E-Rechnungsreform: Die wichtigsten Erkenntnisse aus den Arbeiten des FNFE
Die Generalversammlung des Nationalen Forums für elektronische Rechnungsstellung (FNFE) vom 31. Mai 2024 bot die Gelegenheit, einen Überblick über den Fortschritt der E-Rechnungsreform in Frankreich zu geben.
Dieses Treffen ermöglichte es, die wesentlichen Ziele des Projekts nochmals hervorzuheben, die nächsten technischen Schritte zu präzisieren und die Bedeutung der Zusammenarbeit zwischen öffentlichen Akteuren, Plattformen, Softwareanbietern, Unternehmen und Digitalisierungsexperten zu bestätigen.
Zu diesem Zeitpunkt gab es noch mehrere Fragen bezüglich des Zeitplans und der Umsetzungsmodalitäten der Reform. Die Gespräche haben nochmals verdeutlicht, dass die flächendeckende Einführung der elektronischen Rechnung ein strukturierendes Projekt für französische Unternehmen bleibt.
Seitdem hat sich das System weiterentwickelt. Die Terminologie PDP – Partner-Digitalisierungsplattform wurde schrittweise abgelöst durch PA – Zugelassene Plattform, die nun die von der Steuerverwaltung registrierten Plattformen bezeichnet.
In diesem Artikel gehen wir auf die wichtigsten Erkenntnisse aus diesen Arbeiten und auf die wichtigsten Punkte ein, die Unternehmen beachten sollten, die ihren Übergang zur obligatorischen elektronischen Rechnung vorbereiten.
Um diesen Übergang zu begleiten, bietet ICD International DEMATRUST, seine spezielle Lösung für die elektronische Rechnung, sowie eine Begleitung bei der E-Rechnungsstellung zur Strukturierung von Compliance-Projekten.
Ein schrittweise stabilisierter Rechtsrahmen
Einer der ersten Punkte, die angesprochen wurden, betrifft die Stabilisierung des Rechtsrahmens der Reform.
Die obligatorische elektronische Rechnungsstellung ist Teil einer tiefgreifenden Transformation des Austauschs zwischen Unternehmen und der Steuerverwaltung. Sie umfasst sowohl Pflichten zum Empfang, zur Ausstellung als auch zur Übermittlung von Daten.
Der Rechtsrahmen wurde schrittweise präzisiert, um Unternehmen und Marktteilnehmern mehr Planungssicherheit zu geben.
Diese Stabilisierung ist unerlässlich, um Folgendes zu ermöglichen:
- Unternehmen bei der Vorbereitung ihrer Datenströme;
- Softwareanbieter bei der Anpassung ihrer Lösungen;
- Plattformen beim Abschluss ihrer Entwicklungen;
- Finanzabteilungen bei der Strukturierung ihrer Roadmap;
- IT-Teams bei der Antizipation der notwendigen Integrationen;
- Partner bei der Entwicklung interoperabler Lösungen.
Die Reform sollte daher nicht nur als fiskalisches Thema betrachtet werden. Sie muss als ein übergreifendes Projekt behandelt werden, das Finanzen, Buchhaltung, IT, Einkauf und Vertriebsteams einbezieht.
ViDA: Ein europäischer Rahmen, der die steuerliche Digitalisierung stärkt
Die Arbeiten an der französischen Reform sind auch in einen breiteren europäischen Kontext eingebettet, mit dem Paket ViDA — VAT in the Digital Age.
ViDA zielt darauf ab, die Mehrwertsteuer auf europäischer Ebene zu modernisieren, insbesondere durch elektronische Rechnungsstellung, digitales Reporting und eine bessere Harmonisierung der steuerlichen Pflichten.
Während der Gespräche im Jahr 2024 wurde die Verabschiedung von ViDA noch erwartet. Seitdem wurde das Paket auf europäischer Ebene verabschiedet, was die in der Europäischen Union eingeleitete Dynamik der steuerlichen Digitalisierung bestätigt.
