sichern und die finanzielle Performance zu verbessern.
Um Ihr Projekt erfolgreich umzusetzen, gelten 5 klare Best Practices:
- den regulatorischen Rahmen beherrschen;
- ein vorbereitendes internes Audit durchführen;
- eine Digitalisierungsstrategie definieren;
- eine geeignete zugelassene Plattform wählen;
- den Wandel begleiten und kontinuierlich optimieren.
Vorausschauende Unternehmen verschaffen sich einen echten Vorteil. Sie reduzieren das Risiko von Ablehnungen, optimieren den Austausch mit ihren Kunden und Lieferanten und wandeln ihre Compliance in einen nachhaltigen Leistungshebel um.
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