Für internationale Unternehmen ist diese Entwicklung wichtig. Sie zeigt, dass die elektronische Rechnung keine französische Besonderheit ist, sondern ein grundlegender Trend, der immer mehr Länder betrifft.
Organisationen müssen daher nicht nur die französische Reform antizipieren, sondern auch die wachsenden Anforderungen an die elektronische Compliance international.
Die Veröffentlichung der technischen Spezifikationen
Ein weiterer wichtiger Punkt betraf die Veröffentlichung der externen Spezifikationen.
Diese technischen Spezifikationen beschreiben die Regeln, Formate, Nachrichten, Status und Austauschmodalitäten, die für den Betrieb des Systems erforderlich sind.
Sie sind unerlässlich für Plattformen, Softwareanbieter und Unternehmen, die ihre Informationssysteme vorbereiten müssen.
Die Spezifikationen ermöglichen es insbesondere, Folgendes zu präzisieren:
- die erwarteten Rechnungsformate;
- die Pflichtangaben;
- die Prüfregeln;
- die technischen Schemata;
- die APIs;
- die Lebenszyklus-Status;
- die Interaktionen mit dem Verzeichnis;
- die Austauschmodalitäten zwischen Plattformen.
Für Unternehmen mögen diese Elemente sehr technisch erscheinen. Doch sie haben konkrete Auswirkungen auf die tägliche Organisation: Datenqualität, Statusverwaltung, Bearbeitung von Ablehnungen, ERP-Integration oder auch die Rechnungsverfolgung.
Das nationale Verzeichnis: ein zentraler Bestandteil des Systems
Das nationale Verzeichnis für die elektronische Rechnungsstellung ist eine der Säulen der Reform.
Seine Aufgabe ist es, für jedes Unternehmen die gewählte Plattform für den Empfang seiner elektronischen Rechnungen zu identifizieren.
Es soll ermöglichen, Rechnungen korrekt an den richtigen Empfänger weiterzuleiten und den Austausch zwischen Unternehmen und Plattformen zu sichern.
Das Verzeichnis muss insbesondere folgende Informationen enthalten:
- die umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen;
- die Betriebsstätten;
- die SIREN- und SIRET-Identifikatoren;
- die Rechnungsadressen;
- die gewählten Empfangsplattformen;
- die betroffenen öffentlichen Einrichtungen.
Für Unternehmen wird die Datenqualität im Verzeichnis entscheidend sein.
Falsch erfasste Daten können zu Routing-Fehlern, Ablehnungen oder Verarbeitungsverzögerungen führen.
Deshalb muss die Vorbereitung der Kunden- und Lieferantenstammdaten zu den ersten Projektschritten gehören.
Die erwarteten technischen Funktionen
Die Arbeiten des FNFE ermöglichten es auch, mehrere wichtige Funktionen für das reibungslose Funktionieren der Reform zu erörtern.
Zu den hervorgehobenen Punkten gehören insbesondere:
- die Vereinfachung der verzeichnisbezogenen Abläufe;
- die Datenhistorisierung;
- die eindeutige Identifizierung von Rechnungen;
- die Verwaltung von Abweichungen und Rundungen;
- die Statusverfolgung;
- die Neugestaltung des Rechnungslebenszyklus;
- die Verbesserung der Kontrollen;
- die bessere Nachvollziehbarkeit des Austauschs.
Diese Funktionen sind unerlässlich, um einen reibungslosen Fluss elektronischer Rechnungen zwischen den Akteuren zu gewährleisten.
Sie sollen Unternehmen auch ermöglichen, die Bearbeitung ihrer Rechnungen besser zu verfolgen, Anomalien schneller zu erkennen und die Steuerung ihrer Finanzprozesse zu stärken.
Rechnungslebenszyklen: Ein zentrales Thema für Finanzabteilungen
Das Lebenszyklusmanagement ist eine der großen Änderungen, die durch die elektronische Rechnung eingeführt werden.
Jede Rechnung wird nicht mehr nur ausgestellt oder empfangen. Sie wird über verschiedene Status hinweg verfolgt, von der Ausstellung bis zur endgültigen Bearbeitung.
Diese Status ermöglichen es zu erkennen, ob eine Rechnung ist:
- eingereicht;
- übermittelt;
- erhalten;
- abgelehnt;
- angenommen;
- strittig;
- zur Zahlung angewiesen;
- bezahlt.
Für Finanzabteilungen ist diese Transparenz ein wichtiger Hebel.
Sie ermöglicht eine bessere Steuerung der Zahlungseingänge, die Reduzierung von Streitfällen, die Verbesserung der Liquidität und eine präzisere Verfolgung der Kunden- und Lieferantenströme.
Dies setzt aber auch eine Anpassung der internen Prozesse voraus. Die Teams müssen in der Lage sein, die Status zu interpretieren, Ablehnungen zu bearbeiten und Anomalien in den täglich genutzten Tools zu verfolgen.
Interoperabilität zwischen Plattformen: ein Schlüsselthema
Der Erfolg der Reform hängt auch von der Interoperabilität zwischen den Plattformen ab.
Nicht alle Unternehmen werden dieselbe zugelassene Plattform wählen. Es ist daher unerlässlich, dass die Plattformen reibungslos, zuverlässig und sicher miteinander kommunizieren können.
Die Interoperabilität muss Folgendes ermöglichen:
- den Austausch von Rechnungen zwischen Plattformen;
- die Übermittlung der Statusmeldungen;
- die Bearbeitung von Rückmeldungen;
- die Datenkonsistenz;
- die Kontinuität der Datenflüsse;
- die Nachverfolgbarkeit des Austauschs.
Dieses Thema ist strategisch, da eine mangelnde Interoperabilität zu operativen Blockaden führen kann: nicht übermittelte Rechnungen, nicht erhaltene Statusmeldungen, Verarbeitungsfehler oder Verlust der Transparenz.
PEPPOL: Auf dem Weg zu einer Standardisierung des Austauschs
Die Arbeiten rund um PEPPOL nahmen ebenfalls einen wichtigen Platz ein.
PEPPOL ist ein Netzwerk und eine Reihe von Standards, die den elektronischen Austausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Organisationen erleichtern.
Im Rahmen der französischen Reform kann die Nutzung gemeinsamer Standards dazu beitragen, die Interoperabilität, Sicherheit und den reibungslosen Ablauf des Austauschs zu stärken.
Die Schaffung einer PEPPOL-Behörde in Frankreich fügt sich in diese Strukturierungslogik ein.
Für Unternehmen besteht die Herausforderung darin, sich auf Lösungen zu stützen, die aktuelle und zukünftige Standards verwalten können, wobei sie gleichzeitig mit den französischen Anforderungen kompatibel bleiben.
ICD International ist ein zertifizierter PEPPOL-Zugangspunkt und unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung, dem EDI und der Automatisierung des B2B-Datenaustauschs.
Von der PDP zur zugelassenen Plattform
Auf der Generalversammlung des FNFE im Jahr 2024 wurde noch weitgehend der Begriff PDP — Partner-Digitalisierungsplattform.
Heute lautet die offizielle Terminologie PA — Zugelassene Plattform.
Eine zugelassene Plattform ist ein von der Steuerverwaltung registrierter Betreiber. Sie gewährleistet die Ausstellung, den Empfang, die Übermittlung und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen.
Sie spielt auch eine Schlüsselrolle bei der Übermittlung von Transaktions- und Zahlungsdaten an die Verwaltung.
Eine PA muss mehrere Anforderungen erfüllen:
- Datensicherheit;
- Interoperabilität;
- regulatorische Konformität;
- Verarbeitungskapazität;
- Statusverwaltung;
- Rückverfolgbarkeit;
- Integration in bestehende Systeme;
- Unterstützung von Geschäftsanwendungsfällen.
Unsere vollständige Definition finden Sie hier: PA – Zugelassene Plattform.
Ein Projekt, das gemeinsam mit den Marktteilnehmern entwickelt wurde
Die Reform der elektronischen Rechnungsstellung entsteht nicht nur durch Dekrete oder technische Spezifikationen.
Sie basiert auch auf einer kontinuierlichen Zusammenarbeit mit den Marktteilnehmern.
Die Workshops mit Plattformen, Softwareanbietern, Berufsverbänden und Branchenexperten ermöglichen es, Anwendungsfälle, technische Einschränkungen und die tatsächlichen Bedürfnisse der Unternehmen besser zu identifizieren.
Dieser kollaborative Ansatz ist unerlässlich, da die Rechnungsflüsse je nach Branche, Unternehmensgröße, verwendeten Tools und internen Organisationen stark variieren.
Eine erfolgreiche Reform muss daher die Vielfalt der vor Ort anzutreffenden Situationen berücksichtigen.
Was Unternehmen jetzt vorbereiten müssen
Für Unternehmen sind die Erkenntnisse aus diesen Arbeiten klar: Die Reform schreitet voran und erfordert eine strukturierte Vorbereitung.
Die Prioritäten sind insbesondere folgende:
- eine Zugelassene Plattform auswählen;
- Kunden- und Lieferantenflüsse abbilden;
- die Daten Dritter verlässlich machen;
- spezifische Anwendungsfälle identifizieren;
- die Auswirkungen auf das ERP-System analysieren;
- die Buchhaltungs- und Finanzteams vorbereiten;
- die Freigabeprozesse festlegen;
- die Statusverwaltung antizipieren;
- den Datenaustausch testen;
- eine Projektgovernance etablieren.
Die Wahl der Plattform sollte nicht ausschließlich auf der Grundlage des Preises oder eines technischen Versprechens erfolgen.
Sie muss auf der Fähigkeit der Lösung basieren, die tatsächlichen Bedürfnisse des Unternehmens zu erfüllen, sich in die bestehende Umgebung zu integrieren und ihre Geschäftsprozesse zu unterstützen.
DEMATRUST: Unternehmen bei der Reform begleiten
Mit DEMATRUST, begleitet ICD International Unternehmen bei ihrem Übergang zur obligatorischen elektronischen Rechnung.
DEMATRUST ermöglicht es, elektronische Rechnungsflüsse zu zentralisieren, zu automatisieren und zu sichern, wobei gleichzeitig die Compliance-Anforderungen der Reform erfüllt werden.
Die Lösung ermöglicht insbesondere die Verwaltung von:
- den Empfang von Lieferantenrechnungen;
- die Ausstellung von Kundenrechnungen;
- die gesetzlich vorgeschriebenen Formate;
- die Pflichtdaten;
- die Lebenszyklus-Status;
- die ERP-Integration;
- die Rückverfolgbarkeit des Austauschs;
- die fachlichen Anforderungen der Finanzabteilungen.
Für Kleinstunternehmen und KMU bietet ICD International auch DEMATRUST Light, ein Angebot, das darauf ausgelegt ist, die Einhaltung der Vorschriften mit einem einfachen und schrittweisen Ansatz zu erleichtern.
Wichtige Erkenntnisse
Die Generalversammlung des FNFE vom 31. Mai 2024 erinnerte an die wichtigsten Herausforderungen der E-Rechnungsreform: Stabilisierung des Rahmens, technische Spezifikationen, nationales Verzeichnis, Interoperabilität, PEPPOL und Zusammenarbeit zwischen den Marktteilnehmern.
Seitdem hat sich das Projekt weiterentwickelt, aber die Grundlagen bleiben dieselben: Alle Unternehmen müssen sich darauf vorbereiten, elektronische Rechnungen zu empfangen und diese dann gemäß dem vorgesehenen Zeitplan auszustellen.
Der Erfolg dieser Umstellung hängt von der Qualität der Vorbereitung ab: Plattformauswahl, Datenvalidierung, Flusskartierung, IT-Integration und Teamunterstützung.
Möchten Sie Ihr Unternehmen auf die E-Rechnungsreform vorbereiten? Entdecken Sie DEMATRUST oder sprechen Sie mit unseren Experten über unsere Seite Unterstützung bei der E-Rechnung.
